OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° : 095/OE/MC-RDC/2021
Titre du poste : Officier(e) aux Achats – (Procurement Officer)
Besoin : 1 POSTE
Lieu de Prestation Bunia / Province de l’Ituri
Catégorie / Grade : V
Superviseur direct : Manager Programme – Urgences Bunia
Type de contrat : CDD (6 MOIS)
Date de l’offre : 26 Aout 2021
Date de clôture : 08 septembre 2021
Statut de poste : Non éligible à la délocalisation
LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES AINSI QUE L’INCLUSION SOCIALE EN MILIEU DE TRAVAIL
Les candidatures doivent être constituées de la lettre de motivation, CV, Attestations de Services Rendus, copies de diplômes ainsi que la copie de la carte d’électeur.
DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 450 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Kitshanga, Kiwanja, Rutshuru, Beni et Butembo (Province du Nord-Kivu) ; et à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu).
En 2019, nous avons atteint 3,7 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d'intervention humanitaire d’urgence afin de :
1) Améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ;
2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ;
3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l'Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d'urgence aux populations déplacées et les familles hôtes.
Actuellement, avec la pandémie de la COVID19, Mercy Corps RDC a adapté ses programmes d’activités sur le terrain afin prévenir la propagation de cette pandémie qui sévit depuis le 10 mars 2020 dans 17 provinces du pays.
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables afin de leur donner des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l'une des crises humanitaires les plus importantes au monde.
RESUME DU POSTE
Sous la supervision du manager programme-urgences, l’officier(ière) acheteur sera responsable du traitement de toutes les demandes d’achats envoyées par les programmes P-DEC et d’Urgences de Mercy Corps en RDC.
L’officier(ière) achats aura la charge du traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la demande d’achat et le paiement du fournisseur par le département des finances, cela dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties prenantes. Par cela, il/elle est le/la garant(e) de la représentation de Mercy Corps auprès des fournisseurs et du respect de la législation et des règlements en vigueur en RD Congo.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Assurer l’intégrité et la transparence des achats
Assurer une compétition juste et équitable entre les fournisseurs, en adhérer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en respectant les points ci-dessous :
Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur ;
Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des cotations ;
Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs/fournisseurs ;
Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ;
Au tant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres ;
Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs.
Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps
Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement de demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps :
Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur ;
Expliquer de façon claire, précise et de façon égale à tous les fournisseurs/prestataires sollicités les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés ;
Collecter les cotations en nombre suffisant afin de garantir la concurrence entre les fournisseurs/prestataires, cela en utilisant le format approprié de demande de cotations de Mercy Corps ;
Garantir la transparence et l’aspect consciencieux du choix des fournisseurs contactés pour récolte de cotations ;
Assurer et faciliter la préparation des analyses de cotations et des comités de sélection en utilisant les formulaires standards Mercy Corps ;
Fournir des analyses de cotations avec des explications/justifications claires et basées sur une analyse objective des cotations reçues ;
Orienter et assurer que le choix du fournisseur n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo et au sein de Mercy Corps;
Archiver/classer et assurer le suivi des documents et des dossiers d’achats lui étant assignés, en utilisant notamment la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps.
Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats
Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps ;
Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ;
Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ;
Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
Tâches secondaires
Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie.
Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC
Assurer les intérims du département des achats demandés par son-sa superviseur(e).
Assurer des déplacements sur le terrain dans le but d’appuyer certaines interventions spécifiques.
RESPONSABILITE DE SUPERVISION :
Assistant (e) aux achats.
RAPPORTE DIRECTEMENT À : Manager Programme - Urgences
TRAVAIL EN LIEN AVEC
Le responsable des achats, chef d’équipe aux achats, le coordonnateur de passation de marché, l’officier(ière) en charge de la base des données, les autres officiers(ières) achats et toutes les personnes du département des achats ou impliquées dans le traitement des achats.
PROFIL DU CANDIDAT :
-Avoir un diplôme universitaire en logistique, comptabilité, finances, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent ;
-Avoir entre 1 et 2 ans d’expérience en logistique et achats, de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire ;
-Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données ;
-Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais est un plus;
-Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
FACTEURS DE SUCCES
Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs ;
Un haut niveau d’intégrité personnelle, honnêteté et transparence dans toutes les opérations.
Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes.
Un esprit créatif, de proposition et de proactivité.
De fortes capacités organisationnelles.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
COMMENT POSTULER ?
Afin de poser votre candidature à ce poste, veuillez aller directement sur notre site : www.mercycorps.org et choisissez le lien approprié dans l’Option Field Locations – National pour les Opportunités nationales de la RDC (Democratic Republic of Congo).
NB :
TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA VIA TELEPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DEPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ETRE ELIMINEE.
EN PLUS LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPETITIF.
SEULS LES CANDIDATS SELECTIONNES SERONT APPELES POUR LE TEST.
LE TEST ET L’ENTRETIEN SE FERONT UNIQUEMENT DANS LES BUREAUX DE MERCY CORPS.
Cette publication ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps.
L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.
Fait à Goma, le 25 Aout 2021
Ressources Humaines
Mercy Corps RDC
