ONU FEMMES: assistant(e) administrative et  Financière

  • Titre du poste:  Assistant(e) Administrative et  Financière
  • Type de Contrat:  SC
  • Grade: GS-7
  • Lieu d’affectation: Bukavu, République Démocratique du Congo

Contexte de l’Organisation

L’ONUFEMMES est fondée sur  la vision d’égalité et d’équité inscrite dans la charte des Nations Unies. ONUFEMMES travaille pour l’élimination des discriminations à l’égard des femmes et des jeunes filles, l’autonomisation des femmes et l’égalité entre les femmes et les hommes comme les partenaires du développement, les droits humains, l’action humanitaire et la paix et sécurité. Les droits des femmes sont au centre de tous les efforts de l’ONUFEMMES. ONUFEMMES a la responsabilité de diriger et coordonner tous les efforts du système des nations unies afin d’assurer que tous les engagements pris par les pays membres sur l’égalité de genre soient effectivement mis en œuvre. ONUFEMMES appuie ses partenaires(les gouvernements, les organisations de la société civile, les partenaires au développement et les ONG internationales) pour la mise en œuvre des engagements pris par les Etats en ce qui concerne l’égalité de genre.

L’ONUFEMMES RDC travaille depuis quelques années avec les partenaires gouvernementaux et de la société civile pour la mise en œuvre des engagements pris par l’Etat Congolais par la ratification des conventions internationales pour l’égalité de genre et l’autonomisation de la femme en RDC. Pour être plus efficace, l’ONUFEMMES a décidé d’ouvrir un bureau à Bukavu qui couvrira quatre provinces de l’Est Congo à savoir: le Sud Kivu, le Nord Kivu, Maniema et l’Orientale.

Fonctions / Principaux resultats attendus

Sous l’autorité et la supervision directe de la  Représentante d’ONU femmes à Bukavu et en collaboration avec les collègues du bureau de Kinshasa et de Kigali, l’assistant(e) aux Finances s’assure de l’efficacité et de la transparence de l’utilisation des ressources financières et de l’intégrité des services financiers fournis par le bureau. Il (elle) favorise une approche de collaboration axée sur le client compatible avec les règles de l’ONU femmes. Il (elle) analyse  et interprète les règles er règlements financiers et administratifs et fournit les solutions à un large éventail des questions financières et administratives complexes. Il (elle) travaille en étroite collaboration avec les équipes des projets et du programme pays de l’ONU femmes au niveau pays, sous régional et du siège, le Gouvernement et les partenaires des Nations Unies et de la société civile en s’assurant de la performance du bureau dans son domaine de compétences (Finance et Administration). Ses principales responsabilités sont les suivantes

Résumé des principales fonctions:

  • Assurer la mise en œuvre de la stratégie des opérations sur le plan administratif
    et financier, du suivi financier des activités et de l’application des procédures administratives d’ONUFEMMES;
  • Assurer le développement et le suivi des budgets du programme et des projets
  • Assurer le contrôle des dépenses du sous-bureau.
    Assurer la gestion efficace de l’administration
    Assurer le respect des règles d’ONUFEMMES et du PNUD dans la gestion des achats et l’acquisition des biens et des services
    Réaliser toute tâche jugée utile au bon déroulement des activités du projet

1° Assurer la mise en œuvre de la stratégie des opérations sur le plan administratif et financier, du suivi financier des activités et de l’application des procédures administratives d’ONUFEMMES en se focalisant sur les tâches suivants :

  • Plein respect des règles de l’ONUFEMMES, règlement et procédures des activités financières et administratives, enregistrement des données financières/système de suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre des contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d’un système financier et administratif axé sur la clientèle et la gestion des ressources du sous-bureau;
  • Appliquer les « standards operating procedures» sous la direction du Chargé des opérations basé à Kigali;
  • Analyser de manière permanente la situation financière et administrative, la présentation des prévisions budgétaires des projets et programme et suivre les rapports financiers des partenaires;
  • Participer à l’élaboration et à la formulation des budgets et s’assurer de leur conformité aux objectifs des projets / programme;
  • S’acquitter des tâches comptables et administratives diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques : préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds. Il (elle) rédige également des rapports internes sur les coûts budgétisés et réels de la composante planification;

2° Assurer le développement et le suivi des budgets du programme et des projets en se focalisant sur les tâches suivantes :

  • Revoir régulièrement les dépenses du projet et programme et s’assurer que les déboursements sont conformes aux plans de travail du bureau et des projets et aux cibles du programme et des projets ;
  • Elaborer des propositions de planification des ressources financières du bureau et préparation des rapports contenant l’analyse de situation financière ;
  • Préparer et suivre les budgets, analyser régulièrement et rapporter sur les budgets approuvés des partenaires et la situation d’absorption des ressources ;
  • Contrôler le statut budgétaire en rapport avec les limites autorisées des dépenses et les niveaux d’absorption des ressources;

3° Assurer le contrôle des dépenses du programme du sous-bureau en se focalisant sur les tâches suivantes :

  • Analyser et élaborer  des propositions financières des projets soumis par les partenaires et mettre en place un système de contrôle interne des dépenses s’assurant que les plans, le budget et les dépenses adaptés et complétés, les transactions sont correctement enregistrées et envoyer au bureau sous régional avec les documents de support exigés et postés dans atlas, les réclamations de voyages et autres droits sont correctement traités et coordonnés avec le bureau sous régional;
  • Avertir le bureau sous régional de la clôture des comptes ;
  • Prendre en temps opportun des actions correctives sur les unposted vouchers incluant les bons avec des erreurs et non approuvés;
  • Revoir toutes les demandes des dépenses pour s’assurer que les COA pertinents sont indiqués et conforme aux budgets du programme et des projets ;
  • Préparer en temps opportun les rapports financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels;
  • Appuyer le personnel des programmes et des projets à préparer leurs budgets dans atlas;
  • Préparer en temps opportun et actualiser les drafts des rapports financiers pour les donateurs;
  • Supervision des dépenses de la petite caisse (petty cash);
  • Veiller à ce que les demandes des avances de cash soient conformes à la règlementation ;

4°: Assurer une gestion efficace de l’administration, en se focalisant sur les taches suivantes:

  • Organiser les voyages des membres du personnel (per diem, billets d’avion, etc.);
  • Avoir le rôle de Buyer dans ATLAS pour la préparation des PO (bons d’achats);
  • Superviser le chauffeur et s’assurer que les véhicules vont normalement à l’entretien et que le log book (carnet de route) est toujours à jour et lisiblement rempli;
  • Assurer la gestion efficaces des actifs immobiliers et équipements du sous-bureau;
  • Préparer les accords de contrats avec les partenaires
  • 5°: Assurer le strict respect des règles d’ONUFEMMES et du PNUD en matière d’acquisition des biens et services:
  • Soumettre les demandes d’acquisition de biens et services dûment signées et approuvées au bureau du PNUD Bukavu
  • S’occuper aussi de toutes autres tâches confiées par la hiérarchie.
  • Compétences Institutionnelles et Fonctionnelles

Compétences Institutionnelles :

  • Démontrer  une intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU ;
  • Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de l’ONU en général et ceux de l’ONUFEMMES en particulier ;
  • Montrer  une flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge
  • Etre crédible et jouir d’une bonne santé physique et morale
  • Etre familiarisé avec l’environnement institutionnel de la Coopération au développement (ONG, système des Nations Unies, Coopération multilatérale etc.)

Compétences Fonctionnelles :

  • Gestion des connaissances et apprentissage : Promouvoir au sein de l’ONU FEMMES la gestion des connaissances et un environnement propice à l’apprentissage grâce à l’exemple personnel et travailler activement à la formation et au développement continus du personnel à partir de leur plan d’apprentissage et au développement de nouvelles aptitudes.
  • Gestion et Leadership : Etablir des relations solides avec les partenaires en se focalisant sur l’impact et les résultats et savoir répondre positivement aux commentaires. Démonter une ouverture au changement et la capacité de gérer des complexités.
  • Développement et efficacité Opérationnelle : Capacité de fournir des données analytiques à la planification stratégique, la gestion et le suivi axée sur les résultats et les rapports  et à organiser le travail. Capacité de faire l’analyse des besoins et fournir des paramètres à l’appui des processus financiers dans le bureau pays. Aptitude à formuler et gérer des budgets, les contributions et investissements et les transactions et à effectuer une analyse financière, un rapport financier et de recouvrement des coûts. Bonne connaissance de la comptabilité et des systèmes comptables.

Communication : Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique : Bonne maîtrise de l’outil informatique y compris les logiciels « Project », « PowerPoint » et « Excel » ainsi que d’autres logiciels de gestion.

Travail en groupe : Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Gestion axée sur les résultats

Qualifications Requises

Education:    Diplôme post secondaire en administration, Finances, économie ou autres disciplines connexes

Expérience:    Minimum cinq (5) ans d’expérience pertinente au niveau national ou international en gestion financière et administrative;

Expérience de travail dans le système des Nations Unies;

Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique, de l’expérience dans la gestion des systèmes de gestion de base des données; Connaissance d’ATLAS serait un réel atout
Langues Requises:    Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable ainsi qu’une connaissance pratique de l’Anglais sont indispensables

COMMENT POSTULER

Les candidat(e)s intéressé(e)s par le présent avis et qui ont le profil requis peuvent envoyer leurs dossiers de candidatures  à l’une des deux adresses physiques suivantes:
Bureau ONU FEMMES Kinshasa, Avenue O.U.A. N°25/A Commune de Ngaliema

Ou
Sous-Bureau ONU FEMMES Bukavu s /c du PNUD à Bukavu
Les dossiers de candidatures comprendront :

  • une lettre de motivation adressée à la Représentante du Sous-Bureau d’ONUFEMMES à Bukavu s/c du PNUD Bukavu
  • Un curriculum Vitae détaillé avec 3 personnes de référence
  • Un formulaire P 11 dument rempli et signé
  • Copies des diplômes
  • Les candidats doivent indiquer le poste et le numéro d’avis de vacance de poste indiqué ci-dessus dans leurs demandes et sur l’enveloppe
  • La date limite de dépôt de candidature est fixée au

La date limite de dépôt de candidature est fixée au 8 juillet 2011à 12H30.

Prière noter ce qui suit:
a. Les candidats retenus seront soumis à des tests écrits et oraux qui auront lieu à Bukavu
b.  Le candidat sélectionné devra produire un casier judiciaire vierge et autoriser ONUFEMMES à vérifier tout son parcours et ses références avant que la sélection ne soit validée
c. ONUFEMMES remercie les candidats potentiels de l’intérêt qu’elles / ils portent à son mandat et les informe que seuls les candidats retenus seront contactés
d. LES NATIONS UNIES N’EXIGENT AUCUN FRAIS PENDANT TOUTES LES ETAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE, INTERVIEW, TRAITEMENT). LES NATIONS UNIES NE S’INTERESSENT PAS NON PLUS AUX INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES PENDANT CE PROCESSUS.