Level : Local – ICA 3
Duty Station: MBANDAKA, Province de l’Equateur/RDC
Duration of initial contract: 12 mois (avec possibilité d’extension en fonction de la performance et de la disponibilité des fonds
Closing Date 31/05/2013
International/Local: Local
Hiring Manager: Chef de Projet
A. Background Information:
Le Gouvernement Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) a entamé le processus de sa reconstruction. Pour cela, il a sollicité et obtenu le concours de plusieurs bailleurs de fonds institutionnels dont la Banque Mondiale, l’Union Européenne, La Banque Africaine de Développement.
Dans ce cadre, l’UNOPS sera amené à exécuter un Projet de réhabilitation des infrastructures de base dans différentes provinces du pays.
L’UNOPS travaillera essentiellement pour la réhabilitation et l’entretien des routes et voies de desserte agricole, la réhabilitation et/ou la construction des infrastructures de marchés et de stockage, et l’amélioration des infrastructures d’irrigation. A cet effet, l’UNOPS recherche des candidats pour le poste d’Assistant(e) Financier qui sera un membre du personnel du projet.
B. Functional Responsibilities:
Sous l’autorité du Coordinateur du projet PARRSA et la supervision directe du Spécialiste ADM & FIN, l’Assistant (e) Financier aura les attributions et responsabilités suivantes :
• Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans le système intégré de gestion des ressources de l’UNOPS « ATLAS » ;
• Assister le Spécialiste de l’Administration et Finances dans tous les aspects de tenue des comptes et de contrôle ;
• Effectuer le rapprochement mensuel de la petite caisse et les avances opérationnelles ;
• Suivre et réconcilier dans atlas les dépenses de la petite caisse ;
• Veiller à la bonne tenue du classement et de l’archivage des pièces justificatives ;
• Exécuter toute autre tache qui pourrait lui être confiée.
En matière de paiement
1) Réception et vérification des documents
• Réceptionner les documents venant du Buyer (cfr point 8/Buyer) ;
• Vérifier la conformité des signatures reprises sur les documents ;
• Contrôler la conformité Commande/Facture ;
• Vérifier les imputations budgétaires (COA) ;
• Suivre la Trésorerie du Projet.
2) Elaboration des Vouchers
• Saisir avec exactitude du : N° invoice, délai de paiement et de toutes les autres instructions de paiement ;
• Copier le Receipt dans le Voucher conformément à la documentation reçue du Buyer ;
• Sélectionner toujours pour les « regular vouchers » l’option Hold ;
• Vérifier que le voucher est Matché (PO vouchers) ;
• Notifier le voucher au Finance Officer pour vérification (Verifying Officer).
3) Suivi des paiements
• Transmettre le fond du dossier au Finance Officer chargé de la vérification (verifying Officer) ;
• Suivre les paiements dans Atlas (exceptions, annulation vouchers et finalisation) ;
• Effectuer le suivi des paiements des bénéficiaires sur la base des délais standards, dès que la référence de paiement est disponible dans Atlas.
4) Régularisation des ARL/Petty Cash
• Rassembler les justificatifs et les vérifier ;
• Préparer le tableau des COA à imputer ;
• Préparer le mémo de transmission des pièces justificatives ;
• Préparer le Journal Voucher (JV) à déposer au Service des Finances du CDOC (uniquement) avec les annexes précitées.
5) Création de GLJE
• Recevoir les pièces justificatives originales, signées ;
• Vérifier leur exhaustivité et la présence de toutes les signatures requises ;
• Saisir le GLJE dans Atlas conformément au How to guide (joint), en s’assurant le leur numérotation correcte selon les instructions du siège (AFO) ;
• Créer le no de requête dans l’intranet (AFO Tracking), pour approbation du Bureau Régional ;
• Notifier le RFMO – AFO pour approbation ;
• Classer les pièces justificatives dans le dossier prévu à cet effet.
C. Competencies:
• Grande capacité d’organisation et à travailler de manière indépendante ;
• Esprit d’initiative et aptitude à travailler avec des personnes de cultures différentes ;
• Capacité d’adaptation à travailler sous stress dans un contexte difficile ;
• Manifeste un engagement à la mission de l’UNOPS, à sa vision et à ses valeurs ;
• Participe efficacement à un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés ;
• Fournit des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe) ;
• Démontre de très bonnes aptitudes de communication écrite et orale ;
• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;
• Approche positive face au travail et attitude constructive face aux clients ;
• Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;
• Connaissance de l’ATLAS ou autre système ERP (SAP, oracle, JDE etc……) ;
• Maîtrise des logiciels suivants : WORD, EXCEL, POWERPOINT et ACCESS ;
• Connaissances en classement et archivage.
D. Skills
• Connaissance des procédures et règles de l’UNOPS ainsi que du logiciel ATLAS ;
• Expérience requise dans l’administration et les finances ;
• Connaissances informatiques exigées ;
• Excellentes Capacités rédactionnelles et aptitudes en matière de reporting ;
• Une excellente maîtrise de la langue française est obligatoire ;
• Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé et d’une des langues locales
E. Qualifications:
Degree Level Additional years of experience required
• Avoir un Diplôme (BAC + 3) en gestion, Administration, Finance comptabilité ou autre domaine similaire.
• 3ans
Professional Certifications: Required Desired
• Word, Excel, X
F. Required minimum years of specific work experience
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions l’administration et les finances.
G. Mandatory question to all candidates:
• Combien d’année d’expérience avez-vous dans l’administration?
H. Required Language skills
List what level of proficiency is required for the relevant languages.
Required (Yes/No) Languages Level of Proficiency
Speak Read Write
No English x x x
Yes French X X X
I. Additional considerations
• Aucune candidature reçue après la date de clôture ne sera examinée ;
• Seuls les candidats retenus pour les entretiens seront contactés ;
• La candidature de femmes qualifiées est vivement encouragée ;
• L’UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat sélectionné à un niveau inférieur à celui indiqué ici ;
• Le consultant s’engage à strictement adhérer aux normes de sécurité, instructions administratives et aux plans et procédures su système des Nations Unies et de l’UNOPS ;
• Au cas où vous voudriez faire le suivi par rapport à cette annonce, nous vous prions de bien vouloir envoyer un courriel à [email protected];
• Pour soumettre votre candidature, veuillez créer votre profil en ligne dans (GPRS) sur www.unops.org ensuite appliquer en ligne ;
• Pour en savoir plus sur l’UNOPS, notamment ses valeurs centrales et ses compétences, veuillez visiter son site Web à l’adresse suivante : www.unops.org.
