MONUSCO : Assistant Administratif, GL-4

UNITED NATIONS United Nations Organization Stabilization Mission in the Democratic Republic of                                                                                           the Congo

MONUSCO

NATIONS UNIES Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo

Assistant Administratif, GL-4

DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURES:                  03 May 2014 

DATE DE PUBLICATION:                                                   19 April 2014

LIEU D’AFFECTATION:                                                      Goma (plusieurs postes)                   

NUMERO DE L’AVIS DE VACANCE:                                     MONUSCO/40/ADM/2014             

 

Cette offre d’emploi est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République Démocratique du Congo

Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité

Responsabilités: Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Assistant Administratif aura la charge des tâches suivantes :

 

Gestion des Ressources Humaines

• Initier, traiter, contrôler, examiner, faire le suivi des actions relatives à l’administration des activités des ressources humaines de la section, par ex. le recrutement, l’affectation, le redéploiement, l’évaluation des performances, les revues des classifications d’emploi, la fin de l’emploi, la formation, etc. ; garantir la cohérence dans l’application de la réglementation et des procédures.
• Saisir, tenir à jour et certifier les données et les registres d’appel, les évaluations de performance, etc., dans les systèmes d’information numérique.
• Examiner les réclamations et les rapports relatifs au droit aux prestations.
• Prester avis et orientation au personnel en rapport avec les procédures, processus et pratiques administratifs, au besoin en assurant une liaison avec les services d’administration centrale.
• Tenir à jour et faire des revues des tableaux d’effectifs ; imprimer et examiner les rapports du système intégré d’information (IMIS).

 

Budget et Finance

• Contrôler le statut des dépenses et des attributions par le biais du système IMIS, enregistrer les variantes, tenir à jour les tableaux budgétaires.
• Consolider les données reçues et fournir appui au personnel d’échelon supérieur en matière de révision budgétaire des entités intergouvernementales et des organes spécialisés.
• Examiner le statut des dépenses pertinentes et comparer au budget approuvé.
• Examiner les demandes des biens et services pour assurer que (a) les objets corrects de dépenses sont imputés et (b) les fonds sont disponibles.
• Assister dans la préparation des présentations des rapports d’exécution du budget.
• Préparer les tableaux statistiques et les rapports financiers standards.

 

Administration Générale

• Préparer des procédures et des suivis des arrangements et formulaires administratifs relatifs au voyage officiel du personnel.
• Rédiger des brouillons de la correspondance courante.
• Tenir les fichiers des règlements, réglementations, instructions administratives et autres documents connexes.
• Tenir à jour les dossiers des unités de travail (à la fois en format papier et numérique).
• Coordonner considérablement avec des unités de service et établir fréquemment des liaisons avec les membres de l’équipe interne à la fois à Headquarters et sur le terrain.
• Accomplir toute autre tâche administrative connexe comme requise, par ex. programme des voyages opérationnels ; contrôler les comptes des et les paiements aux fournisseurs et vacataires pour les services prestés ; aménagement de l’espace ; identification des besoins technologiques du bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner les arrangements administratifs pour séminaires, conférences et traductions.

Gestion des Contrats

• Assister dans la gestion quotidienne des contrats entre les Nations Unies et des entrepreneurs externes pour des services externalisés.
• Vérifier les factures des entrepreneurs en rapport avec les biens fournis ou les services prestés par les entrepreneurs et approuvés par les Nations Unies.
• Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et contrôler les paiements.
• Préparer et traiter tous les formulaires et permissions pour la section travail contractuel et services et pour le personnel des Nations Unies, y compris : les cartes d’identité ONU (UN ground passes), laissez-passer d’accès à la propriété (property passes), les permis de stationnement des Nations Unies (UN parking permits), les cartes magnétiques d’accès et les clés de portes.

Compétences:

Professionnalisme:    Capacité d’accomplir des fonctions administratives variées, par ex. programme de budget/travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité d’appliquer la connaissance des règlements et réglementations variés en services administratifs, financiers et ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail.  Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de parfaite maîtrise du sujet ; être consciencieux et capable d’honorer ses engagements, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; faire preuve de persévérance face aux difficultés et aux obstacles ; garder son calme dans des situations de crise. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation et la pleine participation des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

Aptitude à la Communication: Aptitude à s’exprimer clairement et efficacement; à écouter autrui. Capacité d’interpréter correctement les messages provenant d’autrui et d’y répondre de manière appropriée ; de poser des questions pour obtenir des  clarifications et d’engager une communication dans les deux sens ; adapter le langage, le ton, le style et le format en fonction de l’auditoire ; faire preuve d’ouverture dans le partage d’information et pour tenir les gens informés.

Capacité de Planifier & d’Organiser: Développer des buts précis qui sont conformes aux stratégies convenues; identifier les activités et les missions prioritaires; adapter les priorités selon les besoins; allouer la période de temps et la quantité des ressources appropriées pour achever la tâche; anticiper les risques et prévoir une marge de manœuvre pour les imprévus lors de la planification; contrôler et adapter plans et actions selon les besoins; employer le temps efficacement.

Qualifications:

 

Education: Diplôme d’études secondaires ou son équivalent.

 

Expérience Professionnelle: Un minimum de 4 ans d’expérience professionnelle dans les services administratifs, de finance, de comptabilité d’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe.

Langues:        L’anglais et le français sont les langues de travail de l’Organisation des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français oral et écrit est exigée. La maîtrise de l’anglais oral et écrit est un atout supplémentaire.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre leur candidature ainsi que le formulaire de Notice Personnelle des Nations Unies  (P-11) et/ ou CV et copies des certificats et attestations de services rendus.

LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEPÔT ET TRAITEMENT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION) NI DES FRAIS DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT. LES NATIONS UNIES NE PORTENT AUCUN INTÉRÊT AUX  INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES.