OFFRE D’EMPLOI INTERNE N° 038/2022
FONCTION : SECRETAIRE STAGIAIRE
Sous la responsabilité hiérarchique OFFICIER RH
Sous la responsabilité technique Adjoint Manager RH
Personne sous sa responsabilité N/A
Type de contrat Stage
Durée 3 mois renouvelable 1(une) fois
Affectation Kinshasa
Date de prise de poste 25 juillet.
Contexte
Handicap International est une organisation non gouvernementale (ONG) internationale, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap. Présente en République Démocratique du Congo depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants : (i) la réadaptation à base communautaire ; (ii) l’éducation inclusive ; (iii) la santé maternelle et infantile et (iv) développe des activités dans le contexte post urgence à Goma, Mweso et à Kananga.
OBJECTIFS DE LA FONCTION :
Sous la supervision de l’Officier RH, assure le traitement des courriers, le suivi des communications téléphoniques, numérisation et classement des documents.
ROLES ET RESPONSABILITES :
Assurer le traitement du courrier et tous autres travaux du secrétariat
Réception du courrier, enregistrement et dispatching ;
Rédaction du courrier sortant ;
Veiller à la confidentialité de toutes les informations qui ne transitent par le secrétariat ;
Assurer le suivi de la distribution du courrier externe ;
Assurer le secrétariat des réunions de service (administratif, réunions de base) et rédaction des comptes rendus ;
Faire la mise à jour régulière du répertoire téléphonique, mailing List et du tableau des coordonnées des partenaires.
Assurer le suivi des communications téléphoniques
Recevoir les appels téléphoniques et transmission des messages aux destinataires.
Assurer le classement systématique des documents et le rangement
Assurer l’archivage (électronique et en dur) de tous les documents administratifs de la mission ;
Mettre en ordre les classeurs.
Accepter de faire toutes autres activités en lien avec sa fonction demandées dans le cadre de la mission.
Apporter un appui dans les processus de recrutement par la diffusion des annonces offres dans les sites internet agréés et autres canaux de diffusion ainsi que la convocation des candidats.
Apporter l’appui dans la publication des appels d’offres sur base des TdR finaux reçus dans les sites internet adéquats agréés et autres canaux de diffusion.
PROFIL RECHERCHE
Formation et expérience requises :
Diplôme d’études supérieures en Secrétariat de Direction ou Communication
Autres compétences
Connaissance de l’environnement institutionnel
Maîtriser de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Maîtriser des outils informatiques et bureautiques
Maîtriser des techniques de recherche documentaire
Qualités personnelles :
Capacité à travailler en équipe
Sens des responsabilités
Sens élevé d’organisation
Intégrité, honnêteté, franchise
Discrétion et confidentialité
Capacité d’adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et exclusivement :
Une lettre de motivation synthétique ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler
Un curriculum vitae (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du
Tout autre document (diplômes, attestations de formations) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Offre n°038/2022 Stagiaire Secrétaire » pour le jeudi 04 Juillet au plus tard, uniquement par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.
Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché (e) par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché (e) de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement a lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].
Fait à Kinshasa, le 22 juin 2022
La Direction
