- Département : Logistique
- Il réfère a : Officier Logistique
- Il supervise: Assistants Logisticien Support, Magasinier, Chauffeurs
- Principales interfaces interne : Logisticien Opérations, Logisticiens Terrain-HUB, Chargé de l’Administration et finance et Adjoint au Chef de projet
- Principales interfaces externes : Fournisseurs et partenaires du projet
- Localité : Kinshasa
Généralités
Fournir un appui logistique à l’ensemble des secteurs des différents projets afin de faciliter l’exécution des activités et mener à bon terme la réussite des opérations. Soutien au staff national et international tant pour les acquisitions de biens que les services.
Principales fonctions et responsabilites
Basé(e) à Kinshasa, sous la responsabilité du Chargé de la Logistique, vous êtes responsable de :
Assurer la coordination de la cellule support Kinshasa en soutien direct au projet GRH-PNC en appuyant techniquement les différents logisticiens supports et opérations :
Gestion des achats Kinshasa:
- Superviser le service achats de Kinshasa composé de : 2 assistants logisticien
- Superviser le traitement des Demandes d’Achats et de Service.
- Contrôler la bonne application des procédures d’achat
- Contrôler la conformité des contrats d’achats ou de service avec les fournisseurs
- Contrôler l’archivage des dossiers d’achats
- Superviser la mise à jour mensuellement de la liste de prix et d’un fichier fournisseur
- Prioriser les achats en lien avec les contraintes du projet.
- Participer à l’élaboration du chronogramme d’achat
- Appuyer le service achat dans la mise en place d’agrément pour les achats récurrents
Approvisionnement:
- S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques)
- S’assurer du bon suivi des procédures d’approvisionnement (Bon sortie de stock, bon de livraison, certificat de donation, etc)
Gestion des stocks :
- Superviser la gestion des stocks de la cellule support
- Contrôler les inventaires de stocks
- Appuyer le logisticien opération sur l’organisation des stocks des opérations de collecte de données sur :
- les besoins en termes de surface en fonction des commandes projets
- les espaces de stockage supplémentaire
- la communication avec les logisticiens terrain (HUB) sur le matériel déployé.
Gestion du parc véhicule :
- Supervise la gestion de parc véhicule sur la planification et l’organisation des transports pour les approvisionnements depuis Kinshasa vers les bases et bureaux temporaires en provinces
- Contrôle la validité des contrats de location VL et des documents de transport
- Contrôle et suivi des contrats carburants.
- Supervise la Formation de l’assistant logistique aux taches inhérentes à la gestion des transports
- Supervise la coordination et le management et la formation des chauffeurs
- S’assure que les documents de validation et de suivi des véhicules sont correctement mis à jour :
- Demande de véhicule
- Tableau de suivi des contrats
- Tableau de suivi des bons de carburant
- Tableau de suivi de consommations carburant
- Appui l’assistant logisticien pour l’analyse du marché de véhicule de location
Gestion du parc de matériel :
- Mise à jour du tableau de suivi des équipements présent dans le bureau de Kinshasa
- Optimise la distribution du matériel en fonction des besoins des opérations
- Sécurise le matériel, assure son suivi strict et rigoureux pour éviter les pertes ou les vols,
- Utilisation des fiches de mouvements et suivi des équipements
- Range les équipements non utilisés dans un endroit sécurisé et fermé à clé
- Forme les utilisateurs
- S’assure de la tenue de log book pour les générateurs et téléphone satellite
- S’assure de la maintenance des équipements en collaboration avec l’équipe technique PNC:
- Assure la maintenance préventive, les révisions
- Sous-traite les réparations si nécessaire,
- Prévoit le remplacement avant la fin de vie du matériel
- Participe à la définition des besoins en équipements pour les nouveaux projets
Gestion d’équipe :
- Gère l’équipe logistique support de Kinshasa composé de :
- Assistant Logisticien support / Approvisionnement
- Assistant logisticien support / Administration – Acheteur
- Gestionnaire des Stocks
- Chauffeurs
- Assurer la résolution des conflits (personnels et professionnels) qui peuvent subvenir au sein de votre équipe et en informer votre responsable hiérarchique
- Proposer des adaptations pertinentes à l’organigramme, si nécessaire, et contribuer à son application (descriptions de postes), en collaboration avec le Chargé de la Logistique
Meeting
- Réunion hebdomadaire :
- Réunion logistique de la cellule support Kinshasa
- Réunion toutes les deux semaines
- Réunion de coordination logistique
Rédaction de compte-rendu et rapports :
- Sitrep Hebdomadaire, consolide les différents sitrep de son équipe
- Rapport logistique mensuel, consolide les différents packs mensuels de son équipe
- Passation et rapport de fin de mission
Qualifications :
- Diplôme universitaire dans la discipline appropriée.
- Expérience en Logistique obligatoire
- Compétences en informatique (Word, Excel, autres).
- Excellente maîtrise du français et bon niveau en anglais.
- Habiletés à travailler sous supervision minimale.
- Expérience avec les OI, ONG
- Expérience en approvisionnement et mécanique un plus.
Ce descriptif de poste n’est pas exhaustif, et le Logisticien pourra être amené à effectuer toutes autres taches requises par sa hiérarchie.
Les CV et les lettres de motivations seront envoyés aux emails suivants [email protected] et copié [email protected]
Vue l’urgence, la date limite pour le dépôt de dossier est le 30 Avril 2011
