Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.
Dans le cadre de ses activités, Action Contre la Faim est à la recherche d’un Administrateur de base.
Durée du contrat : 6 à 12 mois
Date de la prise de poste : 20 Septembre 2017
Lieu de travail : A DETERMINER
Mission Principale : L’objectif principal de l’Administrateur de Base est d’assurer la gestion comptable et financière et des ressources humaines de la base dans le respect des procédures définies pour la mission et du cadre de gestion ACF
Mission 1 : Assurer la comptabilité de la base
L’Administrateur de base est responsable :
Du respect des procédures comptables sur la base
De l’exhaustivité et de l’exactitude des écritures passées et de la bonne imputation budgétaire des dépenses
De l’exactitude des caisses
De la transmission dans les temps des informations comptables (version SAGA et version papier) à la capitale
Détail des tâches :
Tenue journalière des livres de caisse sur le logiciel SAGA ;
Codifier les factures et les enregistrer dans le livre et dans le logiciel comptable ;
Vérification des imputations budgétaires des achats/paiements réalisés à la base ;
Contrôler physiquement les caisses
Archiver les documents comptables selon les règles ACF et envoyer les originaux mensuellement à la capitale.
Mission 2 : Assurer la gestion de la trésorerie de la base
L’Administrateur de base est responsable :
De la mise en œuvre et du respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management Policy) sur la base
De la disponibilité des liquidités nécessaire et de la sécurité de leur stockage
De l’autorisation et la mise en paiement des demandes d’achat cohérentes avec le prévisionnel mensuel de sa base.
Détails des tâches :
Apporter au Coordinateur Terrain des éléments sur le contexte de sa base susceptibles d’impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds.
Collecter et compiler les prévisionnels de dépenses mensuels de chaque département
Valider les modalités de paiement des contrats récurrents de la base et s’assurer de leur paiement à échéance
Alerter le Coordinateur Terrain en cas d’incohérence entre les demandes d’achat et le prévisionnel mensuel
Comptages de caisse hebdomadaires et vérification du solde
Suivre les avances en cours et assurer la justification totale dans les plus brefs délais ;
Effectuer toutes les sorties de caisse et garantir leur correcte justification en respectant les procédures ACF.
Mission 3 : Assurer la gestion administrative de la base
L’Administrateur de base est responsable :
Classer les contrats de location (baux, assurances, etc.) et ceux des charges régulières (eau, électricité, internet, gardiennage, etc.) ;
Gérer la rédaction, les sorties, les entrées et le classement des courriers ACF
Compiler la liste des tâches admin réalisées pendant le mois pour validation du Coordinateur Terrain;
Mission 4 : Assurer la gestion des ressources humaines de la base
L’Administrateur de base est responsable :
Être en contact avec la coordination RH pour les questions contractuelles et liées à l’administration du personnel.
Etablir toutes les déclarations légales liées aux mouvements du personnel (embauche et décomptes finaux).
Assurer le suivi des fins de contrat et faire le lien avec le Coordinateur Terrain.
Tenir à jour la base de données avec les éléments variables de paie.
Suivre les avances sur salaires et les reporter dans la base de données
Assurer la validation des données de paie pour permettre le paiement des salaires et des cotisations aux dates déterminées.
Payer les salaires aux salariés journaliers et permanents de la base, les procurations, les avances.
Payer toutes les cotisations relatives au personnel (INPP, INSS) de la base.
Contribuer au recrutement du personnel salarié et journalier.
Garantir le bon archivage des documents RH.
Tenir à jour les dossiers du personnel.
Assurer le suivi du temps de travail et le report des absences en paie.
Etablir les bons de soins médicaux et assurer le suivi des dépenses de santé.
Faire les demandes et le suivi des formations INPP.
Répondre aux questions RH des salariés sur la base et au besoin relayé l’information ou orienter le personnel vers le meilleur interlocuteur pour leurs préoccupations.
Veiller au respect de la charte, au respect des règles et valeurs ACF. Alerter le Coordinateur Terrain en cas de non-respect.
COMPETENCES REQUISES
DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Avoir au minimum un diplôme en finance/comptabilité/administration
INDISPENSABLES
Minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire ;
Maitrise du français ;
Connaissances en informatique : Excel (niveau avancé), Word, Outlook ;
Bonne capacité de communication ;
Flexibilité et organisation ;
Expérience préalable avec une ONG
Désirable
Expérience préalable avec un logiciel de gestion financière, de préférence SAGA
Expérience avec ACF ;
Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative
Adressez votre candidature :
Par email ou courrier, en indiquant l’intitulé du poste (en objet du mail ou sur la lettre) en joignant CV et lettre de motivation à : [email protected]
A Kinshasa : N°11, avenue Massamba, Q/ Bassoko, Commune de Ngaliema.
A Kananga : Rond-Point de l’indépendance
A Tshikapa : avenue Likasi, N°9, commune de Kanzala – Tshikapa.
Les candidatures féminines répondant aux critères sont fortement encouragées.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée 13 Septembre 2017 à 17h00
NB : Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement au sein d’Action Contre la Faim est équitable, transparent et gratuit.
Action Contre la Faim n’exige, ni accepte des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements. ACF ne demande aucune information bancaire aux candidats. Au cas où quelqu’un vous adresse avec une telle demande, veuillez contacter notre département des ressources humaines pour obtenir des éclaircissements et signaler les cas de de tentatives de fraude : +243 817 086 206.
Fait à Kinshasa, le 30/08/2017
