VACANCE DE POSTE
Chargé (e) des Finances et d’Administration
LE COMPLEXE D’AIRES PROTÉGÉES DE BILI-UELE
(CAPBU)
DESCRIPTION DU POSTE
Superviseurs: Conseiller Technique Principal (CTP) et Responsable Principal des Finances et
de l’Administration
Supervisés: A déterminer
Département: Programme du Complexe Bili Uélé
Location: Bili Uélé, Province de Bas-Uélé/RDC
Résumé de la position : Chargé(e)
AWF recherche un(e) Chargé(e) des Finances et d’administration pour travailler dans son bureau à Bili-Uélé pour assurer la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion financière et administrative pour le Complexe d’aires protégées de Bili-Uélé (DCBU).
Le(a) chargé(e) des finances et de l’administration sera responsable du soutien financier et administratif sur le terrain et travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques sur place. Il ou elle appuiera le Conseiller Technique Principal dans tous les aspects des finances et de l’administration liés aux programmes dans le paysage du CAPBU afin d’assurer une mise en œuvre efficiente et efficace des projets.
Les tâches spécifiques comprendront le traitement quotidien des factures et des dépenses liées au personnel conformément aux politiques et procédures internes et des bailleurs d’AWF. Le titulaire du poste fournira également du soutien pour les tâches administratives et courantes liées à la trésorerie qui nécessitent des mesures urgentes, des consultations constantes et des suivis fréquents auprès du personnel sur le terrain et du programme. Le poste sera sous la supervision du Conseiller Technique Principal et la matrice relèvera du Responsable Principal des Finances et de l’Administration. Ce poste sera basé à Bili-Uéle dans la Province de Bas-Uélé, en RDC.
Principales tâches et responsabilités
Rôles de conformité
• S’assurer que l’équipe comprend et respecte les politiques et procédures financières et administratives d’AWF et des bailleurs.
• Veiller à ce que les contrôles internes soient respectés afin d’éviter les problèmes de fraude et de détournement de biens au sein du programme. Signaler rapidement tous les cas de fraude ou d’abus connus ou soupçonnés.
• Veiller à ce que les politiques de l’organisation soient strictement respectées et identifier tout problème auprès du superviseur
• Se familiariser avec les contrats des donateurs afin d’être en mesure de donner des conseils sur la conformité avec l’utilisation des fonds des donateurs et la comptabilité associée.
• Veiller à ce que le personnel se conforme aux exigences en matière de rapports sur le temps
• Superviser les opérations de trésorerie pour le projet Bili en assurant des projections de trésorerie en temps opportun, conformément aux plans de travail établis.
• Soutenir harmonieusement le processus de clôture de fin de mois.
Rôles des Finance et Comptabilité
• Fournir un soutien au personnel sur le terrain dans plusieurs fonctions, allant de la formation et de l’aide au système au traitement réel des transactions en leur nom.
• Comprendre les plans de travail des programmes et les budgets pour assurer une répartition comptable et un encodage des dépenses appropriés dans le système comptable.
• Examiner les rapports mensuels sur le budget des subventions distribués par l’équipe des budgets et des subventions et apporter les corrections nécessaires au codage des dépenses. Examiner les rapports au besoin avec les équipes de mise en œuvre du programme.
• Aider l’équipe chargée du budget et des subventions à préparer les rapports de subvention requis, à soumettre au bailleur.
• Soutenir le suivi et la surveillance de la concordance des coûts pour toutes les subventions qui nécessitent la contribution d’AWF conformément aux accords
• Saisir et soumettre les factures directes accompagnées de documents adéquats et assurer un suivi auprès du personnel sur le terrain en cas d’approbation retardée.
• Traiter les paiements approuvés et affichés dans le système
• Aider les sous-bénéficiaires à examiner en temps opportun les dépenses et à signaler les coûts douteux et les problèmes de non-conformité
• Aider à réaliser les rapprochements des relevés des fournisseurs et répondre aux requêtes ponctuelles des fournisseurs.
• Veiller à ce que toutes les dépenses relatives à la fermeture mensuelle des livres soient affichées.
• Maintenir un fonds de petite caisse convenu avec la responsabilité de comptabiliser les dépenses
• Traiter les demandes d’avance de voyage/de remboursement du personnel, débourser l’argent comptant, examiner les justifications d’avances anticipées, générer des notes de crédit et identifier tout problème.
• Rapprocher régulièrement les comptes des fournisseurs, des employés et les comptes de dépôt des avances de voyage
• Veiller à ce que les dépôts de solde de voyage sur le terrain soient accumulés mensuellement.
• Numériser tous les documents financiers de voyage et les sauvegarder
• Rédiger et répartir les vérifications manuelles conformément aux instructions du superviseur.
• Examiner les départs à la retraite et identifier tout problème.
• Administrer le fonds de la petite caisse, effectuer les approvisionnements, organiser les décaissements de la petite caisse et traiter les paiements.
• Saisir les dépenses de petite caisse et les rapprochements dans le système dans le cadre de la clôture mensuelle.
• Maintenir des soldes de petite caisse optimaux et informer le superviseur des besoins de réapprovisionnement en espèces.
• Effectuer la circulation d’information des clients internes et externes sur une base mensuelle.
Rôles administratifs
• Classer et archiver tous les documents de bureau (documents financiers et d’approvisionnement) conformément aux systèmes établis.
• Maintenir le codage logique électronique, l’indexation et les références des scans.
• Élaborer et tenir à jour un calendrier d’utilisation des véhicules pour s’assurer que les véhicules sont disponibles au besoin et accroître les cas de mise en commun des véhicules.
• S’assurer que les bureaux, l’équipement et les autres installations de Bili et Buta sont bien entretenus.
• S’assurer que les assurances et la licence sont toujours mises à jour à temps.
• Assurer la supervision des gardiens, des nettoyeurs et d’autres membres du personnel administratif et fournir les services et les fournitures de bureau nécessaires
• Superviser les achats en temps opportun sur le terrain en liaison avec les équipes d’approvisionnement de Kinshasa et du siège
• Assurer l’intégration des contrôles internes, le paiement en temps opportun des fournisseurs et le classement complet et vérifiable des documents de soutien à l’approvisionnement en coordination avec l’administration et les services de programme.
• Tenir à jour les dossiers des actifs dans le système Serenic et le registre des actifs électroniques.
Effectuer en temps opportun des vérifications et des rapprochements trimestriels des actifs
• S’assurer qu’il y a suffisamment de stocks de matériel de bureau consommable pour atténuer les ruptures de stock.
• Aider à la logistique et aux installations du programme (déplacements, espace, etc.) Veiller à ce que le service d’accueil soit bien géré. Assurez-vous que les invités et les visiteurs reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et que les messages sont transmis au personnel du programme en temps opportun.
• Assurer la gestion du parc de véhicules pour les véhicules du projet, notamment en assurant un calendrier d’entretien et le suivi du kilométrage des véhicules, leur validation et leur affichage.
• Veiller à la gestion du carburant des véhicules sur le terrain et veiller à la tenue précise des dossiers, à la surveillance du système de consommation de carburant - Examiner les fiches signalétiques mensuelles des véhicules et préparer un rapport mensuel sur le carburant et l’entretien pour approbation par le bureau de pays.
• Inspecter l’équipement, les structures ou les matériaux afin de déterminer les causes possibles des manquements à la sécurité et communiquer les résultats au conseiller technique en chef ou à son adjoint.
• Fournir des séances d’information sur la sécurité au personnel, au besoin, et veiller à ce que tous les membres du personnel respectent les politiques et les procédures de sécurité. Cela comprend une séance d’information à l’intention de tout le personnel nouvellement recruté.
Autres responsabilités
• Assumer d’autres tâches pertinentes assignées par les superviseurs
Qualifications
• BAC+3 en finance, commerce et comptabilité.
• Expert-comptable agréé (CPA).
• Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine des finances ayant occupé les responsabilités y afférentes
• Haut niveau de compétence dans Microsoft Excel.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
• La connaissance de tout système comptable est un avantage supplémentaire.
• Capacité à prêter attention aux détails et à suivre les instructions.
• Auto-organisé et capable de prendre ses propres initiatives.
• Facile à former et prêt à apprendre.
• Capacité à gérer des questions sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de professionnalisme.
• Être apte et disposé à vivre en régions éloignées dans des conditions parfois difficiles sur le plan physique.
• Solides compétences en matière de résolution des problèmes et d’organisation
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Les candidats intéressés sont invités à postuler sur le site internet http://www.awf.org/about/careers ou envoyer leur dossier de candidature à l’adresse email : [email protected]
Veuillez envoyer une lettre de motivation, votre cv détaillé actualisé sur un seul fichier PDF, portant votre numéro de téléphone, votre adresse et vos noms, ainsi que trois personnes de références. Veuillez mettre en objet le titre du poste sollicité. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
DATE DE CLOTURE: 21 Novembre 2020
