OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° : 090 /OE/MC-DRC/2018
Titre du poste ASSISTANT ADMINISTRATIF Besoin 01 POSTE
Lieu de Prestation Goma
Catégorie / Grade IV Superviseur direct TEAM LEADER ADMINISTRATION
Type de contrat CONTRAT A DUREE DETERMINEE
Date de l’offre 18 SEPTEMBRE 2018
Date de clôture 01 OCTOBRE 2018 à 17H00
LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION : Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement, opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007, actuellement avec un effectif d’environ 300 personnes. Le Bureau National de Mercy Corps se situe à Goma avec des sousdélégations à Masisi, Rutshuru (Nord-Kivu), Bunia et Bukavu et Kavumu (Sud-Kivu). Les activités de Mercy Corps en RDC se concentrent sur l’approvisionnement en Eau, assainissement et les services d'hygiène (WASH) dans les camps de personnes déplacées internes, mais également sur des infrastructures Wash à grande échelle et le développement de l’offre de services dans les centres urbains. Mercy Corps met également en place des programmes de sécurité alimentaire, d’appui à la bonne gouvernance, et de relance économique avec une tendance croissante vers des programmes de transition et de développement intégré.
RESUME DU POSTE Sous la supervision et conseils du Team Leader ADMINISTRATION, l’Assistant à l’administration assistera dans le fonctionnement général de l’administration du bureau de Goma et des bureaux de terrain. Il s’assurera que les tâches qui lui sont assignées par le département administratif (la documentation, le classement des dossiers, l’appui à l’organisation de briefing, la mise à jour de l’organigramme, etc,..), sont effectuées dans le temps opportun et de manière la plus efficace.
Les tâches essentielles du Poste 1. Administration ➢ Elaborer les contrats de baux conformément au contrat type de Mercy Corps, le cas échéant, préparer les lettres de résiliation en cas de besoin ; ➢ Scanner les contrats des baux et les poster sur podio de l’administration ; ➢ Elaborer les demandes d’achat des services de gardiennage fournis par Topsec au Rwanda ; ➢ Elaborer les demandes d’achat des services de gardiennage, de nettoyage, de réceptionniste, opérateurs radio, manutentionnaires et magasiniers fournis par HDW- Goma, Bukavu et Bunia ;
➢ Elaborer les demandes de paiements pour les factures des contrats de services sécurité (gardiennage) et faire le suivi de leurs paiements ; ➢ Scanner et enregistrer dans la base des données tous les contrats liés à l’administration (Contrats des baux, contrats de soins médicaux, contrats des services de gardiennage, contrats de services pour les Visa), faire le suivi de leurs échéances et signaler à temps utile au département Admin les dates de leurs termes ; ➢ Effectuer la distribution des différents courriers du département Admin auprès des partenaires concernés et récupérer les accusées de réception pour classement ; ➢ Gérer le classement des dossiers administratifs (contrats des baux, l’archivage des lettres expédiées et reçues) ; ➢ Faire la réservation de salles des réunions selon les demandes reçues ; ➢ Elaborer les demandes de paiement mensuelles pour la consommation d’eau et d’électricité ; ➢ Mettre à jour mensuellement l’organigramme de la mission et le contact liste de tous les staffs Mercy Corps RD Congo ;
2. Achat. ➢ Gérer le stock des fournitures de bureau du département admin ; ➢ Faire le suivi des consommables bureaux et effectuer des nouvelles demandes auprès du procurement pour des nouvelles commandes ;
3. Gestion des voyages ➢ Elaborer les ordres de mission achat des billets pour les staffs Mercy Corps qui doivent effectuer un voyage ;
Travail directement avec : les différents départements support (RH, logistique et Administratif) ainsi que les différents points focaux des programmes d’urgences et d’autres selon la demande du superviseur.
Connaissances et Qualifications Requises : ➢ Avoir un diplôme universitaire en administration, en informatique, en économie et en droit ; ➢ Avoir au moins 1 année d’expérience de gestion législative ou de secrétariat administratif, de préférence avec une ONG internationale ; ➢ Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs ; ➢ Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) ; ➢ Une bonne connaissance de la gestion de bases de données ; ➢ Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (ainsi que le gouvernement) et autres partenaires privés ; ➢ Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction. ➢ Une habilité prouvée de prendre des initiatives personnelles, de prise de décision correcte et auto gérance parfaite. FACTEURS DE SUCCÈS : L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international est demandée. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir
multiples tâches dans un délai requis sans supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL Tenant compte de l’engagement de Mercy Corps en faveur de l’apprentissage organisationnel, pour des interventions plus efficaces, efficientes et pertinentes au bénéfice des communautés cibles, chaque membre de l’équipe de Mercy Corps est également tenu de consacrer 5% de son temps au renforcement de ses propres capacités, aussi bien pour son propre développement qu’au bénéfice des activités de l’organisation.
COMMENT POSTULER ? Afin de poser votre candidature à ce poste, veuillez remplir le formulaire de candidature que vous trouverez en suivant le lien ci-après : bit.ly/mercycorpsrdc , le télécharger, le compléter et nous le renvoyer par e-mail à l’adresse suivante: [email protected] sans oublier de mentionner obligatoirement le numéro de l’offre : 090/OE/MC-DRC/2018 en objet de votre e-mail. Nous n’accepterons aucun autre format de CV, toutefois les autres éléments pourront vous être demandés si besoin NB : ✓ TOUT CANDIDAT QUI CONTACTERA SUR TELEPHONE, E-MAIL OU AUTRE MOYEN, UN STAFF MERCY CORPS RDC (DES RESSOURCES HUMAINES OU D’UN AUTRE DEPARTEMENT) POUR INFLUENCER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT, VERRA SA CANDIDATURE ETRE ELIMINEE. ✓ EN PLUS LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT EST GRATUIT ET COMPETITIF.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues.
Fait à Goma, le 18 Septembre 2018 Ressources Humaines Mercy Corps DRC
