Assistant(e) Administratif et Financier

TERMES DE  REFERNCES

CANDIDATURES INTERNES&EXTERNES 

I. RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE
Titre Grade Lieu d’affectation 
Assistant(e)  Administratif et Financier G4 Lubumbashi 

Tranche d’ancienneté  Famille d’emplois  Unité administrative  Numéro du poste Position Classifié Soumis à rotation 
4 Administration et Finances OIM Kinshasa, RDC SVN 2018-34-RDC Oui Non Durée du contrat 6 mois avec possibilité d’extension

Sous l’autorité directe de Chef de Projet Sous l’autorité générale de Chef de Mission Responsabilités de direction Non  Personnel placé sous son autorité directe 1  
II. CADRE ET CHAMP D’ACTIVITE ORGANISATIONNEL 

Fondée en 1951, l'OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM est dédié à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.  
Sous la supervision générale du chef de mission et la supervision directe du chef de Projet, l’assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ére) devra réaliser les objectifs fixés dans le cadre des différentes activités qui lui incombent, en rapport avec toutes les tâches liées au projet « Police de Proximité et Professionnalisation de la Police à Lubumbashi et à Mbuji Mayi» financé par International Narcotics and Law Enforcement Bureau (INL) du Département d’Etat des Etats-Unis ; et ce par l’atteinte des résultats recherchés dans l’accomplissement de ses responsabilités.   
Bureau de l’Organisation internationale pour les Migrations (OIM) près la République démocratique du Congo Avenue Colonel Mondjiba, Concession Cotex, Rf/ Unité Médicale MONUSCO (face à l’Ambassade de France)  Ngaliema • Kinshasa • République démocratique du Congo Tél.: +243 (0)81 032 5533 • Courriel: [email protected] • Skype: iom.drc  Bukavu • Bunia • Goma  • Kalehe • Kananga • Kimpese • Lubumbashi • Mambasa • Mbuji Mayi  Internet: http://www.drcongo.iom.int • Facebook: https://www.facebook.com/iomdrc • Twitter: @IOMinDRC    

III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES • Suivi du cash book projet ; • Suivi des dépenses crédit téléphone ; • Suivi des « vendor accounts» ; • Réception et analyse des « Expense Claims » ; • Contribution à l’élaboration des cahiers d’appel d’offre ; • Coordonner les rendez-vous et les déplacements des responsables hiérarchiques ; • Tenir à jour les différents dossiers d’activités du projet ; • Assurer un archivage et un classement ordonné ; • Suivi des contrats de travail du personnel ; • Tenue des dossiers du personnel OIM impliqué dans le projet ; • Élaboration de certains contrats de travail spécifiques ; • Réception et suivi des Ordres de Mission ; • Aide au recrutement du personnel ; • Suivi des procédures d’embauche (examens systématiques, signature du contrat, obtention du badge) ; • Suivi des présences et congés du personnel ; • Réception et traitement des « Travel  Authorisations » ; • Suivi du Médical Service Plan ; • Transmission et suivi du courrier ; • Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur hiérarchique.  

IV. COMPETENCES 
Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes : 
Compétences comportementales  
Responsabilité • Créer un climat de travail respectueux au bureau sans harcèlement et représailles, et  promouvoir la prévention de la lutte contre les abus et violences sexuels (PSEA) ;   • Accepter et donner les critiques constructives. Orientation du client • Etablir et maintenir des relations efficaces avec les clients ; • Identifier et surveiller le changement de besoins du client, y compris de donateurs, les gouvernements ou les bénéficiaires ; • Tenir les clients informés de toutes les situations (réussite ou échec). Capacité d’apprendre  • Contribuer à l’apprentissage des collègues ; • Démontrer l’internet d’améliorer les compétences pertinentes ;  • Démontrer l'intérêt pour acquérir les compétences nécessaires à d'autres domaines. Communication • Prendre part activement aux informations pertinentes ; • Communiquer clairement, écouter des commentaires sur l’évolution des priorités et 
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des procédures ; • Ecrire clairement et efficacement en ajoutant des descriptions à l’auditoire visé ; • Ecouter attentivement  et communiquer clairement en adaptant votre langage a l’auditoire visé.  

Initiative et créativité • Chercher activement une nouvelle façon d’améliorer votre programme ou service ; • Elargir les responsabilités tout en maintenant celles qui existent déjà ; • Amener les autres à envisager de nouvelles idées ; • Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes. Leadership et négociation • Convaincre aux autres des partages les résolutions ; • Identifier activement les possibilités et favorise le changement organisationnel ; • Présenter la vision à motiver les intérêts communs ; • Exposer la vision à motiver les collègues et les suivre à s’engageant.  Organisation et planification • s’appliquer dans la connaissance de plusieurs disciplines financières pour surveiller et gérer le travail du personnel ; • Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ; • Identifier les activités et taches prioritaires de soi et les autres ; • Développer la vision stratégique de l’OIM dans la zone de responsabilité ; • Organiser les documents de travail pour permettre les transferts planifiés et non planifiés ; • Identifier les risques et faire des plans d’urgence ; • Modifier les priorités et les plans pour atteindre les objectifs ; • Allouer des moments appropriés et les ressources de son propre travail et celui des membres de l’équipe. Professionnalisme • Avoir une connaissance de discipline financière pertinente ; • Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ; • Veiller a l’application des politique institutionnelle et directive financières ; • Prôner l’intégration de considérations financières dans les processus et les procédures ; • Avoir une maitrise liée aux responsabilités ; • Identifier les problèmes, les possibilités et les risques centrales aux responsabilités ; • Intégrer le genre dans les perspectives, les besoins et les préoccupations et favoriser la participation égale des sexes ; •  Rester calme et poli face à défis et des contraintes ; • Traiter tous les collègues avec respect et dignité ; • Travailler efficacement avec des personnes de cultures différentes en s’adaptant aux contextes culturels pertinents ; • Connaître et promouvoir le mandat de base de l’OIM ;   

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Travail d’équipe • Contribuer activement à un système efficace, environnement d’équipe collégiale ; • Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe ; • Donner du crédit lorsque dû ; • Solliciter les commentaires et les réactions des autres ; • Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant ; • Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre la responsabilité conjointe pour le travail de l’équipe. Motivation technique • Apprendre l’évolution de la technologie disponible ; • Identifier de manière proactive et préconiser des solutions technologiques rentables ; • Comprendre les avantages et limites de la technologie et chercher à l’appliquer à un travail approprié. Mobilisation de ressources • Etablir les besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM ; • Construire une alliance stable de stratégies avec les parties concernées ; • Identifier les ressources de financement et sécuriser des intervenants externes. 
Compétences techniques  
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et de confidentialité • Capacité à gérer la charge de travail dans le calendrier général des travaux, des instructions et des pratiques standards.  

V. ETUDES ET EXPERIENCE   
• Diplôme Universitaire en gestion, administration, finances et similaires ; • Quatre ans d’expérience avec succès dans des emplois similaires ; • Expériences professionnelles documentées ; • Connaissance approfondie de l’administration, des RH et de la gestion financière ; • Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point).   

VI. LANGUES 

Obligatoires  
• Français  Recommandées • Anglais  
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L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.  
Les candidatures (PHF de l’OIM ou P11 et une lettre de motivation  dactylographiée, copies des diplômes et attestations de fin de service) peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] avant le 20 septembre 2018, en indiquant la référence :  SVN 2018-34-RDC.  Le formulaire Personnel History form (PHF) est disponible sur le site www.drcongo.iom.int sous la mention « vacances de postes »  
Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.

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