Assistant(e) Administratif (ve) GL-5

Avis de vacance interne 
Assistant(e) Administratif (ve) GL-5  

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES:   31 Octobre 2018

DATE DE PUBLICATION:  11 Octobre 2018

LIEU D’AFFECTATION:       Multiples lieux                                                                                         

  NUMÉRO DE LA VACANCE: MONUSCO/06/AA-GENERIC/2018         

Cette vacance est ouverte exclusivement au personnel national travaillant à la MONUSCO et agences de l'ONU Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité  

Tâches/Responsabilités:  

Responsabilités:  Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Assistant(e) Administratif(ve) aura la charge de remplir les tâches suivantes:  (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être exécutées par tous/toutes les Assistant(e)s Administratif(ve)s.   
Gestion des Ressources Humaines: • Entreprendre toute action dans le cadre de l’administration des activités des ressources humaines de son unité, ex.: recrutement, placement, promotion, redéploiement, appréciation du comportement professionnelle, révision de la classification des emplois, séparation des membres du personnel, formation etc., en appliquant de manière consistante la réglementation, les règles, les politiques, et procédures des Nations unies.  • Assurer la liaison avec l’administration centrale/les services exécutifs, selon les instructions; • Tenir le fichier des avis de vacance de poste et mettre à jour le suivi desdites annonces; • Préparer les documents d’engagement du personnel au moyen des outils électroniques de l’ONU, ex. : Umoja; • Donner des conseils au personnel sur la question des visas; Donner avis et conseils et répondre aux questions d’ordre général sur les procédures et processus de classification;  • Donner des information et renseigner le personnel/les consultants sur les conditions de service, tâches et responsabilités, et privilèges et droits sous le Statut et Règlements du Personnel des Nations Unies;   
       UNITED NATIONS United Nations Organization Stabilization Mission in the Democratic Republic of the Congo  
   MONUSCO    
NATIONS UNIES Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo 
• Suivre les tableaux des besoins de recrutement pour diverses activités des ressources humaines, ex. : embauches, retraite, expiration de contrat, réaffectation, transfert et mouvement du personnel.   
Budget et Finances: • Donner son assistance dans la préparation et l’élaboration du programme et du budget de travail pour son bureau;  • Aider à faire le suivi du programme budgétaire/programme de travail par rapport aux différents budgets, fonds d’affectation spéciale, prêt et autres fonds sur base régulière, et enregistrer les réaffectations des ressources et mettre en œuvre lesdites réaffectations selon la nécessité; • Faire la collecte des données auprès de bases de données concernées et aider à préparer les rapports financiers; • Concourir à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et ses révisions; • Revoir et concourir à la finalisation des coûts estimatifs et propositions de budget, en termes de personnel et autres besoins de la Mission, notamment les aspects programmatiques;  • Suivre de près la conformité au plan à moyen terme et autres mandats législatifs; • Suivre de près la mise en application du budget/des dépenses et enregistrer les réaffectations des fonds tel qu’il s’avère nécessaire; • Réexaminer les réquisitions des biens et services pour confirmer (a) que les codes de dépense corrects pour les objets ont été imputés, et (b) la disponibilité des fonds; Suivre de près les ressources extra-budgétaires, conformément aux accords et plans des coûts , avec attention spéciale à la réglementation, aux règles et politiques et procédures établies;  • Concourir à la préparation des soumissions sur la performance du budget;  • Concourir à la finalisation des rapports de performance du budget avec attention focalisé sur les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.  
Administration Générale • Guider et donner des orientations au personnel de la section sur les matières administratives: • Déceler et faire rapport sur des problèmes/questions au fur et à mesure qu’ils se présentent et recommander des actions appropriées; • Coordonner régulièrement avec les unités des divers services et faire la liaison à l’interne, comme voulu, avec les membres de l’équipe tant à l’échelle de la Mission qu’au niveau des stations satellites; • S’acquitter d’autres tâches administratives connexes qui lui sont assignées (ex: composition des brouillons de mémorandum et fax; Surveiller les comptes et paiements aux fournisseurs et vacataires pour les services fournis, revoir les plans de l’espace physique et aider à recenser les besoins en technologie de bureau, entretien des appareils, logiciel et systèmes informatique ; organiser et coordonner les séminaires, conférences et services de traduction/interprétariat.  
Résultats Attendus: 
• Contribuer à l’efficacité et l’efficience du département/unité par le fait de l’appui administratif donné et de l’assistance spécialisée au personnel aux cadres se trouvant dans la zone de responsabilité qui lui est assignée. 
  COMPÉTENCES 
• Professionnalisme: Faire montre de fierté dans son travail et ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Etre consciencieux et animé du souci d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; Persévérer face aux obstacles et relever les défis ; Rester serein dans les situations de crise ; Se soucier de prendre en compte le principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un même pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité..  
• Esprit d’Équipe:  Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses insuffisances.  
• Souci du Client: Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; Tenir les clients informés de l’avancement des projets ; Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.   
Études Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent exigé. Formation technique en Finances, Budget, Gestion/Administration des Ressources Humaines.  
Expérience professionnelle Un minimum de cinq (5)  ans d’expérience acquise progressivement en responsabilité dans l’administration, les finances, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou domaine apparenté. Aptitudes solides en informatique, notamment une bonne maîtrise du traitement des textes et des tableurs, exigées.  
Langues:   
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais parlé et écrit ou du français est exigée. La connaissance d’une autre langue des Nations unies est souhaitable. Autre: 
Méthodes d’évaluation   
L’évaluation des candidats pourra inclure un exercice d’évaluation, ou un entretien basé sur l’évaluation des compétences, ou les deux.   
 COMMENT POSTULER 
1. Les candidats qualifiés intéressés sont appelés à soumettre leurs demandes accompagnées d’un lettre de motivation ensemble avec  la fiche de Notice Personnelle des Nations Unies (P-11) seulement. 2. Soumettre les demandes par courriel UNIQUEMENT à: [email protected]  Le dépôt de courrier ne sera pas accepté. 3. Toutes les demandes DOIVENT porter le numéro de la vacance  attribuée par la MONUSCO sur la ligne de l’objet dans leur courriel. i.e.  MONUSCO/06/AA-GENERIC/2018 4.  Tous les candidats SONT TENUS d’indiquer leur numéro de téléphone et leur adresse de courriel avec lieu de résidence. Les demandes qui ne portent pas le numéro de téléphone et  l’adresse de courriel avec lieu de résidence  NE SERONT PAS ACCEPTÉES. 5. Les demandes reçues après la date limite ne SERONT PAS ACCEPTÉES.  6. SEULS les candidats retenus seront contactés pour un TEST DE CORROBORATION écrit et des tests d’évaluation BASÉS SUR LES COMPÉTENCES. 7. Conformément à la politique de l’ONU sur la parité du genre, LES CANDIDATES  QUALIFIÉES SONT VIVEMENT INVITÉS À POSTULER.   
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS A UN QUELCONQUE STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE, ENTRETIEN, TRAITEMENT, FORMATION NI D’AUTRES FRAIS QUELCONQUES). LES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSENT PAS AUX INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES 

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