CARITAS: ADMINISTRATEUR GESTIONNAIRE

FICHE DE POSTE 
ADMINISTRATEUR GESTIONNAIRE 
HGR ST. CAMILLE KABINDA
 
I. DESCRIPTION DU POSTE
Sous l’autorité du Directeur Général de l’HGR (DG), l’Administrateur Gestionnaire est responsable de la gestion des ressources financières, matérielles et humaines de l’HGR conformément aux normes et procédures d’usage.
Il garantie la bonne utilisation des ressources de l’HGR St. Camille. Et assure la bonne traçabilité de financement de l’Union Européenne reçu par le biais du contrat d’achat de prestations de services conclu entre l’HGR St. Camille de Kabinda et l’Etablissement Utilité Publique – Fonds d’Achat des Services de Santé (EUP – FASS), dans le cadre de la mise en œuvre du Projet d’Accélération vers les Objectifs 4 et 5 du Millénaire pour le Développement (PAP OMD).
II. Tâches
Il (Elle) remplira les tâches suivantes, inhérentes à ses fonctions régulières :
Il s’agit :
a. Pour gestion du personnel :
·         Recenser et mettre à jour régulièrement la liste du personnel de l’Hôpital ;
·         Produire le calendrier des tours de gardes et des congés annuels ;
·         Proposer à la direction,  une l’évaluation des besoins en personnel en fonction des exigences d’amélioration de la qualité des soins, de la politique nationale en matière de santé et des ressources disponibles ;
·         Participer aux prises de décision en rapport avec le recrutement, les sanctions, le licenciement, les mutations du personnel et les affectations  aux postes de responsabilité du personnel
·         Gérer les dossiers administratifs du personnel et assurer leur classement technique ;
·         Recenser les besoins de formation du personnel dans les différents services de l’HGR et définir un plan de formation annuel;
·         suivre la bonne exécution du plan de formation,
·         Dresser un tableau synoptique de tous les services de l’HGR reprenant les renseignements sur les catégories du personnel/service et l’afficher dans son bureau ;
·         Mettre à jour l’organigramme fonctionnel de l’Hôpital et l’afficher dans chaque service.
b. Gestion financière :
·         Superviser la comptabilité journalière des fonds alloués au fonctionnement de l’HGR ;
·         Assurer la  comptabilisation de tous les appuis (matériels et financiers) dont bénéficie l’HGR de la part des partenaires et donateurs divers ;
·         Analyser et approuver le rapport de trésorerie mensuel de l’Hôpital ;
·         Proposer les lignes  budgétaires mensuelles, trimestrielles et annuelles de l’Hôpital  en concertation avec le DG et le Comptable. ;
·         Assurer le contrôle interne de l’utilisation des fonds alloués à l’HGR
·         Produire en collaboration avec le Comptable les rapports financiers mensuel, trimestriel et annuel et le présenter lors des réunions des différents organes de décision de l’HGR  (CODIR, COGE de l’HGR, COGE de la Zone de Santé)
·         Assurer les rapportages financiers destinés aux bailleurs de fonds (actuellement l’Union Européenne au travers l’EUP-FASS), à la Zone de Santé et aux divers partenaires de l’HGR ;
·         Veiller à l’application effective des tarifs de prestations applicables dans le cadre du Projet d’Accélération des Progrès vers les Objectifs 4 et 5 du Millénaire pour le Développement (PAP OMD),
·         Instruire toute question liée à l’application des tarifs ; informe et conseille le  Directeur Général de l’Hôpital sur la conduite à tenir
·         Elaborer les états d’exécution budgétaire ;
·         Participer à la détermination, au suivi et à l’adaptation des tarifs proposés dans le cadre du recouvrement des coûts ; et proposer les modifications pertinentes de tarifs dans le cadre du contrat de service signé avec l’EUP-FASS
·         Superviser et assurer le suivi de toutes les données administratives et financières rapportées dans le SNIS et le rapport mensuel financier de l’HGR;
·         Superviser le recouvrement des dettes patients réalisé par le comptable ; et mettre en place les actions permettant d’optimiser le taux de recouvrement dans une perspective d’équilibre des recettes et des dépenses de l’HGR
·         Tenir à jour le fichier et registre des litiges ou des charges liées à l’indigence ;
·         Dresser une liste des conventionnés de l’HGR ; formaliser la contractualisation avec eux selon les tarifs soumis par le COGE de l’HGR et validés par le COGE de la ZS ;
·         Assurer le classement et l’archivage des données financières de l’HGR sur des supports durs et en version électronique ;
·         Garantir le respect strict des procédures administratives et de gestion en application notamment du contrat de service signé avec l’EUP-FASS ; proposer au Comité de Direction les sanctions des contrevenants dans le respect des textes statutaires et règlementaires en vigueur dans l’HGR.
c. Gestion des ressources matérielles :
·         Assurer la gestion des stocks de médicaments et intrants médicaux, des stocks de l’intendance et fournitures non médicales,  et garantir le respect des procédures applicables.
·         Collaborer avec les Responsables Logistique et Pharmaceutique de l’HGR pour les valorisations mensuelles des intrants acquis des tiers et en rapporter les données dans le SNIS et le rapport mensuel financier transmis à l’EUP-FASS après harmonisation avec les partenaires ;
·         Coordonner l’activité de transport des malades et garantir l’utilisation rationnelle des engins de l’HGR en mettant en place les outils de suivi de consommation du carburant et de rapportage des mouvements des véhicules.
* Planification des activités de l’Hôpital :
·         Participer aux activités de planification des activités de l’HGR notamment en perspective et préparation de l’élaboration d’un budget
·         Participer à l’élaboration du projet d’établissement de l’HGR, et coordonner la rédaction du volet consacré à la gestion des ressources de l’hôpital
* Exécuter toute autre tâche demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de la structure.
III. Expérience
·         5 ans minimum en tant qu’AG dans un HGR ou un Hôpital privé
·         Justifier d’une expérience solide en informatique. La maîtrise d’un logiciel de gestion est un grand atout. Avoir travaillé dans un HGR Etatique (cédé en gestion à une ASBL confessionnelle ou humanitaire) ayant un PCA complet ou dans une ZS est un très grand atout; Le salaire pour ce poste est de l’ordre de 300 Usd à 350 Usd.
IV. Formation
Graduat ou Licence en Administration et Gestion des Institutions de Santé dans une Institution d’Enseignement Supérieur reconnue par le Gouvernement congolais.
V. Compétences requises :
Compétence techniques :
·         Maîtrise des principaux outils de gestion comptable et budgétaire ;
·         Bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique ;
·         Bonnes connaissances sur l’OHADA ;
·         Bonne maîtrise de l’outil informatique ;
·         Bonne capacité de rapportage technique dans les délais ;
·         Bonne expression orale et capacité rédactionnelle satisfaisante en français ;
Qualités professionnelles :
·         Force de proposition et réactivité
·         Sens des responsabilités, capacité montrer à l’exemple
·         Forte motivation et dynamisme
·         Savoir prendre des décisions en toute objectivité
·         Aptitudes relationnelles importantes, sens du travail en équipe
·         Capacité d’anticipation et de planification
·         Capacité à convaincre et à défendre ses points de vue
·         Leadership reconnu, capacités managériales importantes
·         Ouverture d’esprit
·         Flexibilité, bonnes capacités d’adaptation
·         Savoir travailler sous pression dans le respect des échéances des livrables
·         Très bonne connaissance du système de santé de la RDC
Qualités humaines :
·         Adhésion aux valeurs portées par l’Eglise catholique et la Communauté des Béatitudes
·         Probité et moralité irréprochables
COMMENT POSTULER
Envoyer votre candidature, contenant un CV détaillé et une lettre de motivation, au plus tard le 15 juin 2016 à l’adresse mail [email protected] ou à l’adresse physique 01, Avenue de l’Hôpital, Quartier ya Kasongo, Commune de Kajiba, ville de Kabinda.