Chargé d’Administration et Finances

TERMES DE REFERENCE 

 République Démocratique du Congo

VACANCY ANNOUNCEMENT N°UNH/OCTOBRE/2018/017  
  
I. Information sur le poste

Titre du poste:  Chargé d’Administration et Finances

Lieu d’affectation: Kinshasa 

Superviseur Direct Chief Technical Adviser (CTA) du Bureau Pays

Entrée en fonction     :  15/11/2018

Durée:  1 an Contrat : SC8

Date de clôture : 31/10/2018  

II. Contexte et justification du poste 
Depuis 2012, le Gouvernement de la République Démocratiques du Congo (RDC) s’est lancé dans le processus de la réforme foncière avec l’accompagnement de l’ONU-Habitat et d’autres partenaires techniques et financiers.  
En réponse aux appels à manifestation d’intérêt lancés par le Fonds National de Réduction des Émissions dues à la Déforestation et à la Dégradation (FONAREDD), en vue d’identification de documents de Programme et/ou des notes d’idées de programme d’appui à la réforme foncière ( AMI n°6) ,  ONU-Habitat /GLTN a proposé un Programme d’appui  à la  Réforme Foncière : Élaboration du document de la  Politique Foncière en RDC dans le cadre de la mise en œuvre de la  Stratégie Nationale Cadre REDD+ et le Plan d’Investissement REDD+ de la RDC.  
L’objectif général du programme est d’élaborer un Document de Politique Foncière de la RDC. Les objectifs spécifiques suivants vont contribuer à l’évolution vers la finalité du programme à savoir : (1) D’ici décembre 2017, rendre fonctionnelle la CONAREF pour la préparation et la mise en œuvre de la réforme foncière, intégrant un dialogue sur la clarification de la reconnaissance et la sécurisation des droits fonciers locaux ; (2) D’ici décembre 2018, capitaliser les leçons apprises des expériences pilotes, notamment de gestion des conflits fonciers, d’harmonisation et de sécurisation foncière en vue de l’élaboration du Document de politique foncière de la RDC ; (3) D’ici décembre 2019,  élaborer et valider de manière participative le Document de Politique foncière de la RDC. C’est dans ce cadre qu’ONU-Habitat envisage de recruter un (e) Chargé(e) d’administration et finances.     
III. Rôle et Responsabilités de Chargé(e) d’administration et finance 
 
Le/la Chargé(e) d’administration et finances travaillera sous la supervision directe du CTA du Bureau Pays ONU-Habitat /RDC (Kinshasa), et techniquement, il/elle sera supervisé (e) par les Programme Management Officer (PMO) basees a Nairobi, Kenya, sous le contrôle du Chef de l’Unité Terre et Réseau Mondial des Instruments Fonciers de ONU-Habitat. Il/elle se rendra disponible pour la programmation des activités annuelles, une revue hebdomadaire/mensuelle de l’avancement de ses activités réalisées conjointement par les équipes du Ministère des affaires foncières, de la CONAREF et de l’ONU-Habitat.   
Ces échanges ont pour objet (i) de résoudre au plus tôt les difficultés, portant sur des questions logistique ou de substance, qui pourraient surgir ; (ii) pour le Ministère des Affaires foncières, la CONAREF, les équipes d’ONU-Habitat/GLTN, d’assurer une cohérence des différentes études qui vont se dérouler simultanément et  iii) mesurer les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan d’action consensuel.    
Taches Principales :  
Sous la supervision directe du CTA du Bureau Pays ONU-Habitat /RDC, la supervision technique des PMO (Nairobi), le/la Chargé(e) d’administration et finances sera responsable des attributions suivantes :  
Administration - En tant que membre de l'équipe de direction du bureau, assure la direction stratégique des opérations en vue d'atteindre les résultats escomptés  - Conception de procédures de travail pour le bureau et établissement des procédures standard de fonctionnement interne (SOPs) pour les services, dans le domaine des finances, de la gestion des ressources humaines, des achats, et de la logistique. - Assure la gestion des ressources humaines (recrutement, l’évaluation des performances, demande de renouvellement des contrats, séparation, congé, formation)  en travaillant en étroite collaboration avec le service des Ressources Humaines du PNUD;  - Organiser et coordonner les arrangements administratifs et financiers pour les séminaires, conférences, ateliers et les rapporter. - Conseiller et informer le staff sur les questions administratives et financières, et Fournir des informations nécessaires au personnel en ce qui concerne leurs droits et responsabilités. - Assurer le suivi de la gestion du personnel du projet (formation, liste de staff, dossiers individuels, gestion des contrats, des congés et absences, émission des autorisations de voyage, remboursement, etc.) ;  - Mettre en place un système de classement et d'échange d'informations entre le Secrétariat Permanent de la CONAREF et l’équipe du projet.  
Finance :  
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de Nairobi pour assurer la gestion efficace des ressources financières en vue d'atteindre les résultats escomptés - Organiser la gestion adéquate des charges communes et le mécanisme de recouvrement des coûts  - Contribuer à l'élaboration du plan de travail budgétisé ainsi qu’à la préparation des révisions budgétaires ;  - Préparer les demandes des fonds périodiquement pour les différents projets et soumettre au siège; - Examiner les demandes des biens et services pour assurer que les imputations sont faites correctement et que les fonds sont disponibles,  - Elaborer les demandes d’autorisation des dépenses et les transmettre au CTA et/ou Nairobi pour approbation 
 
- Initier et faire le suivi des paiements dans les Systèmes de Gestion des Ressources UMOJA et ATLAS ;  - Fournir un encadrement technique aux autres collègues, si nécessaire, dans le domaine des finances et de l’administration, et exécuter toutes autres tâches demandées par la hiérarchie ; - Initier et faire le suivi des achats de biens et services rendus ainsi que leur paiement à temps utile par l’Unité des Finances du PNUD/Kinshasa ; - Assurer le suivi de remboursements de toutes les avances et envoyer la justification des fonds alloués au projet au PMO à Nairobi ; - Organiser et appuyer sur le plan administratif et financier les ateliers et séminaires ; - Préparer la documentation pour les différents audits financiers ; - Assurer le classement de tous les documents financiers ; - Emettre les rapports financiers de tous les fonds gérés.  
Logistique  - Faire la mise à jour mensuelle du système d’inventaire des actifs du projet,  - Préparer un rapport mensuel sur la situation des actifs et procéder chaque année à un inventaire physique des immobilisations et autres biens consommables ; - Assurer la gestion et maintenance du charroi et autres équipements du projet,   - Superviser les activités des chauffeurs sous contrat dudit projet ; - Appuyer, sur le plan logistique l’organisation des ateliers et séminaires ;  - Faire un suivi régulier et une gestion efficace de consommation en carburant, équipements, fournitures et dresser les rapports ,y compris pour le partenaire CONAREF; - Mettre en place la base des données des clients en interaction avec le PNUD.  
Autre Taches - Appui en termes d’administration et Finance aux autres bureaux ONU HABITAT en RDC  - Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie ;   
IV. Qualifications - Etre de nationalité congolaise ; - Diplôme universitaire (BAC +5) en Science de Gestion Administration, Finances ou sciences similaires ; - Avoir une expérience de 7 ans minimum dans le domaine de la comptabilité/finance, l’administration, logistique ; - Expériences reconnues dans la coordination d’équipes ;  - Connaissances informatiques : maîtriser Word, Excel, Power point ; - Une connaissance des règles et procédures des Nation Unies et des systèmes de gestion intégré des ressources « ATLAS » et « UMOJA » serait un avantage ; - Bonnes connaissances du contexte et de l’environnement ; - Etre capable de travailler sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ; - Etre capable de travailler dans une équipe multiculturelle,  - Avoir d'excellentes relations interprofessionnelles, communication et un esprit d'initiatives ; - Etre prêt à effectuer des déplacements dans d'autres provinces couvertes par le projet ; - Une excellente maîtrise de la langue française est exigée. De bonnes connaissances de l’anglais écrit et parlé seraient considérées comme un atout.   
V.  Compétences requises et valeurs  Le/la Chargé(e) d’administration et finances doit faire preuve de : - Forte aptitude à travailler de manière autonome ; - Preuve d’efficacité, de compétence et du professionnalisme ;  - Probité, impartialité, équité, honnêteté et bonne foi dans tout ce qui a trait à son activité ; 
 
- Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;  - Grande flexibilité avec les horaires de travail et être disposé à travailler sous pression ; - Aptitude physique à se déplacer dans les zones d’intervention. - Attention soutenue sur le respect des droits fondamentaux de l’homme, sur la dignité et la valeur de la personne humaine et l’égalité des droits des hommes et des femmes ; - Sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge;  - Aptitude avérée de communication au sein de l’équipe du projet et parfaite interaction avec les partenaires du projet, - Bonne disposition à l’apprentissage ; - Reflexe avéré sur des pratiques et habitudes écoresponsables pour la sauvegarde de l’environnement. 
V.  Dépôt de candidature Les dossiers de candidatures devront contenir une lettre de motivation, les copies des diplômes, ainsi que le  CV et  P11 (le formulaire de P11 est disponible au lien suivant www.unon.org/docs/P11.doc ).  
Ils doivent être envoyés par Email à l’adresse suivante : [email protected] avec copie à [email protected]   
NB : Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront retenues.  
Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées.     

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