CONSULTANT

1. Introduction    
a. Présentation de Trocaire    
Trócaire est l’organisation officielle de l’Eglise Catholique en Irlande pour le développement d’outre-mer crée par les Evêques catholiques d’Irlande en 1973. Trócaire envisage un monde juste et pacifique où la dignité des peuples est assurée et les droits sont respectés ; où les besoins fondamentaux sont satisfaits et les ressources sont équitablement partagées; où les peuples ont le contrôle sur leurs propres vies et où ceux qui détiennent le pouvoir travaillent pour le bien commun. 
Trócaire opère en République Démocratique du Congo depuis 2008 et dispose des deux bureaux à Bunia (Province de l’Ituri) et à Kinshasa. Actuellement, Trocaire construit un programme intégré de 5 ans dans la Province de l’Ituri, à l’Est de la RDC. Ce Programme s’inscrit dans la vision du plan stratégique 2016- 2020 visant un avenir durable et un monde juste à l’endroit des communautés bénéficiaires.  
Ainsi, afin d’atteindre  les objectifs - résultats visés par ce plan Stratégique, Trócaire est en train d’agrandir son équipe pays par des nouveaux recrutements en fonction des besoins exprimés et des défis rencontrés sur le terrain. 
L’un des plus grands défis pour un bon fonctionnement des bureaux de Trocaire en République Démocratique du Congo est celui de la gestion des ressources humaines et de la gestion de la paie du personnel. 
Depuis l’installation de son bureau en RDC - 2008, la gestion de la paie chez Trocaire RDC a été jusqu’à nos jours  gérée et managée  par un cabinet externe. Au vu de l’accroissement du personnel de Trocaire en RDC suite à la mobilisation continue de financements institutionnels et du souci de gérer de manière efficace et efficiente les ressources humaines et la paie de son personnel, Trocaire RDC voudrais des Janvier 2019 être capable de posséder et gérer en interne les ressources humaines et la paie de son personnel.   
C’est dans ce cadre que Trocaire RDC a décidé de recruter un consultant ou un cabinet de consultance qui pourra dans un bref délai développer ou mettre à sa disposition un logiciel de gestion de la paie qui prend en compte toutes les normes et standards légaux nationaux. Le consultant ou cabinet de consultance devra également former le responsable de la gestion des ressources humaines chez Trocaire dans l’utilisation de ce logiciel. 
b. Objet de l’appel d’offre    
Le présent appel d’offre a pour objet la sélection d’un fournisseur de logiciel de gestion des Ressources Humaines et de la paie qui permettrait à Trocaire de mieux gérer ses bureaux en République Démocratique du Congo. 
Les principaux objectifs de ce nouvel outil de travail/Logiciel étant :  
• La gestion, sécurisation et codification de la paie du personnel de Trocaire en RDC  
• La gestion de la traçabilité des heures de travail et des congés y compris toutes les taxes, impôts et bénéfices légaux y afférents • La gestion des simulations de paie et décompte finale du personnel en cas de nécessité.  
• Le paramétrage en  fonction des obligations légales fiscales actuelles (IPR, INPP, ONEM, CNS (12%  à partir  janvier 2019) afin de générer automatiquement ce que Trocaire RDC devra déclarer et payer aux services étatiques concernes • Extraction des données pour l’Administration fiscale  • Formation du personnel de ressources humaines  sur son paramétrage global (lors des révisions légales en matière de fiscalité en RDC  et ou des éléments variables de salaires par Trocaire) 2. Expression de besoin   
a. Description fonctionnelle   
Il existe deux types de contrats du personnel au sein de Trocaire RDC :   
• Contrat à durée déterminée (CDD) • Contrat à durée indéterminée (CDI) 
Les données personnelles et d’emplois utilisés par Trocaire sont les suivantes :  
1. Identité (Nom, Post-nom, Prénom, Date et lieu de naissance) 2. N° Matricule/ Res ID (Agresso ID) 3. Lieu d’affectation 4. Etat civil 5. No sécurité sociale 6. Adresse physique 7. E-mail, N° de téléphone,  8. Personne à prévenir en cas de nécessité 9. Coordonnées bancaires (N° compte salaire, N° compte épargne, type de paiement) 10. Composition familiale (Nombre de personnes à charge) 11. Statut et type de contrat (Permanent, Temporel, CDD, CDI) 12. Affectation/Département 13. Fonction (Intitulé du poste) 14. Responsable direct/Line Manager 15. Niveau d’études (Dernier Diplôme) 16. Les données de rémunération (Salaire de base, Logement, Transport, Allocations familiales, IPR, CNSS, INPP) 17. Nombre de jours de prestation par mois  
Certaines données sont obligatoires dans le cadre de la création d’un dossier du personnel.  
NB : Le logiciel devra être capable de recevoir  et conserver toute la documentation  en version scannée  (PDF) de chaque agent  
b. Fonctionnalités indispensables   
Le logiciel devra assurer la gestion courante de la paie ainsi que la gestion administrative du personnel avec notamment les fonctionnalités suivantes :   
• Production des fiches de paie • Production des bulletins de paie 
• Production des bordereaux des IPR (impôts) mensuels, cotisations patronales de l’INPP, la Quote Part Patronale (QPP) et la Quote Part Ouvrière (QPO) de la CNS et la QPP de l’ONEM • Production des bordereaux de charges (cotisations) sociales mensuelles  • Conservation des historiques des bulletins de paie et duplication des bulletins  • Impression des bulletins de paie  • Gestion des règlements (génération d’un fichier permettant d’envoyer les virements à la banque)  • Gestion des acomptes (prêts) • Gestion des avances sur salaire • Gestion des primes exceptionnelles Gestion des comptes épargnes/pension employés • Gestion des comptes épargnes/pension employés • Gestion de la gratification (13eme mois) • Gestion des remboursements des frais de transport • Suivi des états des paiements des IPR et cotisations sociales • Projection de la paie sur 12 mois  • Edition de tableaux de bord (suivi de l’évolution de la masse salariale)  • Prise en compte (mise à jour automatique) des évolutions légales et règlementaires  • Edition des effectifs du personnel (Cadres et Classifiés) • Impression des listes des effectifs du personnel • Gestion des congés du personnel (congés annuels + congés de relocation) 
c. Création des documents  
Le logiciel devra permettre de générer automatiquement les documents suivants :   
• Les déclarations (nominatives et cumulées) de l’Impôt professionnel sur le Revenu (IPR) • Les déclarations (nominatives et cumulées) des cotisations sociales  • Le registre du personnel  • Le certificat de travail ou Document certifiant l’embauche d’un employé • L’attestation de fin de service • Le décompte final en cas de licenciement économique • Le décompte final en cas de décès de départ en retraite d’un employé  • Le décompte final en cas de décès d’un employé  • Le décompte final en cas de démission d’un employé en CDD • Le décompte final en cas de démission d’un employé en CDI  
3. Prestations attendues   
Le consultant ou cabinet de consultance  choisi devra pouvoir répondre à l’ensemble des prestations attendues ci-dessous :   
• Fournir ou développer un logiciel déjà expérimenté ou fonctionnel ailleurs et installer celui-ci • A sa présentation, le logiciel devra inclure les données personnelles et d’emplois, les fonctionnalités indispensables ainsi que la création des documents telles que décrite ci-haut • Assurer le transfert de compétences nécessaires sur le logiciel à l’équipe RH de Trocaire (lors de la remise du logiciel) 
• Fournir un support de formation sur le logiciel au service RH de Trocaire • Réaliser le paramétrage et le test du logiciel avec l’équipe RH de Trocaire • Proposer une maintenance et une assistance en ligne en cas de problème sur le logiciel  
4. Réponse à l’appel d’offre   
Les offres seront envoyées par e-mail aux adresses : [email protected], [email protected] et [email protected] au plus tard le 14 Décembre 2018 avec comme mention « Réponse appel d’offre - logiciel de paie » 
Les offres devront clairement contenir les informations ci-après : 
• Présentation générale du cabinet de consultance ou consultant • Rapport d’expérience passées du consultant ou cabinet de consultance dans le développement ou fourniture de ce type de logiciel   • Les spécificités techniques du logiciel • Une proposition de planning de la prestation détaillant toutes les phases de mise en œuvre du logiciel   • la note financière de ce type de travail  • Le mode de paiement • Le délai de livraison avec certification du consultant ou cabinet de consultance • Les garanties proposées par le consultant ou cabinet de consultance  
5. Processus de sélection   
Les cabinets de consultance ou consultants  retenus suite à l’appel d’offre devront passées un entretien d’explication détaillé du logiciel proposée. A l’issue de la présentation et démonstration, Trocaire devra rentrer en contact avec un ou plusieurs utilisateurs expert en la matière  pour  prise de référence avant la certification de ce dernier.   
Le planning prévisionnel est le suivant :   
• Date limite de réponse : 14/12/2018 • Démonstration et séance de test : 20 et 21/12/2018 • Date de sélection du prestataire : 28/12/2018 • Date de 1ère utilisation du logiciel par Trocaire : Janvier 2019