COOPI: ADMINISTRATEUR-LOGISTICIEN TERRAIN

AVIS DE RECRUTEMENT: N° 003/KINSHASA/COOPI/AOUT 2016

Dans le souci d’établir une base de donnée des ressources humaines pour ses projets en RDC, COOPI désire identifier les administrateurs pour le suivi des projets en RDC.

ADMINISTRATEUR-LOGISTICIEN TERRAIN

Responsabilité :

 

En étroite collaboration avec le staff du projet, l’administrateur-logisticien de terrain devra contribuer sous la responsabilité du Chef du projet, de l’Administrateur et du Logisticien expatrié du projet, à assurer un bon fonctionnement de la comptabilité, de l’administration du personnel et da la logistique de sa base d’affectation.

Responsabilité générale : Gestion Logistique, Administrative et financière Mise en place

Logistique

1/ Coordination

Elaborer des rapports hebdomadaires à l’attention de la hiérarchie sur les achats et les besoins de la semaine suivante.
S’assure du respect rigoureux des procédures d’achats telles que décrites dans les procédures de COOPI.
Réceptionner et centraliser les commandes des personnels de terrain.
Contrôler et soumettre à la hiérarchie pour validation, les demandes d’achats des personnels de terrain.
Centraliser et assurer le suivi fournisseurs (contrats, bons de commandes, bons de réception, factures) sous la supervision du coordinateur logistique.

2/ Achat de biens et service

Assurer l’intendance générale du projet (prévisionnel achat de biens et d’équipements)

Respecter  le circuit d'achat local
S’occuper de la mise en place des cotations pour la coordination et le programme
Planifier les achats en fonction des besoins en collaboration avec le Coordinateur du projet et de la logistique

Veiller à la bonne réception des commandes et vérifier leurs conformités

Respecter  les procédures d’achats de COOPI ( pics, demande de cotations, cotations, bon de commande, bon de livraison, contrat d’achat, achats, paiements etc…)
Participer à la planification des déplacements des motos avec la logistique et le Coordinateur de projet.
Participer à l’élaboration des documents de transport (liste de colisage, etc.).
S’informer  avant chaque déplacement de la sécurité de la zone de destination

3/ Gestion des stocks

Responsable du magasinier du projet : contrôle et supervision
Réaliser en collaboration avec le magasinier du plan d’aménagement et de rangement du stock

4/ Transports internationaux

Suit l’expédition avec le transitaire local et le siège de l’association ainsi qu’avec les fournisseurs .
Contrôle qualitatif et quantitatif des arrivages.
Donner à la hiérarchie les accusés de réception pour suivi er archivage
Archive / tient à jour les dossiers d’achat.

5/Maintenance

Superviser la maintenance des motos
Superviser les réparations, la gestion des pannes (diagnostic, recommandations).
Contrôler du travail sous-traité, réception des réparations.
Assure la maintenance des entrepôts

6/Communications

Superviser l’utilisation des outils de communication aux équipes qui se déplacent sur le terrain,
Veiller à la bonne marche des moyens de communication,

Gestion financière du projet

Conformément à cette fonction, les taches sont :
Encoder les pièces comptables dans les journaux spécifiques à l’aide du logiciel Merlino
Tenir une caisse pour le projet
Faire les déclarations sociales et fiscales de la cellule et les payer à la bonne date
Organiser la paie mensuelle des employés
Planifier mensuellement les dépenses en collaboration avec les coordinateurs (Chef de Projet, Coordinateur administratif, Coordinateur de la logistique)

Faire un suivi de toutes les dépenses

Respecter la méthode de gestion de la comptabilité des activités COOPI, en respectant les procédures comptables COOPI
Récolte et archivage des pièces justificatives liés aux projets

Gestion administrative

Conformément à cette fonction, les taches sont :
Elaborer les contrats du personnel du projet
Tenir à jour un dossier administratif personnel pour chaque employé et un suivi des contrats de travail
Envoyer mensuellement le fichier des pièces comptables à l’Administrateur expatrié du projet
Rédiger un rapport mensuel des dépenses
Payer les indemnités et perdiem avec l’accord des coordinateurs,
Organiser  les congés,
Suivre  la législation du travail

Profils souhaités :

Etre de nationalité congolaise et de bonne moralité ;
Etre diplômé dans les domaines de l’économie et finance et/ou économie du développement et/ou comptabilité et gestion; et/ou logistique
Expérience réussie de 3 ans minimum dans une fonction financière et logistique dans le secteur des ONG (de préférence ONG internationale) ;
Attitude prouvée à la gestion administrative des ressources humaines et matérielles rigoureuse et efficace ;
Maîtrise indispensable de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook etc.
Avoir expériences dans la gestion comptable, administrative et financière, dans un milieu des organisations et communautés villageoises à la base, et dans le suivi et l’appui administrative des équipes techniques sur le terrain ; est un avantage significatif
Dynamisme et rigueur indispensables
Bonne qualité relationnelle (ouverture interculturelle, respect de l’autre, etc.…)
Excellente maitrise de la langue française orale et écrite ;
Etre disponible immédiatement et à être basé dans un milieu rural marginalisé et enclavé, à voyager souvent et à  se déplacer normalement sur le terrain et sur les bases avancées;
La connaissance de l’environnement de travail des ONG nationales et internationales dans un domaine similaire est un atout.
Forte capacité prouvée analytique gestionnaire et organisationnelle.

Les personnes qualifiées intéressées, sont invitées à déposer les éléments ci-dessous au Bureau COOPI Kinshasa situé 78 bis, Avenue du Ring I -  Macampagne (Kinshasa) – Commune de Ngaliema Kinshasa, DRC à l’attention de l’Administrateur pays  au plus tard le 13 Septembre 2016  à 16 h00 précises.

Lettre de motivation (avec numéro de téléphone)
Curriculum vitae complet (avec références)
Copies des titres académiques
Copies des attestations de services rendus
Adresse complète et coordonnées téléphoniques
Copie d’une pièce d’identité (avec photo récente)

Seuls les candidats présélectionnés seront invités à prendre part à un éventuel test Ecrit suivi d’une entrevue individuelle.  Les dossiers incomplets ne seront pas pris en compte.

NB : LES CANDIDATURES FEMININES SONT PARTICULIEREMENT ENCOURAGEES

Fait à Kinshasa, le 30 Aout 2016.

Chef de Mission ai COOPI-RDC.

Antonello MASSINI

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