Handicap International: Chargé(e) du suivi administratif des opérations pour la ville de Goma

OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 012

FONCTION : Chargé(e) du suivi administratif des opérations

Sous la responsabilité hiérarchique                :       chef de projet    

Type de contrat                                                          :        CDD 

Durée                                                                                 :        4 mois 

Affectation                                                                       :        Goma 

Date de prise de poste                                            :        à partir de mai 2020

CONTEXTE

Handicap International (HI) est une organisation non gouvernementale (ONG) internationale, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap. Présente en République Démocratique du Congo depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants : (i) la réadaptation à base communautaire ; (ii) l’éducation inclusive ; (iii) la santé maternelle et infantile et (iv) développe des activités dans le contexte post urgence à Goma, à Kananga et à Kinshasa.

Au sein de HI, l’activité de Atlas Logistique a pour rôle de :

Organiser, prioriser, optimiser la chaine d'approvisionnement de la réponse sanitaire et humanitaire face aux évolutions sanitaires, humanitaires, sécuritaires auxquelles les populations les plus vulnérables doivent faire face ;
Mutualiser la gestion des stocks des acteurs humanitaires et sanitaires pour faciliter la sécurisation des lieux et assurer la mise en commun de  leur localisation stratégique. En effet, le stockage des biens humanitaires et notamment des équipements Covid-19 dont la valeur est élevée,  représente un défi important pour les acteurs humanitaires ;
Mutualiser l’acheminement des marchandises, facilitant ainsi la sécurisation des livraisons et la mutualisation des ressources du marché du transport stabilisant de fait ce marché.

OBJECTIFS DE LA FONCTION :

Sous la responsabilité du chef de projet, le chargé des opérations transport est chargé d’assurer la mise en œuvre de la plateforme logistique e :

La réception de marchandises humanitaires et leur entrée dans la zone d’entreposage dédiée
Le stockage temporaire de ces marchandises
Le transport de ces marchandises vers leur lieu de destination finale

ROLES ET RESPONSABILITES :

Stratégie 

Sur demande du chef de projet, contribue à la représentation externe de HI auprès des acteurs du secteur de transport.
Participe à véhiculer une image professionnelle et cordiale auprès des partenaires et des transporteurs.

Expertise 

Veille au respect du cadrage technique du projet tel que défini par le chef de projet  et s’assure que son orientation corresponde aux besoins des acteurs humanitaires.
Explique les transporteurs aux clauses des contrats, l’appel à cotation et aux standards de qualité et standards techniques d’HI-AL. Veille à ce que les procédures de transport d’Atlas Logistique soient respectées.
Analyse et valide les dossiers fournisseurs
Veille à la mise en place des outils appropriés pour la collecte et la gestion des données pour le projet.
Analyse régulièrement ou à la demande de sa hiérarchie, des états et des statistiques des activités de transport.

Mise en œuvre et suivi

Est responsable de la collecte et du contrôle auprès des fournisseurs de la validité tous les documents nécessaires à leur contractualisation.
Met à disposition les outils de communication et d’identification aux transporteurs/ convoyeur (GPS, Traceur, Ordre de mission etc…)
Fait remplir les documents de prêt aux transporteurs/convoyeur et s’assure de leur retour.
Assure la relation administrative et RH entre le Chef de projet et le service administratif et financier.
En coordination avec le Chef de projet et le service administratif et financier, assure le prévisionnelle des demandes de décaissement pour la semaine suivante.
Contrôle les factures des transporteurs avant de les donner á valider au Chef de projet.
Edite les reçus d’avance et les reçus de solde de paiement des fournisseurs.
Est responsable de l’archivage et le maintien en ordre des dossiers d’achat, des dossiers de transport et des dossiers fournisseurs.
S’occupe de la gestion de la papeterie et du suivi des besoins de bases pour l’activité transport
Assure le suivi des présences des ressources humaines.
Assure la mise à jour des bases de données de suivi financier / convoyeurs et manutentionnaires.
S’assure de la conformité des documents de transport, demande de transport, liste de colisage, manifeste, dossier transport avant chargement …
Débriefe les transporteurs à leur retour d’opération.
Participe á la notation des fournisseurs et des camions.

Management et renforcement de capacités (sous réserve du développement de l’activité)

Si l’activité se développe, aura la responsabilité managériale d’un assistant administratif
Assure une bonne communication et information entre les membres de l’équipe.
Fixe les plans d’action et les objectifs, donne du feed back  et évalue.
Identifie et propose les formations nécessaires, accompagne.
Assure la résolution des conflits au sein de l’équipe.
S’assure de la compréhension et de l’application par son équipe des règles internes et des politiques institutionnelles de HI.
Veille au strict respect des règles et mesures de sécurité par  son équipe.
Fait remonter tout dysfonctionnement à son manager en matière de sécurité et de respect des cadres légaux et éthiques.

PROFIL RECHERCHE

Formation :

Diplôme droit ou gestion administrative
Formation en logistique et transport est un plus.

Expérience :

Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion administrative, le secrétariat et / ou la saisie de données
Expérience en ONG est un plus totu comme celle dans le domaine du transport.

Compétences :

Excellente maîtrise du système humanitaire
Bonnes capacités de compréhension, d’analyse et de rédaction
Excellente maîtrise d’Excel
Expérience en management, charisme et leadership.
Etre á l’aise en négociation.
Nombreux contact dans le milieu du transport est un plus.
Maitrise obligatoire, écrite et orale, du français et du swahili (autres dialectes parlés de l’Est de la RDC est un plus).
La maitrise de l’anglais est un plus.
Grande capacité d’analyse et logique, méticuleux, ordonné, ferme
Aisance en calcul.
Dynamique, résistant au stress et travailleur.

PROCEDURE DE RECRUTEMENT

Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et  exclusivement :

Une lettre de motivation synthétique ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler

Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat  ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées  dans le cadre de la procédure de sélection)

Tout autre document  (certificats de travail, diplômes….) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.

Les  dossiers  de  candidature  sont  à  envoyer  avec  la  référence  « Nom du candidat et offre n° 012 Chargé(e) du suivi administratif des opérations»  pour  le 17 mai au plus tard,  uniquement par e-mail  à l’adresse suivante : [email protected]

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.

Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discriminations à l’embauche.

Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.

Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.

Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).

Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.

Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contraire à  la politique d’HI et si vous êtes approché(e) par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché(e) de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement a lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].

Fait à  Goma, le 11/05/2020

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