Handicap International: Un Assistant des Ressources Humaines pour la ville de Kinshasa

OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE N° 022/2020

FONCTION : « Assistant des Ressources Humaines»

Sous la Responsabilité hiérarchique               :          Manager RH

Type de contrat                                                          :          CDD

Durée                                                                                 :          12 mois (renouvelable)

Affectation                                                                       :          KINSHASA

Date de prise de poste                                            :          Août 2020

Contexte

Handicap International est une organisation non gouvernementale (ONG) internationale, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap. Présente en République Démocratique du Congo depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants : (i) la réadaptation à base communautaire ; (ii) l’éducation inclusive ; (iii) la santé maternelle et infantile et (iv) développe des activités dans le contexte post urgence à Goma, Tshikapa et à Kananga.

OBJECTIFS DE LA FONCTION :

Sous la responsabilité hiérarchique du Manager RH, il/elle assure la gestion du personnel national et contribue à la gestion administrative du personnel expatrié du Programme, dans le respect de la législation en vigueur et des procédures et politiques de HI.

PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE :     

N/A

PRINCIPALES INTERFACES INTERNES :

Equipes Projets
Les Services Supports (capitale)

ROLES ET RESPONSABILITES :

Assurer la gestion administrative du personnel national

Prépare la paie du personnel national de Kinshasa avant validation de son N+1, cela à partir des feuilles de présence établies par les salariés
Imprime et fait signer toutes les fiches de paie de Kinshasa
Assure le suivi des décomptes de congés payés et autres absences
Assure la préparation des déclarations sociales (taxes et cotisations) auprès des régimes sociaux pour l’ensemble de la mission (CDI, CDD et journaliers)
Prépare le paiement des prêts et assure le suivi des remboursements et déductions mensuelles
Assure la gestion administrative des dossiers individuels du personnel national ; réceptionne mensuellement les dossiers papiers des salariés des bases et les classe ;
Met à jour mensuellement la « contact list » de la mission RDC ;

Met à jour la liste CMM (centre médical de la Mongala) des agents HI et de leurs ayants-droits, gère la facturation, remet les bons de soins CMM et prépare les remboursements frais transport ;
Fait viser par l’Office National de l’Emploi les contrats de travail et avenants/renouvellements des contrats pour Kinshasa
Suit les dates de fin de contrat et les renouvellements, fins de période d’essai, en lien avec son N+1

Prépare les pièces demandées par les agents de l’Etat dans le cadre des contrôles ainsi que lors des audits internes ou externes.

Participe au suivi administratif des entretiens d’évaluation et des actions de formation

Participer à la gestion administrative du personnel international de la mission

Fait légaliser les lettres d’invitation pour les expatriés et les visiteurs
Classe les dossiers du personnel international (copie passeport, carte vaccination, photos, feuilles de présence, CP et R&R…)

Assurer les relations avec la Direction Générale de Migration (DGM)  pour l’obtention des visas

Est le point focal des relations avec la DGM
Organise les visites médicales d’arrivée des expatriés
Rassemble tous les documents nécessaires à l’obtention des documents officiels (VEO, VSR, etc.)
Gère toutes les demandes faites à la DGM, suit les dossiers en cours
Etablit un tableau de suivi des validités de visas
Justifie les avances de fonds nécessitées par ces démarches de visas dans les plus brefs délais

4. Réserver les vols et assurer le suivi des mouvements

Réserve en ligne les vols UNHAS et autres vols nationaux pour l’ensemble de la mission ;
Met à jour le tableau des mouvements (tous vols confondus) ;
Procure les billets d’avion aux voyageurs ;
Informe les voyageurs sur les procédures GoPass, RVA, etc. ;
Prépare les ordres de mission pour les différents déplacements ;
Prépare le paiement des indemnités de déplacements ;
Vérifie les factures mensuelles UNHAS (affectations, coûts, etc.) et alerte en cas d’erreur ;
Organise le réapprovisionnement du compte UNHAS  en lien avec le département Finance ;
Assure les réservations d’urgence (évacuations médicales, etc.) ;
Réserve les chambres d’hôtel si besoin.

Participer au processus de recrutement

Organise les tests et les entretiens d’embauche
Participe si besoin au tri des CV
Participe à l’induction des nouveaux salariés de Kinshasa
Appuie les bases HI dans le processus de recrutement, en fonction des besoins

Secrétariat

Enregistre les entrées et sorties de courriers.

Ce descriptif de poste est une base de travail et la Fédération Handicap Internationale se réserve le droit de le modifier.

PROFIL RECHERCHE

Formation et expérience requises :

Deux ans d’expériences significatives sur un poste similaire
Diplôme universitaire en gestion, sciences administratives ou autres disciplines similaires
Formation gestion des Ressources Humaine est un atout.
Grande capacité relationnelle et de communication
Autonome, responsable et très pro actif
Expérience du travail en ONG Internationale, connaissance des principes humanitaires
Savoir être et esprit d’équipe
Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel
Maîtrise des outils standards informatiques

Qualités personnelles :

Avoir un excellent sens de l’organisation, de la planification et priorisation
Capacités à travailler en équipe
Avoir le sens de la rigueur
Savoir prendre des initiatives
Capacité à s’adapter et  être flexible
Avoir le sens de relation et  de la diplomatie
Avoir une bonne expression orale et écrite
Résister au stress
Faire preuve d’intégrité.

LES DOSSIERS DE CANDIDATURE DEVRONT COMPRENDRE 

Un CV de 3 pages maximum, une lettre de motivation (1 page maximum)
Une carte de demandeur d’emploi délivré par l’ONEM (Pour les sans-emploi)

Les  dossiers  de  candidature  sont  à  envoyer  avec  la  référence  « Offre n° 022/2020 Assistant des Ressources Humaines »  au plus tard  le mercredi 22 juillet 2020 à 16 heures par e-mail  à l’adresse suivante : [email protected]  

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests. Ne seront traités que les dossiers complets.

Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.

Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.

Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.

Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).

Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.

Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement à lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].

Fait à Kinshasa, le 14 juillet 2020.

Coordinatrice RH

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