OFFRE D’EMPLOI INTERNE & EXTERNE N° 021/2020
FONCTION : 1 SENIOR LOGISTICS OFFICER (H/F)
Sous la Responsabilité hiérarchique : Manager Logistique
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
Durée : 4 mois renouvelable en fonction de financement
Affectation : GOMA
Date de prise de poste : 03/08/2020
CONTEXTE
Handicap International est une organisation non gouvernementale (ONG) international, apolitique et aconfessionnelle, qui œuvre dans le domaine des droits des personnes en situation de handicap.
Présente en République Démocratique du Congo depuis 1995, elle intervient dans les domaines suivants : (i) la réadaptation à base communautaire ; (ii) l’éducation inclusive ; (iii) la santé maternelle et infantile et (iv) développe des programmes de logistique, de Protection et d’assistance aux populations vulnérables en RDC.
Dans le cadre de ses activités, Handicap International est à la recherche 1 Senior Logistics Officer.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Sous la responsabilité directe de la coordination logistique, le senior logistics officer assure la mise en œuvre et la supervision des activités logistiques de la base.
Il est responsable:
De l’ensemble de l’équipe des chauffeurs, d’un ou plusieurs assistants. La taille de l’équipe peut varier en fonction du dimensionnement des projets
De la gestion de la gestion de la chaine d’approvisionnement
Du parc de véhicules de la base
De la gestion des stocks et des équipements
Du matériel de communication
- Des bâtiments
PRINCIPALES TACHES
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
Suit la mise en œuvre des achats locaux de biens et services en veillant au respect des règles et procédures de validation (cotations, commandes, réceptions, contrôles de conformité) ;
Analyse le marché local par la mise à jour mensuelle d'une base de données des fournisseurs locaux correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) et aux besoins de l'association ;
Formalise et fait valider des contrats cadre pour les services et fournitures les plus courants ;
Supervise la réalisation des contrats des marchés de fournitures, services et travaux avec les prestataires ;
Réceptionne et vérifie les demandes de cotations et DAS de la base et en assure leur suivi
Met à jour les listes de prix et les fichiers fournisseurs ;
Participe au contrôle interne mensuel des dossiers d’achats ;
Est garant du bon classement et archivage des documents d’achat ;
Envoie chaque semaine aux demandeurs le tableau de suivi des achats (TSA) ;
Met en place un système de contrôle interne mensuel des dossiers d’achat et établit un rapport d’audit ;
Alerte la coordination sur les difficultés ou problèmes rencontrés ;
Alimente le catalogue des prix par typologie d’achat (processus de sélection, contrats).
Gestion des stocks
Réalise des contrôles physiques réguliers des stocks (quantité, qualité, sécurité) ;
S’assure que la procédure de gestion de stocks est appliquée au niveau de la base ;
Supervise la gestion physique des stocks (entrées, sorties, suivi des fiches de stocks, demandes de sorties de stocks…) ;
Forme son équipe et les utilisateurs aux procédures de gestion des stocks ;
S’assure du respect des procédures exigées par chaque bailleur de fonds.
Gestion du parc des véhicules
Met en œuvre et dirige les politiques et procédures standard de HI en matière de gestion des véhicules ;
Gère et assure la responsabilité du parc automobile, des commandes et de la gestion du carburant ;
Analyse les chiffres de consommation de carburant, d’assurance, d’entretien et de réparation ;
Définit des moyens de transport adaptés au contexte de la base et optimise les plannings d’utilisation des véhicules, dans le cadre du planning de déplacement hebdomadaire ;
Définit les besoins en termes de contrats de location de camions et autres véhicules ;
Est garant de la sécurité dans les transports ;
Veille à ce que des équipements de communication appropriés et opérationnels soient installés dans les véhicules de HI afin de satisfaire aux exigences en matière de fonctionnement et de sécurité ;
Assure une maintenance appropriée et une réparation régulière des véhicules HI ;
Veille à ce que tous les véhicules contiennent les documents de bord nécessaires et à ce que tous les documents soient maintenus à jour (les attestations d'assurance, les documents, permis de chauffeurs) ;
Inspecte et consigne l'état des véhicules en tenant des fichiers de contrôle hebdomadaires et en veillant à ce que les carnets de bord des véhicules soient correctement remplis ; réalise des contrôles de log book ;
Gestion des équipements
Respecte et fait respecter les règles et procédures définies dans le manuel de références ;
S’assure régulièrement de l’entretien et de la maintenance des équipements ; veille à leur renouvellement ;
Est le garant de la bonne utilisation de tous les documents nécessaires au suivi des équipements (carte d’identité, certificat de prêt, attestation de mise à disposition…) ;
Supervise la mise en place et la mise à jour du tableau de suivi des équipements.
Gestion des bâtiments
Assure la maintenance des équipements de la base ainsi que les aménagements nécessaires et leur sécurisation ;
Participe à l’analyse des besoins, à la sélection et à la négociation des locations de bâtiments (maisons, bureaux, entrepôts…) ;
Supervise la bonne utilisation de la visibilité dans les locaux et véhicules de HI ;
Supervise les travaux de maintenance des locaux de Handicap International.
Gestion de la communication
Supervise l’utilisation des systèmes de communication (radio, téléphones satellite...) et leur bon état de fonctionnement ;
S’assure de l’affectation mensuelle des crédits de communication des équipes de la base ;
Reporting et suivi budgétaire
Participe à l’élaboration des budgets logistique et assure le suivi budgétaire des lignes budgétaires de sa base ;
Analyse les rapports mensuels logistique (TSA, TSV, TSG, TSS, TSC, TST) avant de les envoyer à la coordination ;
Veille au bon respect des procédures logistiques sur la base ; forme et/ou rappelle les consignes si besoin aux utilisateurs ;
Elabore de manière hebdomadaire la demande de trésorerie incluant tous les paiements à effectuer pour la semaine suivante.
Management de l’équipe
Assure une bonne communication et information entre les membres ;
Gère les horaires et la bonne planification des tâches ;
Fixe les plans d’action et les objectifs ; évalue les personnes qu’il (elle) supervise directement ;
Identifie et propose les formations nécessaires ;
Assure la résolution des conflits au sein de l’équipe ;
S’assure de la compréhension et de l’application par son équipe des règles internes et des politiques institutionnelles de HI ;
Veille au strict respect des règles et mesures de sécurité par son équipe ;
Fait remonter tout dysfonctionnement à son manager en matière de sécurité et de respect des cadres légaux et éthiques.
PROFIL RECHERCHE
Minimum un graduat dans un domaine technique, si possible avec une formation complémentaire en logistique.
Expérience minimale de 3 ans dans un poste similaire
Expérience managériale d’au moins 3 ans
Bonne maitrise en informatique ; maintenance et réseau
Bonne maîtrise du pack office ;
La connaissance du Swahili est obligatoire
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et exclusivement :
Une lettre de motivation synthétique ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler.
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection)
Tout autre document (certificats de travail, diplômes….) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Nom du candidat et Offre n° 021/2020 Senior Logistics Officer » au plus tard le 14 juillet 2020 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer aux tests.
Ne seront traités que les dossiers complets.
Handicap International s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.
Handicap International est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les candidatures des personnes en situation de handicap et des femmes. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à contacter la base où a lieu le recrutement pour exprimer leurs besoins spécifiques.
Handicap International est engagé dans la protection de l'enfance et la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels.
Handicap International a une tolérance zéro à l’encontre des violations du code de conduite en vigueur au sein de l’organisation (ex : fraude et corruption, protection contre l'exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation, etc.).
Le candidat sélectionné devra s’engager à adhérer et à respecter ces politiques institutionnelles éthiques ainsi que le code de conduite.
Aucun employé d’Handicap International n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Cela est contre la politique d’HI et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon que ce soit à faire partie du processus, prière de contacter le responsable de la base où le recrutement à lieu ou de signifier par email la situation rencontrée : [email protected].
Fait à Goma, le 07 juillet 2020
Pour l’Administration HI
