Monusco: Assistant (e) Administratif/ve, GL-6

Avis de vacance de poste: Assistant (e) Administratif/ve, GL-6

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES:             15 avril 2016

DATE DE PUBLICATION:                                                01 avril 2016

LIEU D’AFFECTATION:                                                   Plusieurs lieux d’affectation

NUMERO DE LA VACANCE:                                             MONUSCO/12/WPA/2016

Cette vacance est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République

Démocratique du Congo

Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité

Responsabilités: dans les limites de l’autorité de la Conseillère Principale en Protection des Femmes, l’Assistant/e Administratif/ve aura la responsabilité d’accomplir les tâches ci-après:

Administration en general

Entamer les processus, préparer les formulaires et faire le suivi des dispositions administratives arrêtées pour le voyage officiel.
Coordonner le programme de voyage de tous les Women Protection Advisors (Conseillers en Protection des Femmes) et les visites de collègues du Siège des Nations Unies/NY en mission officielle en République Démocratique du Congo œuvrant pour la lutte contre les violences sexuelles.
Rédiger les lettres et correspondance de routine.
Tenir des fichiers du statut et règlements, instructions administratives et autre documentation apparentée.
Tenir à jour les dossiers de l’unité (tant en papier d’imprimerie qu’en forme électronique) et et s’assurer de la gestion de bases de données comprenant  outil qui permettrait le partage de l’information à temps reel.    
Assurer la coordination avec les unités au sein des services et servir fréquemment de liaison entre les membres internes de l’équipe tant  celle du Siège que celle sur terrain.
Assurer le programme opérationnel de voyage et du calendrier journalier et hebdomadaire de la Conseillère Principale en Protection des Femmes.
Assurer la disponibilité des fournitures du bureau, identifier les besoins en technologies de bureau et maintenance des équipements, logiciel et systèmes informatiques; prise de dispositions pour l’organisation et coordination administrative des réunions, séminaires, atéliers, formations et conférences ainsi que la traduction de documents.

Budget et Programme

Participer à la l’élaboration du plan de travail de l'unité et du budget y relatif
Participer aux activités de sensibilisation relatives à la lutte contre les violences sexuelles et appuyer le chargé de formation.
Faire le suivi et évaluation de l’état des dépenses et affectations au travers du système intégré de gestion (IMIS), enregistrer les variations, mettre à jour les tableaux budgétaires.
Consolider les données reçues et travailler en appui aux supérieurs en matière de révisions budgétaires effectuées par des organes intergouvernementaux et experts compétents.
Analyser l’état des dépenses et le comparer au budget approuvé.
Aider à la préparation des soumissions sur l’exécution des budgets.
Préparer les tableaux de statistiques et les rapports financiers standards.

Gestion des Ressources Humaines

Prendre l’initiative d’amorcer des actions, traiter, faire le monitoring, réexaminer et faire le suivi des actions liées à la gestion des activités des ressources humaines au sein de l’unité ; par exemple : recrutement, s’assurer de la disponibilité de postes, placement, mutation, promotion, évaluation de la performance, réexamen de la classification des postes, séparation d’avec l’employeur, formation, déploiement et redéploiement,  etc., en veillant à assurer la cohérence dans l’application des règles et procédures.
Introduire, tenir et certifier les données administratives et les dossiers de présences, évaluations de la performance, etc. dans le système d’information électronique
Traiter les rapports et réclamations relatifs aux avantages du personnel.
Donner conseils et avis guidant le personnel en matière de procédures, processus et pratiques administratives, assurer la liaison avec les services administratifs centraux si nécessaire.
Tenir et revoir les organigrammes et leurs états de besoins en recrutement; imprimer et analyser les rapports provenant du système intégré de gestion (IMIS).
S’acquitter d’autres tâches de nature administrative à la demande.

Compétences:

Professionnalisme: capacité à s’acquitter d’une gamme variée de fonctions administratives, ex. : programme budget/travail, ressources humaines, gestion de la base des données, etc. capacité à mettre en application, lorsqu’il se crée une situation dans son contexte professionnel, sa connaissance de diverses règles du Statut et Règlements des Nations Unies en matière  administrative, financière et des ressources humaines. Faire montre de fierté dans l’exécution du travail et dans les réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise de la matière; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, respecter les dates buttoirs et réaliser des résultats. Etre animé par la  poursuite des préoccupations professionnelles plutôt que par la poursuite des intérêts personnels; montrer de la persistance devant des problèmes difficiles ou devant les défis; rester serein dans des situations stressantes. S’engager à faire appliquer les perspectives du genre en assurant une participation égalitaire d’hommes et des femmes et la pleine implication de celles-ci dans tous les domaines du travail.
Communication: Parler et écrire clairement et avec efficacité; Ecouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre comme il se doit; poser des questions de clarification, et montrer de l’intérêt dans une conversation a deux sens ; tailler son langage, le ton, le style et le mode à la mesure de celui  qui écoute ; faire preuve d’ouverture dans le partage des informations et tenir les autres informés.

Planification & Organisation: Elaborer des objectifs clairs en accord avec les stratégies convenues; identifier les activités prioritaires et les missions; ajuster les priorités comme il se doit; accorder le temps nécessaire et affecter les ressources appropriées à l’accomplissement du travail; prévoir les risques et les contingences dans la planification; faire le suivi et ajuster les plans et actions suivant la nécessité; faire usage efficient du temps à sa disposition.

QUALIFICATIONS:

Etudes : Détenir un diplôme de fin de cycle secondaire. Une formation en gestion des affaires, administration, ressources humaines, finance ou dans un domaine apparenté serait un atout.

Expérience: Au moins sept (07) ans d’expérience dans les services administratifs, des finances, ressources humaines ou domaines apparentés. Une expérience des relations avec les clients, dans la conduite de sensibilisation, la formation et la gestion de base de données est un avantage.

Langues: l’anglais et le français sont les langues de travail des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit est exigée.

COMMENT POSTULER?

Les candidats intéressés et qui en ont la qualification devront soumettre les demandes ensemble avec le formulaire P-11 des Nations Unies et/ou un CV et des copies des attestations de service.
Des copies des annonces de vacance et le formulaire P-11 peuvent être obtenus auprès de bureaux de secteur de la MONUSCO, à la MONUSCO/Kinshasa et à la MONUSCO/Goma et peuvent être soumis par l’UNE des voies ci-après:
A la main: à déposer aux plus proches BUREAUX DE LA MONUSCO de terrain, MONUSCO/Kinshasa et MONUSCO/Goma
Par courriel: [email protected]
NB: Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de la vacance MONUSCO pour laquelle ils soumettent leur demande d’emploi sur la ligne de l’objet dans leur courriel ou sur le haut de l’enveloppe scellée en l’occurrence MONUSCO/12/WPA/2016, GL-6.
TOUS LES CANDIDATS INTERNES AUX NIVEAUX GL-2, GL-3 et GL-4 NE SONT PAS ELIGIBLES.
Ne pas soumettre les originaux de vos attestations avec la demande. En conformité à la politique des Nations Unies sur l’équilibre du genre, les CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES.
Les candidatures reçues après la date limite  NE SERONT PAS ACCEPTEES.

SEULS les candidats retenus seront contactés pour  un TEST ECRIT et un entretien d’APPRECIATION DES COMPETENCES.

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, TRAINING OR ANY OTHER FEES). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON BANK ACCOUNTS.

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