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TERMES DE REFERENCE
I. Renseignements sur le poste
Titre: Administration and Finance Clerk
Grade: G3
Lieu d’affectation: Tshikapa, Kasaï Province, République démocratique du Congo
Tranche d’ancienneté: 4
Famille d’emplois :Finance
Unité administrative :OIM Kinshasa
Numéro du poste: SVN-2018-11-RDC
Position Classifié: Oui
Soumis à rotation: Non
Durée du contrat: 6 mois avec possibilité d’extension
Sous l’autorité directe de: Responsabilités de direction
National Programme Officer: oui
Sous l’autorité générale de: Personnel placé sous son autorité directe
Non
II. Cadre et champ d’activité organisationnel
Fondée en 1951, l’OIM est la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Sous la supervision directe du National Programme Officer et sous la coordination du Chef de Projet, le commis à l’administration et aux finances appuie le projet dans la mise en œuvre, en accord avec les politiques et les procédures de l’OIM, des opérations quotidiennes comptables et de gestion financière et assiste aussi à toutes les activités liées à l’Administration/ressources humaines du sous bureau de l’OIM Tshikapa, Province du Kasaï, RDC.
III. Responsibilities and Accountabilities
S’assurer et veiller au respect et à l’application des procédures administratives et financières conformément aux règlements et procédures de l'OIM
Assurer le suivi des avances accordées au staff
Assurer le suivi et le paiement des factures des fournisseurs et d’autres partenaires
Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent ont été dûment reçue ou fournie avant de procéder au paiement
Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent ont été dûment reçus ou fournis avant de procéder au paiement;
Encoder quotidiennement les transactions dans le système comptable PRISM
Assurer la mise à jour des livres de caisse et de banque et tenir le classement des documents et pièces justificatives s’y rapportant;
Maintenir les fiches de présence (timesheet), le registre de présence du personnel et assister dans la planification et la prise des congés ;
Assister dans la mise à jour des dossiers du personnel de Thsikapa et veiller à ce que tous les documents requis conformément aux directives RH figurent dans le dossier du personnel
Maintenir un registre pour les ordres de missions (Travel Authorizations)
Assister dans la préparation du rapport logistique mensuel et l’envoyer au bureau logistique de Kinshasa pour vérification et consolidation
Réaliser toute autre tâche confiée par la hiérarchie.
IV. Competences
Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :
Compétences comportementales
Responsabilité
Accepter et donner les critiques constructives.
Respecter les procédures, les processus et les politiques internes de l’OIM
Respecter le délai, le coût et la qualité requis pour les résultats attendus
Contrôler son propre travail en vue de corriger d’éventuelles erreurs
Prendre la responsabilité de respecter les engagements
Orientation du client
Etablir et entretenir les relations de travail efficaces avec les partenaires.
Identifier et surveiller le changement de besoins des partenaires, y compris les donateurs, les Gouvernements ou les bénéficiaires.
Identifier les clients directs et potentiels pour son propre travail.
Capacité d’apprendre
Contribuer à l’apprentissage des collègues ;
Démontrer un intérêt manifeste pour l'amélioration des compétences pertinentes;
Démontrer l'intérêt pour acquérir les compétences nécessaires dans d'autres domaines.
Se tenir informé des évolutions dans son domaine de travail.
Communication
Prendre part activement aux informations pertinentes ;
Communiquer clairement et être à l’écoute des changements dans les procédures et les priorités ;
Ecrire clairement et efficacement en adaptant l’exposé l’auditoire visé ;
Ecouter attentivement et communiquer clairement en adaptant votre langage a l’auditoire visé.
Initiative et créativité
Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.
Leadership et négociation
Proposer des solutions de partage des ressources
Présenter les objectifs relatifs aux intérêts communs ;
Organisation et planification
Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires pour soi et pour les autres.
Organiser et documenter le travail pour permettre une remise et reprise planifiée ou non planifiée.
Identifier les risques et Préparer des plans de contingence.
Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;
Professionnalisme
Avoir la maitrise face aux responsabilités ;
Identifier les problèmes, les possibilités et les principaux risques aux responsabilités ;
Intégrer le genre dans les perspectives, les besoins et les préoccupations et favoriser la participation égale des sexes ;
Capacités de rester calme et de faire face au stress et aux autres contraintes ;
Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
Avoir la capacité de travailler efficacement avec des personnes de différentes cultures et origines en s’adaptant à l‘environnement culturel en place ;
Connaître et promouvoir le mandat de base de l’OIM ;
Travail d’équipe
Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe.
Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe
Donner du crédit quand il le faut.
Solliciter les commentaires et les réactions des autres
Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant.
Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre une responsabilité conjointe pour le travail en équipe.
Prendre la responsabilité conjointe pour un travail en équipe
Motivation technique
Suivre et apprendre l’évolution de la technologie disponible.
Identifier et préconiser des solutions technologiques rentables
Comprendre les avantages et limites de la technologie et l’utiliser pour toute fin utile.
Mobilisation de ressources
Etablir les besoins en Ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM ;
Compétences techniques
Avoir des connaissances pertinentes dans le domaine financier ;
Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ;
Veiller à l’application des politiques et directives financières de l’OIM ;
V. Etudes et expérience
Diplôme d’études secondaires en sciences commerciales ou dans le domaine similaire
Expérience professionnelle documentée
Trois ans d’expérience avec succès dans des emplois similaires
Connaissance du logiciel SAP serait un atout
Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point,…)
VI. Langues
Obligatoires: Français
Recommandées: Anglais, TshilubA
