OIM: Finance and Admin Assistant

CANDIDATURES INTERNES ET EXTERNES

I. RENSEIGNEMENT SUR LE POSTE

Titre de la position: Finance and Admin Assistant

Classification: G4

Lieu d’affectation: Bunia

Famille d’emploi : Support

Unité administrative: RMU

Numéro du Poste: SVN 2017-02-RDC

Position classifiée: Oui

Soumis à rotation: Non

Durée du contrat: 6 mois renouvelables

Sous la Supervision directe: Chef de Bureau

Sous l’autorité générale de: Chef de Mission

II. CADRE ET CHAMP D’ACTIVITE ORGANISATIONNEL

Fondée en 1951, l’OIM est la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Elle fournit des services et conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’Organisation Internationale pour les Migrations  en République démocratique du Congo (RDC) travaille en appui au  Gouvernement  pour la restauration de l’autorité de l’Etat à travers l’appui à la Police.

Depuis 2014, elle s’est s’investie dans le domaine de la stabilisation, inscrit dans le Programme National de Stabilisation et Reconstruction des zones sortant des conflits Armés, STAREC en sigle.

Dans la province de l’Ituri, l’OIM est membre d’un consortium de cinq organisations des nations unies qui met en œuvre un projet de stabilisation intégré à la stratégie I4S/STAREC avec le projet Amani ni njia ya maendeleo dont la deuxième phase sera bientôt lancée.

Sous la supervision directe du Chef de Projet et sous la coordination du Chef de Mission, l’Assistant Administratif et Financier sera en charge des questions administratives, financières et ressources humaines du sous bureau de l'OIM Bunia, Province de l’Ituri, RDC.

III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES

Veiller au respect et à l’application des procédures administratives, financières et logistiques conformément aux règlements  et procédures de l'OIM
Maintenir les fiches de présence (Timesheet) du staff, Planifier et suivre la prise des congés annuels,
Assurer le briefing et l’orientation du nouveau personnel, experts et consultants sur les règles et procédures financières et administratives de l’OIM.
Proposer des améliorations qui permettront de rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour les activités de projets et du bureau;
S’assurer que toutes les procédures  financières  sont suivies et permettent un contrôle interne en place. Proposer des solutions pour remédier aux insuffisances constatées;
Assurer le suivi des avances accordées aux partenaires et au staff ;
Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services qui s’y rapportent  ont été dûment reçue ou fournie avant de procéder au paiement;
Assurer un contrôle approprié pour protéger les biens meubles et immeubles de l'OIM et prévenir, le cas échéant, la fraude;
Tenir un inventaire des biens du bureau suivant  les règles de l'OIM en la matière et préparer les rapports périodiques sur demande du chef de bureau ou du projet ;
Vérifier le journal de la liste de paie (Payroll) du staff ainsi que les allocations budgétaires ;
Planifier  et maintenir les activités quotidiennes financières et comptables du bureau comprenant le suivi des  comptes fournisseurs, les achats, le décaissement et les écritures de journal, etc.;
Encoder les paiements, les entrées dans le système comptable ;
Effectuer le rapprochement mensuel des livres de caisse et banque;
Suivre les budgets selon les données comptables et financières exportées du logiciel PRISM;
Collaborer avec les gestionnaires de projet et du bureau de l'OIM Kinshasa dans la préparation de rapports financiers et l'analyse des résultats financiers;
Faire le suivi budgétaire de projets exécutés par le bureau;
Vérifier la conformité des pièces justificatives en provenance des sites avec la documentation à l’appui ; 
S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques) ;
Assister dans la préparation du rapport logistique mensuel et l’envoyer au bureau logistique de Kinshasa pour vérification et consolidation;
Réaliser toute autre tâche confiée par le chef du sous bureau ou du projet.

IV. COMPETENCES

Le titulaire doit faire preuve de compétences techniques et comportementales suivantes

Compétences comportementales

Responsabilité

Accepter et donner les critiques constructives.
Respecter les procédures, les processus et les politiques internes de l’OIM
Respecter le délai, le coût et la qualité requis pour les résultats attendus
Contrôler son propre travail en vue de corriger d’éventuelles erreurs
Prendre la responsabilité de respecter les engagements

Orientation du client

Identifier les clients directs et potentiels dans son travail ;
Etablir et entretenir les relations de travail efficaces avec les partenaires ;
Identifier et faire le suivi des changements de besoins des partenaires, donateurs, gouvernements et bénéficiaires du projet ;
Tenir les partenaires informés de toutes les situations (réussite et échec).

Capacité d’apprendre

Contribuer à la formation des collègues ;
Démontrer son intérêt pour l’amélioration des compétences pertinentes ;
Démontrer son intérêt pour acquérir les compétences nécessaires dans d’autres domaines.
Tenir au courant des développements personnels dans le domaine professionnel.

Communication

Partager les informations pertinentes.
Communiquer clairement, écouter les commentaires sur l’évolution des priorités et procédures.
Ecrire clairement et efficacement en adaptant les termes et le style à l’auditoire visé.
Ecouter attentivement et communiquer clairement en adaptant son langage à l’auditoire visé.

Initiative et créativité

Chercher activement une nouvelle façon d’améliorer votre programme ou service ;
Elargir les responsabilités tout en maintenant celles qui existent déjà ;
Persuader les autres à envisager de nouvelles idées ;
Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.

Leadership et négociation

Proposer des solutions de partage des ressources
Identifier activement les possibilités de promotion et promouvoir le changement organisationnel ;

Présenter les objectifs relatifs aux intérêts communs ;
Présenter les objectifs de manière à  motiver les collègues et faire suite aux engagements donnés

Gestion de la performance

Fournir les informations constructives aux collègues ;
Identifier des moyens pour son personnel à développer leurs aptitudes et carrières ;
Fournir les évaluations du personnel justes, exactes, opportunes et constructives ;
Utiliser les évaluations du personnel de manière appropriée en matière de recrutement et d'autres procédures pertinentes en matière de ressources humaines ;
Conduire des évaluations du personnel justes, précises, constructives et dans les délais ;

Organisation et planification

Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;

Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires pour soi et pour les autres.
Organiser et documenter le travail pour permettre une remise et reprise planifiée ou non planifiée.
Identifier les risques et préparer des plans de contingence.
Adapter les priorités et les plans pour la réalisation des objectifs.
Allouer efficacement les ressources et le temps pour son propre travail et celui de l’équipe.

Professionnalisme

Avoir de la maitrise face aux responsabilités ;

Identifier les problèmes, les possibilités et les risques liés aux responsabilités ;
Intégrer les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au Genre et favoriser la participation égale des sexes ;
Capacités de rester calme et de faire face au stress et aux autres contraintes ;
Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
Avoir la capacité de travailler efficacement des personnes de différentes cultures et origines en s’adaptant à l‘environnement culturel en place ;
Connaitre et promouvoir le mandat de base de l’OIM et des solutions pour une bonne migration.

Travail d’équipe

Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe.
Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe
Donner du crédit quand il le faut.
Solliciter les commentaires et les réactions des autres
Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant.
Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre une responsabilité conjointe pour le travail en équipe.
Prendre la responsabilité conjointe pour un travail en équipe

Motivation technique

Suivre et apprendre l’évolution de la technologie disponible.
Identifier et préconiser des solutions technologiques rentables
Comprendre les avantages et limites de la technologie et l’utiliser pour toute fin utile

Mobilisation de ressources

Etablir les besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM ;

Compétences techniques

Avoir des connaissances pertinentes dans le domaine financier ;
Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ;
Veiller à l’application des politiques et directives financières de l’OIM 
Appliquer efficacement les connaissances de différentes disciplines financières dans la gestion et la supervision de travail personnel 
Etre capable de plaider pour l'intégration des considérations financières dans les processus et procédures de l’organisation

V. ETUDES ET EXPERIENCE

Education : diplôme universitaire dans l’un des domaines suivants : économie, gestion financière et administrative, sciences commerciales ou autres domaines similaires.
Quatre ans d’expérience avec succès dans des emplois similaires
Connaissance du logiciel SAP serait un atout
Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point,…)

VI. LANGUES

Obligatoires

Français, Anglais, Swahili

Recommandées

Autres langues nationales et locales

L’OIM applique une politique en faveur du genre et encourage les candidatures féminines.
Les candidatures composées du PHF de l’OIM (Personal History Form) et d’une lettre de motivation dactylographiée peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] au plus tard le 26 mai 2017 en indiquant la référence du poste  SVN 2017-02-RDC.

Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.

Le formulaire Personnel History form (PHF) est disponible sur le site www.drcongo.iom.int

 

 

Recevez Radio Okapi par email

Donnez votre adresse email dans ce formulaire afin de recevoir tous nos articles dans votre boîte email. Vous recevrez un message de confirmation avec un lien sur lequel il vous faudra cliquer afin que l'envoi d'emails devienne effectif.
Si vous ne voyez pas l'email de confirmation dans votre boîte de réception, allez chercher dans vos spams et marquez le message comme "non spam".  

Votre adresse email :

Service offert par FeedBurner

Responsabilités

Du fait du caractère gratuit de la rubrique emploi de notre site, Radio Okapi n'a pas toujours la capacité de modérer toutes les annonces publiées. Nous attirons donc votre attention sur le fait que Radio Okapi ne peut pas être tenue pour responsable des annonces publiées de bonne foi qui s’avéreraient de nature frauduleuse.

Nous essayons autant que possible de vérifier toutes les offres d'emploi qui nous parviennent. Cependant, soyez vigilant avant de candidater et refusez systématiquement tout "employeur" vous demandant de l'argent pour votre dossier de candidature