OXFAM: Officier de Financement / Funding Officer

OFFRE D’EMPLOI # KIN/001/2017

Titre du Poste : Officier de Financement / Funding Officer

Lieu : Kinshasa

MISSION D’OXFAM: Travailler avec les autres pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance

MISSION DU DEPARTEMENT : Accroître les revenus et créer des partenariats stratégiques pour vaincre la pauvreté et la souffrance

MISSION DE L’EQUIPE : Lever des fonds pour le programme d'Oxfam en RDC ; assurer la qualité et la cohérence des relations avec les bailleurs de fonds et appuyer les équipes du programme du pays dans la gestion de leurs fonds.

OBJECTIF DU POSTE : Travailler en étroite collaboration avec l'Equipe de Financement du Pays afin de gérer directement les relations établies avec les bailleurs de fonds dans la province attribuée et de fournir des informations spécialistes en interne et en externe au personnel du programme et aux bailleurs de fonds afin de maintenir et d'accroître les niveaux de financement au sein du programme provincial.

Structure du Poste :

Rapporte au : Country Funding Coordinator

Staff qui rapporte à ce poste: Aucun

RESPONSABILITE BUDGETAIRE: Aucune

DUREE : 6 Mois (avec une période probatoire)

Grade : D1

RESPONSABILITES CLES

Rapports aux Bailleurs de Fonds

Travailler avec les membres de l'équipe programme et finances afin de recueillir des informations sur les progrès et produire les rapports d’avancement mensuels pour les bailleurs de fonds pour chaque contrat en utilisant le format de rapports aux bailleurs de fonds.
Effectuer 3 fois par an des voyages systématiques sur le terrain pour comparer les résultats théoriques avec les résultats du travail réel et recueillir des images et témoignages comme composants utiles des rapports provinciaux.
Créer et gérer une base de données des contrats et rapports des bailleurs de fonds pour le pays incluant les données d’avant, de pendant et d’après l'achèvement du projet.
Dans les deux semaines suivant la fin de chaque projet, sauf si requis autrement par les règles des bailleurs de fonds, mener la préparation des ébauches des rapports narratif final et financiers et de toutes les annexes requises et en discuter avec le coordonnateur du financement et l'équipe du programme.
Avec l’appui du manager des finance concerné, s'assurer que les rapports reflètent une bonne gestion programmatique et financière et qu'ils soient conformes aux règles de rapportage de l’equipe de financement:

Est-ce que le format correct du bailleur de fonds a été utilisé tant pour le rapport narratif que financier?
Est-ce que les dernières versions (approuvées) du budget et cadre logique ont été utilisées et tous les indicateurs sont repris de manière quantitative et qualitative et les divergences expliquées?
Est-ce que les exigences du bailleur de fonds ont été respectées en ce qui concerne les dépenses de trop admissibles aux lignes budgétaires, les explications sur les divergences, les coûts administratifs, les taux de change des devises, les quantités, l'utilisation des fonds d'urgence, la ponctualité des rapports et les documents de support le cas échéant.
Est-ce que tous les calculs du rapport ont été vérifiés?
Est-ce que les rapports final – narratif et financier - ne contredit pas les précédents rapports du même contrat?
Est-ce que le rapport narratif reflète le rapport financier?    
Est-ce que le total du rapport a été réconcilié avec PeopleSoft?
Vérifier que les dépenses figurant dans le rapport aient été effectuées au cours de la période admissible de liquidation du contrat
Obtenir des finances l'assurance que les documents source existent et qu'il existe des traces de vérification de ces documents à partir du rapport.
Pour les projets mis en œuvre par un partenaire d'Oxfam, obtenir l’assurance de son système financier et des documents source?
Est-ce que toutes les activités du rapport narratif sont reprises de manière quantitative et qualitative et les divergences expliquées?
Est-ce que les défis rencontrés sont expliqués dans le rapport?      
Est-ce que le rapport explique les actions mises en œuvre pour la durabilité et la stratégie de sortie?
Est-ce que le rapport reflet les changements ou des effets apporté par des activités du projet?

S'assurer que le Coordinateur Provincial soumette les rapports financier et narratif au Directeur de Programme basé à Kinshasa.
Mener les interactions entre la coordination et les provinces en ce qui concerne le feedback des rapports.

Gestion du Système

Grâce à l'audit bi-mensuel du système, s'assurer que tous les renseignements des contrats de bailleurs de fonds pour des programmes spécifiques soient correctement enregistrés conformément aux procédures internes d'Oxfam (CRIMSON).
Appuyer la réconciliation de tous les contrats restreints achevés et conseiller le Coordinateur de Financement pour leur fermeture.
Appuyer l'équipe du programme et le lead d’OPAL pour assurer que les informations du programme soient entièrement conformes au système Oxfam.  
Mener une formation sur CRIMSON pour le personnel nouvellement recruté s’ils sont appelés à utiliser le système.

Levée de Fonds et Gestion des Fonds Restreints

Tout en travaillant en étroite collaboration avec le Coordinateur du Financement, identifier et établir des relations avec les bailleurs de fonds, chercher, initier et agir sur les possibilités d'engager stratégiquement, impliquer et développer des relations avec les bailleurs de fonds.
Assister dans la planification et le développement de propositions de projets à soumettre au Directeur de Programme: revoir le budget conformément à la valeur restreinte du programme, l'importance du rapport entre le programme et les coûts d'exploitation, les risques associés...

 

Renforcement de Capacités

Assurer les capacités et compétences suffisantes du personnel d'Oxfam et des partenaires (comme nécessaire) à gérer des fonds dans le respect des exigences des bailleurs de fonds.
Évaluer et renforcer les capacités des collègues et du personnel des partenaires dans tout le pays en planification, sécurisation et gestion de fonds restreints via des formations formelles, du coaching et de l'accompagnement.

Gestion des Informations

Aider à développer des informations pour les inductions, manuels de financement et autres ressources pour utilisation par le personnel provincial du programme et des finances.
Maintenir des systèmes restreints d'information de financement et des dossiers sur les contrats de bailleurs de fonds à la fois manuellement (copies dures) et électroniquement (systèmes/outils d’Oxfam) d'une manière triangulée (lecteur O, CRIMSON et copies dures)
Assurer le suivi des revenus, effectuer les demandes de paiements de bailleurs de fonds et tout suivi nécessaire, assurer le processus de remboursement et obtenir les approbations des bailleurs de fonds, conformément aux Directives de Financement d'Oxfam.

Liens internes: Maintenir de solides relations avec les collègues de la politique, des services de soutien et des autres départements.
Liens externes: Quand nécessaire, représenter Oxfam dans une variété de relations formelles et informelles avec les réseaux extérieurs, bailleurs de fonds, autres ONG, consortiums, etc. et en partager les minutes avec le Coordinateur de Finance

APTITUDES ET COMPETENCES

Etes-vous le chanceux candidat? Assurez-vous svp que vous êtes/avez 

Nationalité Congolaise avec au moins un Master (Licence) en Economie, Gestion, Sciences Sociales...
Expérience en Gestion de Programme ou des Finances incluant une familiarité avec les cadres logiques et les budgets.
Minimum de 3 années d'expérience de travail avec des ONG internationales
Expérience de travail avec des bailleurs de fonds tels qu’ECHO, DFID, UNICEF, PNUD, ACDI, ASDI, UE, ...
Bonnes compétences en communication, réseautage et influence – bonnes compétences verbales et écrites en anglais et en français.
Niveau élevé en numératie, budgétisation, rapportage financier et de compétences informatiques.

Orienté vers les détails, hautement analytique, lecteur critique, interrogateur sceptique, peut maintenir une impartialité lors des revues de rapports.
Aptitude à travailler efficacement avec divers groupes de personnes ainsi qu’une volonté de travailler de sa propre initiative et en équipe pour obtenir des résultats.
Expérience en renforcement des capacités des autres.

Compétences à convaincre, rhétorique, compétences en négociation, motivateur d’équipe
Capacité à gérer une charge de travail diversifiée et à faire preuve de souplesse face à l'évolution des priorités.
Champion en genre
Conscience organisationnelle - comment obtenir quelles informations et qui tenir informé.
Volonté à se déplacer vers des zones difficiles à atteindre.

AUTRES

Une connaissance ou expérience des travaux de programme d'Oxfam GB est un avantage.
Une connaissance des langues locales comme le swahili et le lingala pourrait être un avantage.

IV. Contenu du dossier

Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
Un CV à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
Photocopie du ou des diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
Les attestations prouvant l’expérience professionnelle uniquement liée au poste ;
La copie de la carte de demandeurs d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les chômeurs).

Les dossiers doivent être envoyés à l’adresse e-mail ci après : [email protected] au plus tard le 16 Juin 2017 à 16h30 heure de Kinshasa. Les candidatures doivent être adressées au Directeur  des Ressources Humaines.                                                                                                                                     

Préciser votre adresse e-mail  et votre N° de téléphone ;

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.

Notes : Oxfam GB encourage vivement les candidatures féminines.

Fait à Kinshasa le 26 Mai 2017

LA REPRESENTATION D’OXFAM GB.

 

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