Réceptionniste

MANDAT
Le/la Réceptionniste travaille sous l’autorité du Chef du bureau de l’UNESCO à Kinshasa et sous la supervision de l’Assistante principale à l’Administration. Il/elle est le premier point d’entrée au bureau de l’UNESCO à Kinshasa et interagit directement avec les visiteurs pour les orienter, les renseigner ou les informer. Dans une interaction de quelques minutes, il/elle livre les premières impressions du visiteur sur l’UNESCO ; sa fonction est directement liée à l’image.
Le/la Réceptionniste joue un rôle crucial au sein du bureau de l’UNESCO à Kinshasa car il/elle gère l’information à divulguer ou non par rapport aux besoins exprimés par le visiteur. Sur cette base, il/elle s’appuie strictement sur les instructions qui lui sont communiquées par la hiérarchie sur la gestion des visites, des appels téléphoniques en fonction des circonstances.
Il/elle a l’obligation de s’informer régulièrement sur les programmes des activités du bureau, sur les programmes des bourses, sur l’actualité générale concernant l’Organisation afin de pouvoir délivrer des renseignements exacts et fiables aux visiteurs.
TERMES DE REFERENCE
1. Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs en fonction des instructions reçues au niveau de la ligne hiérarchique.
2. Réceptionner les courriers et colis dans le strict respect des normes de sécurité. Assurer la distribution des courriers entrants en accordant une attention particulière aux actions de suivi. Pour se faire, le/la Réceptionniste tiendra un registre électronique du dispatching des courriers et documents avec les actions de suivi.
3. Gérer le standard téléphonique (appels entrants et sortants).
4. Exécuter toutes activités supplémentaires visant à renforcer l’efficacité du Bureau.
Bureau de Kinshasa
Titre : Réceptionniste
Grade : SC3 – Q1
Type de contrat : Temporaire (Service Contract)
Durée du contrat : 3 mois renouvelables suivant les possibilités
Lieu d’affectation : Kinshasa
Date limite de dépôt des candidatures : 03 mai 2019
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
Diplôme universitaire de 1er cycle (graduat) en Communication ou domaine connexe.
Expérience professionnelle
Minimum deux années d’expérience professionnelle. Une expérience acquise au sein des Nations Unies serait un atout.
Langues
Excellente maîtrise du français (lu, parlé et écrit)
Un bon niveau d’anglais serait un atout
Les candidatures sont à adresser sous enveloppe scellée à l’attention de M. le Représentant de l’UNESCO en RD Congo au n°2 de l’Avenue des Ambassadeurs dans la Commune de la Gombe ou aux adresses électroniques ci-après : [email protected] cc : [email protected]
Seuls les candidats présélectionnés pour les interviews seront contactés.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
L’UNESCO est un espace NON FUMEUR.
2, avenue des Ambassadeurs
Commune de la Gombe
B.P. 7248 Kinshasa I
Tél. (243) 818848253
[email protected]