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APPEL D’OFFRES N°004/ASSMEDIC/SC/RDC/2023 POUR ASSURANCE SANTE DES STAFFS ET LEURS DEPENDANTS.
INTRODUCTION ET CONTEXTE GENERAL
Street Child est une organisation non-gouvernementale, basée au Royaume-Uni, avec une présence soutenue et à haut impact dans plus de 25 pays, et Elle est enregistrée en République Démocratique du Congo sous le Certificat N02119/PUDCRE/2022 du Ministère du Plan. Nous visons à assurer que chaque enfant puisse aller à l’école, y acquérir une éducation de qualité, et sans risque pour la sécurité personnelle. Depuis plus d'une décennie, Street Child travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde en Afrique et en Asie inclus en Syrie et Ukraine pour garantir que chaque enfant a son droit à une éducation reconnue.
OBJECT DE L’APPEL D’OFFRE
Le bureau de Street-Child en République Démocratique du Congo offre une couverture d'assurance médicale complète à tous ses employés travaillant à temps plein et aux membres de leur famille qui sont admissibles, à titre de prestation de la rémunération totale des employés. Les membres de la famille éligibles comprennent le conjoint et un maximum de six enfants légitimes (issue d’une union légalement reconnue) et directement à charge. Ce plan est géré par une compagnie d'assurance.
Street-Child lance un appel d'offres auprès des compagnies d'assurance intéressées par la fourniture de divers services d'assurance médicale. Le soumissionnaire retenu et attributaire, spécialisé dans les services d'assurance médicale, sera engagé à cette fin pour une période initiale d'un an et le contrat sera renouvelable, après une évaluation satisfaisante annuelle des performances.
CAHIER DES CHARGES
Traitement hospitalier
Les employés ainsi qu’un maximum de six personnes à charge bénéficient d'un traitement hospitalier (le traitement hospitalier comprend l'hospitalisation pour maladie et accident, l'admission en salle, les soins infirmiers et la consultation de spécialistes, les médicaments en unité de soins intensifs, les soins de maternité, la transfusion de sang, la physiothérapie, les chirurgies mineure et majeure et les traitements d'urgence). La couverture doit être un système non numéraire ; par conséquent, l'entreprise sélectionnée devra disposer d'un vaste réseau d'hôpitaux à Kinshasa et dans les régions éloignées en provinces inclus le Sud-Kivu, le Nord Kivu, l’Ituri, Tanganyika, Kasaï et partout ailleurs là où en RDC, où Street-Child met en œuvre ses programmes. Street-Child fournira la liste des employés qui sera modifiée de temps à autre, chaque fois qu'il y aura des changements dans la liste.
Couverture de l’évacuation médicale
La couverture d'évacuation médicale pour les membres du personnel et leurs dépendants comprend, sans s'y limiter, la consultation télé médicale, l'examen et l'orientation 24 heures sur 24, l'évacuation médicale, l'admission à l'hôpital, la surveillance de l'état de santé, l'envoi de médicaments en cas d'urgence, la transmission de messages d'urgence, le transport pour joindre le patient, les soins/transport des enfants mineurs et le retour des dépouilles mortelles.
Conditions générales
L'assureur est chargé de recueillir des informations sur le personnel afin d'établir des cartes d'adhésion pour tous les affiliés au régime d’assurance médicale ainsi que les personnes dont ils ont la charge.
L'assureur doit prendre en charge les frais de décès et d'obsèques des membres du personnel ainsi que les personnes dont ils ont la charge à hauteur d’un minimum de 1000 USD par personne couverte.
L'assureur couvrira le traitement des maladies chroniques dans le cadre d'un traitement en hospitalisation ou en consultation externe.
Le prestataire de services fournira des services d'ambulance (par route) dans le cadre des services d'évacuation selon le besoin.
La couverture comprendra toutes les vaccinations conformément à la réglementation du gouvernement de la République démocratique du Congo sur les vaccins en cas de crise pandémique, les vaccins obligatoires pour les enfants et tout autre vaccin tel que régi par le gouvernement de la République démocratique du Congo
Effectue des ajustements sur les primes chaque fois qu'il y a des changements dans l'adhésion par une utilisation anticipée et une conciliation des comptes des membres.
Street-Child fournira les noms des membres à retirer et à ajouter au régime dès qu'une suppression ou un ajout aura lieu.
Le prestataire de services fournira un plan d'orientation pour les cas d'hospitalisation.
À la fin du contrat, le prestataire de services fournira un ajustement final des primes à payer ou à rembourser découlant de changements d'affiliation au régime (rapports d'utilisation)
L'assureur doit fournir une liste de références d'au moins trois clients actuels que Street-Child peut contacter concernant ses services.
Street-Child n’engagera pas financièrement directement avec les prestataires de services mais seulement avec l’assureur.
La couverture se limite au territoire de la RDC.
TERMES :
Éligibilité pour soumissionner
Le présent appel d’offres est ouvert uniquement aux fournisseurs d’assurance médicale exerçant en République Démocratique du Congo et en règle auprès de l’administration publique.
Soumission des offres
Les soumissions sont recevables uniquement par mail à l’adresse : [email protected] Le mail de soumission doit mentionner en Objet : “ APPEL D’OFFRES N°004/ASSMEDIC/SC/RDC/2023”, au plus tard le 05 juin 2023 à 16h00 heure de Kinshasa.
COMPOSITION DU DOSSIER DE SOUMISSION
Le dossier de soumission doit obligatoirement être constitué en trois parties :
Le dossier administratif (1)
L’offre technique (2)
L’offre financière (3)
Dossier administratif
Le dossier administratif est composé des pièces suivantes :
Une copie du Registre de Commerce et ;
Une copie de l’Identification nationale en tant que compagnie d’assurance agrée en RDC
Une copie de l’attestation de situation fiscale.
Le numéro d’impôt.
Offre technique
L’offre technique est constituée des éléments ci-dessous :
Une indication de l’adresse physique identifiable et conforme aux exigences techniques de son domaine d’activités.
Services offerts dans tous leurs détails possibles.
Description de l’expérience passée et en cours.
Listes des prestataires de services affiliés et proposés.
Un exemple de carte de membre qui sera remis au personnel et leurs dépendants en cas de partenariat avec Street-Child.
Toute autre information qui va démontrer l’avantage comparatif de l’assureur et de ses prestataires.
Trois références des clients déjà en couverture par l’assureur.
Offre financière
L’offre financière comprendra obligatoirement les éléments ci-dessous :
Les prix estimatifs par type d’intervention médicale sachant que Street Child sera plus intéressé au montant à payer semestriellement globalement pour les soins à ces staffs.
Modalités et délais de paiements des primes d’assurances : Préciser si les paiements se feront avant, pendant ou après.
Validité des offres : Les soumissionnaires doivent explicitement indiquer que la durée de la validité des leurs offres est de 12 mois préférable à compter de la date de signature du contrat d’assurance médicale et s’engager à maintenir les prix pour la période de validité.
RESPONSABILITE DES SOUMISSIONNAIRES
Toutes les charges liées à l’élaboration des soumissions sont entièrement à la charge des soumissionnaires.
Les soumissionnaires sont totalement responsables des informations contenues dans leurs offres et ne pourront en aucun cas se prévaloir de leurs erreurs et/ou omissions pour se soustraire aux obligations qui en découleront.
DEPOUILLEMENT DES OFFRES
Le dépouillement et l’analyse des offres reçues seront effectués après la date de clôture de cet appel d’offres, par un comité composé des membres de Street Child issues de la Représentation Régionale.
Le comité de dépouillement des offres et d’attribution effectuera des vérifications nécessaires, y compris les visites des lieux et le contrôle de l’authenticité des documents soumis pour confirmer des capacités des soumissionnaires.
ATTRIBUTION DE MARCHE/CONTRAT
Les décisions d’attribution de marché seront basées sur le rapport prix/qualité et témoignage des références.
Le soumissionnaire qui obtiendra la meilleure note globale d’éligibilité sera désigné adjudicataire du marché.
DROITS DE STREET CHILD
Street Child n’est pas tenu d’accepter une quelconque offre de prix ou d’attribuer le marché et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et à la soumission par le fournisseur d’assurance médicale d’une offre de prix, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection.
La réception d’une soumission par Street Child n’emporte pas son acceptation et ne donne pas forcément droit à l’obtention du marché.
À tout moment du processus, Street Child peut, pour des raisons qui lui sont propres, décider d’annuler cet appel d’offres.
POUVOIR DE MODIFICATION
Conformément aux procédures de Street Child, seul le responsable habilité (Directeur Régional Grands Lacs et Afrique Centrale) a le pouvoir d’accepter pour le compte de Street Child, toute modification apportée au contrat. Par conséquent, aucune modification ne sera valable et opposable à Street Child, à moins d’avoir fait l’objet d’un avenant au (contrat initial signé à l’issu du processus), conjointement signé par le prestataire/fournisseur et le Représentant habilité de Street Child.
Lors de l’attribution du contrat, Street Child se réserve le droit de modifier (en hausse ou en baisse) la quantité des services médicaux à rendre disponibles à son personnel et leur dépendants.
CONFLIT D’INTERETS ET INTERDICTION DE FOURNIR DES AVANTAGES
Street Child encourage à tous les soumissionnaires de contribuer à prévenir les conflits d’intérêts en lui indiquant si lui-même, l’une de ses sociétés affiliées ou un membre de son personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et d’autres informations utilisées dans le présent appel d'offres.
POLITIQUE DE TOLERANCE ZÉRO CONTRE LA FRAUDE ET L’INCONDUITE SEXUELLE
Tous les processus de sélection de fournisseurs et prestataires des services de Street Child sont à 100% gratuits. Les décisions sont basées uniquement sur le rapport prix/qualité des offres et les critères de sélection prédéfinis. Aucune transaction monétaire, demande de faveur ou tentative de favoritisme de quelque nature que ce soit ne sera tolérée.
Toute personne qui serait victime ou témoin d’une telle pratique durant ce processus de recrutement, que ce soit de la part d’un membre du personnel Street Child ou de toute personne se réclamant de Street Child ou d’un de ses partenaires est priée de nous contacter immédiatement par téléphone, au +243976006165 ou par email à [email protected].
Les plaintes sont anonymes et seront traitées avec confidentialité.
1. Communications, renseignements et langue de communications
Toutes les communications menées dans le cadre du présent appel d’offres doivent obligatoirement être faites par écrit et en langue française.
Tout potentiel soumissionnaire désirant des éclaircissements et ou d’informations supplémentaires peut adresser sa requête à Street Child en envoyant un email à [email protected], au plus tard le 31 mai en indiquant clairement l’objet de la requête. Les réponses fournies en réponse à une requête seront partagées avec d’autres potentiels soumissionnaires pour permettre à tous d’avoir les mêmes informations.
Fait à Kinshasa, le 24 mai 2023.
Jean Claude MUHINDO
Représentant Région Grands Lacs et Afrique Centrale
