Trocaire: Un Auditeur des comptes pour Bunia

Contexte 

Trócaire est l’organisation officielle de l’Eglise Catholique en Irlande pour le développement outre-mer créé par les évêques catholiques d’Irlande en 1973. Elle opère en République Démocratique du Congo depuis 2008.

Depuis 2015, Trócaire a résolu de concentrer graduellement toutes ses interventions en Province de l’Ituri dans le but de mettre en place un Programme Intégré de résilience communautaire, composé de 3 sous composantes (Humanitaire, Gouvernance et genre et Moyen d’existence durable) et se focalise pour le moment dans les territoires de Djugu, Mambasa et Sud Irumu et devrait s’étendre en fonction des résultats et impacts dans les autres territoires de la province.

C’est dans cette perspective que Trocaire RDC  a négocié et obtenu un financement complémentaires de 4 ans de la Suède à travers son Ambassade de Kinshasa, pour exécuter le projet de « Consolidation de la paix afin de rendre les communautés résilientes et soucieuses de l'égalité de genre dans la province d’Ituri, en République Démocratique du Congo» pour accompagner les communautés de Djugu et Mambasa à disposer de ressources pour renforcer leur résilience et d’améliorer leurs conditions socio-économiques.

Portée de la mission

Effectuer l’audit annuel du programme de Trócaire mise en œuvre par  7 partenaires sous financé par l’Ambassade de Suède dans les territoires de Mambasa et Djugu ainsi que sur les coûts réalisés par Trocaire, couvrant une période d’une année (allant du 1er Septembre 2018 au 31 Aout 2019).

L'auditeur devra concevoir et réaliser son programme de travail de vérification conformément à l'objectif et à la portée de cet engagement et aux procédures à suivre comme indiqué ci-dessous.

Lors de l'exécution de ces procédures, l'auditeur pourra appliquer des techniques telles que recherche et analyse, (recalcule, comparaison, autres vérifications d'exactitude, observation, inspection des dossiers et des documents, inspection des biens et obtention des confirmations.

L'auditeur obtiendra des éléments probants suffisants et appropriés de ces procédures pour pouvoir établir un rapport de constatations factuelles. À cette fin, l'auditeur peut se référer aux indications fournies par la norme internationale d'audit 500 «éléments de preuve d'audit» et, en particulier, aux paragraphes relatifs aux «éléments probants suffisants et appropriés». L'auditeur fait preuve de jugement professionnel quant aux preuves de vérification appropriées et suffisantes lorsqu'il estime que les directives fournies par la norme ISA 500, les termes et conditions de l'accord de subvention et les termes de référence pour cette mission ne sont pas suffisants.

L'audit devra être effectué au bureau de Trocaire à Bunia où la comptabilité du projet est faite  ainsi qu’auprès des bureaux des partenaires localisés respectivement à Mambasa (CVAP et PADIP) et à Bunia (CARS, CDJP, PNA, FOMI, FECONDE). Ils compileront tous les documents justificatifs de Trocaire ainsi que ceux des partenaires  pour préparer la vérification.

En règle générale, l’audit de ce projet sera fait annuellement.

Objectif du Contrat d’audit

Conformément au contrat signé pour l’execution de ce projet qui constitue la base juridique du projet susmentionné, ce contrat d'audit a pour objet de fournir à l’Ambassade de la Suède et à Trocaire ainsi que les partenaires de mise en oeuvre, une preuve objective de l'utilisation conforme et correcte des fonds mis à la disposition du projet, basée avant tout sur un examen approfondi de tous les comptes.

Principales tâches du cabinet d'audit

L'affectation de l'auditeur comprend les tâches suivantes:

Examiner la pertinence des opérations comptables du projet et leur conformité avec le contrat de projet dans toutes ses parties ainsi qu'avec les réglementations nationales pertinentes;
 Examiner les outils et les procédures du contrôle interne;
Examiner le compte bancaire ouvert spécialement et exclusivement pour le projet, et tout autre compte bancaire du projet qui pourrait être nécessaire;
Examiner si la ou les personnes jouissant du pouvoir de disposition sur le compte bancaire du projet sont les mêmes ou parmi celles officiellement autorisées à représenter le Titulaire légal du projet ;
Examiner s'il y a eu des changements concernant le personnel autorisé à représenter le Titulaire légal du projet;
Examiner toutes les opérations de décaissement entrants y compris en particulier l'exactitude et l'exhaustivité des registres et des preuves des transactions d'échange effectuées à partir de devises étrangères dans la monnaie nationale ;
Examiner les divers comptes de comptabilité du projet avec leurs pièces justificatives des recettes et des paiements dans la monnaie nationale; vérifier si une distinction claire a été maintenue entre les montants réellement versés au moment de la fin de la période comptable et les paiements non encore effectués mais à comptabiliser en tant que dépenses pour la même période sur la base des obligations encourues (paiements selon un compte des recettes et des paiements par opposition aux dépenses selon le concept de la comptabilité d'exercice);
Examiner si les contributions locales et / ou tierces à fournir dans le cadre du projet ont effectivement été reçues, dûment inscrites dans les livres, et correctement utilisées pour le financement des dépenses du projet; vérifier les informations sur les recettes qui étaient dues mais qui ont effectivement été reçues après la fin de la période considérée des contributions locales et des contributions de tiers, le cas échéant; quant à la contribution locale, seules celles qui sont faites en termes monétaires devraient être indiquées. Lorsque des contributions non monétaires (par exemple du travail bénévole, des contributions en nature) ont été fournies, celles-ci devraient être indiquées séparément;
Examiner si les décaissements de l’ambassade de Suède et /ou de toute tierce partie ont eu un intérêt sur le crédit et, dans l'affirmative, si l'intérêt ainsi gagné a été correctement utilisé pour le financement des dépenses du projet ;
Si des immeubles ont été achetés ou des bâtiments érigés dans le cadre du projet, examiner la preuve de la propriété ou du droit de disposition et déterminer si des charges ou des obligations envers des tiers ont été créées ; aussi, d'examiner si elles sont utilisées pour le but du projet auquel elles étaient destinées ;
Examiner si des réserves ont été créées à partir de fonds déboursés et, dans l'affirmative, si le consentement de l’Ambassade de Suède a été obtenu ; examiner à l'achèvement du projet si ces réserves ont été dissoutes et dûment utilisées aux fins du projet ;

Examiner si des dépréciations ou des coûts imputés, qui ne sont pas des paiements réels au sens d'un compte de recettes et de paiements, ont été inclus par erreur dans les états des recettes et des paiements soumis à l’Ambassade de Suède ;
Examiner les bordereaux de salaires et les listes des honoraires versés aux personnels pour vérifier qu'ils sont conformes au contrat de projet, aux contrats de travail et autres contrats de frais conclus ainsi qu'aux règles relatives au paiement des impôts et des cotisations de sécurité sociale ;
Dans le cas de formation, examiner les factures, reçus (couvrant les honoraires professionnels, la nourriture, l'hébergement, le transport, etc.) ainsi que les listes des participants ;
Examiner si les fonds approuvés pour le projet ont été utilisés dans les délais prévus (quatre mois dans le cas des pays étrangers non européens / six semaines dans la zone SEPA1);
Déclaration concernant les points susmentionnés qui ont été examinés individuellement et sur lesquels des énoncés ont été faits concernant le non-respect des règlements et des exigences stipulés dans le contrat de projet.
Vérifiez si les gains / pertes de change sont présentés séparément dans le rapport financier ainsi que conformément à ce qui est prévu dans l'accord, y compris les annexes et les principes comptables de Trócaire.
Suivre si les partenaires de mise en œuvre ont adhéré aux directive/procédures de Trócaire en matière de passation de marchés ou selon les conditions générales de l’accord.

Calendrier  

Activité

Date

Lancement appel d’offre et réception des candidatures

Du 24 Aout au 06 Septembre 2019

Dépouillement et sélection du prestataire

Du 09 au 13 Septembre 2019

Signature du Contrat de prestation des services

Le 16 Septembre 2019

Mission d’audit

Du 18 Septembre au 05 Octobre 2019

Production Rapport Draft 1

Du 07 au 11 Octobre 2019

Production du Rapport Final Approuvé par Trocaire

15 Octobre 2019

Eléments exigés dans le Rapport d’audit

Le rapport d'audit écrit doit inclure les éléments suivants:

Une déclaration expliquant les critères et la portée ainsi que la durée et le lieu de l'audit effectué;
Déclaration quant aux écarts, le cas échéant;
Calendrier des recettes et des paiements vérifiés: montrer le solde initial plus tous les reçus obtenus détaillés conformément à la section,

Plan de financement du contrat de projet, ainsi que les intérêts de crédit acquis, le cas échéant, des dons imprévus, etc. les paiements doivent être détaillés selon la ventilation détaillée du plan des coûts (Annexe au contrat de projet) ou, si cela n'a pas été fourni, conformément à la section
Plan des coûts du contrat de projet; le solde final doit être consolidé;
Déclaration quant à la conformité et exactitude de comptabilité;
Déclaration concernant la conformité au contrat de projet dans toutes ses parties, ainsi que la conformité ou l'écart avec les recommandations des rapports d'audit précédents, le cas échéant; déclaration à l'effet que toutes les recettes et les paiements se rapportent correctement au projet (ou ne le sont pas), et sont (ou ne sont pas) corrects en ce qui concerne les calculs impliqués.

Expertise requise et documents à soumettre par les consultants potentiels

La présente mission d’audit sera exclusivement exécutée par un cabinet d’audit remplissant les conditions ci-après :

Etre un bureau de renommée professionnelle (internationale ou nationale) dans le domaine des audits,
Disposer d’une expérience prouvée dans  l’audit des projets et l’élaboration du manuel des procédures pour des Organisation sans but lucratif (Expérience de 5 ans minimum) ;
Avoir le personnel professionnel, expérimenté et qualifié dans le domaine de l’audit ;
Avoir une maîtrise parfaite dans l’exploitation des logiciels standards et comptable ;
Expérience du contexte et de la vérification des comptes des asbl ;
La taille et structure organisationnelle du cabinet d'audit ;
L’approche méthodologique proposée par le cabinet ainsi que les innovations en termes de valeur ajoutée sur le travail à effectuer ;
Un calendrier proposé pour le travail sur le terrain et le rapport final ;
Une proposition financière pour la période sous examen ;
Un descriptif des taux de facturation et les procédures pour les questions techniques qui pourraient survenir au cours de la prestation ;
Présenter le nom de la structure, du responsable de l'audit et du personnel de terrain qui seront affectés à l’audit ;
Références et coordonnées d'autres organisations du même domaine déjà auditées.

Partenaires à auditer

PARTENAIRE

SIGLE

LIEU DE BUREAU

1

Club des Volontaires pour l’Appui aux Peuples Autochtones

CVAP

Mambasa

2

Cadre d’Appui pour la Reherche des Solutions

CARS

Bunia

3

Commission Diocésaine Justice et Paix

CDJP

Bunia

4

Femmes Congolaises pour le Développement

FECONDE

Bunia

5

Forum des Mamans de l’Ituri

FOMI

Bunia

6

Programme d’Appui pour le Développement Intégré du Paysan

PADIP

Bunia

7

Programme Nourriture d’Abord

PNA

Mambasa

8

TROCAIRE

Bunia

Montant total à auditer pour l’année 1 du projet :

SEK 13.000.000 (Couronnes suédoises Treize millions) soit

USD 1.476.918,67 (Dollars Américains Un million quatre cent soixante-seize mille neuf cent dix-huit et soixante-sept centimes).

Date limite de dépôt

Les dossiers devront être envoyées par e-mail à [email protected], [email protected], [email protected] au plus tard le 06 Septembre 2019 à 17h00.

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