Durée : 12 mois renouvelables (Avec une période probatoire)
Location: Beni, Nord Kivu, RD Congo
Description
But d’Oxfam: Travailler en partenariat avec les autres pour vaincre la pauvreté et la souffrance.
But du Poste: Le rôle du Log Manager est de donner un appui efficace aux équipes et de gérer le département de logistique d’Oxfam GB Beni. Il coordonne les services des approvisionnements et assure que les procédures sont respectées et comprises. Il améliore l’application des méthodes de travail à travers les formations, une communication continue et le développement des équipes. Le tenant du poste est le point focal dans la gestion de la sécurité de la base et des bases d’Oxfam GB dans le Grand Nord.
Reporting lines:
Rapporte à : Gestionnaire de programme de Beni, avec lien de gestion matricielle du Coordonnateur national de la Logistique.
Staff qui rapporte à ce poste: le logisticien de terrain, le logisticien assistant chargé des achats, et le logisticien assistant chargé des magasins.
Niveau du Poste: National C2 , salaire :$ 22.830,00 par an.
Responsabilités budgétaires: responsabilité budgétaire sur délégation du Programme Manager sur les lignes logistique.
I. Responsabilités générales
Le logistic Manager est responsable de la gestion de toutes les fonctions de la gestion logistique. Ceci inclus la gestion des ressources humaines, les approvisionnements, les transports, la communication et sécurité, les entrepôts, les immobiliers, ainsi que la maintenance des résidences et du bureau.
II. Responsabilités Clé:
a. Gestion et procédures
- Organiser les activités logistiques et d’approvisionnement pour le bureau de Beni en accord avec les principes et la politique d’Oxfam GB ainsi que les procédures spécifiques à la RDC.
- Recommander et conseiller sur toute amélioration ou changement des dites procédures en vue d’optimiser la gestion adaptée au contexte local.
- Mettre en place des systèmes d’informations pour le suivi de toutes les activités logistiques (de la demande de cotation à la livraison) à tous les intéressés dans le processus notamment les agents de soutien du bureau de Beni et le staff du programme …
- En particulier, s’assurer que les rapports logistiques sont de haut niveau, produit à temps selon le calendrier ad hoc.
- Etablir et maintenir de bons contacts avec les autres bureau d’Oxfam GB, les bureaux du Gouvernement de la RDC qui concernent la logistique ( Agents de douanes etc..) e les autres ONG et agences des Nations unies
- S’assurer que le département logistique est à l’abri de la fraude ou toute autre tactique pouvant être jugée frauduleuse, et pouvant nuire à l’image de l’organisation. Il faut noter que les bureaux OXFAM GB visent d’être « fraud-free Zones »
b. Approvisionnement, entreposage et distribution
- Coordonner la réception et la sortie des marchandises et des fournitures du stock, s’assurer qu’un un rapport de stock clair et concis est produit chaque mois.
- Coordonner les besoins d’emmagasinage à court et à long terme en accord avec le volume des besoins déterminés par le programme. Suppléer aux besoins d’emmagasinage selon le volume et les besoins.
- Achats : Mettre en application tous les systèmes d’informations/données nécessaires à une bonne et transparente de la gestion du département Logistique. (demande de cotation, réquisitions, Bon de Commande, factures pro forma, appels d’offres, manifestes etc.)
- S’assurer que les contrats sont négociés en accord avec la politique d’Oxfam GB et sont présentés dans le format convenu pour leurs autorisations.
- Identifier les services d’agents de douanes compétents pour assurer le dédouanement rapide et efficace de toutes les fournitures d’Oxfam GB quand cela est nécessaire.
- S’assurer que le paiement de toutes les marchandises et services rendus est fait à temps, en coordination avec les Managers de Budget et le département des Finances.
- Coordonner toutes les activités logistiques et d’approvisionnement avec les autres départements du bureau de Beni et à travers les autres bureaux des projets (Finance, équipe de soutien du bureau, équipe de gestion, bureaux de coordination etc)
- S’assurer de la meilleure utilisation des ressources des bureaux et des sites des projets, en l’occurrence le temps du staff, l’utilisation des véhicules, et d’autres équipements;
- S’asurer que les assets d’Oxfam et les étiqueter selon la politique financière et logistique d’Oxfam et garder en esprit les exigences des bailleurs des fonds en la matière.
- Maintenir un système de traçage des assets et le mettre à jour comme il se doit.
- Arranger en collaboration avec le département des finances et le responsable de budget, les assets à disposer selon la politique des finances et de la logistique d’Oxfam et selon les exigences contractuelles du bailleur.
c. Gestion du Charroi
- Coordonner la gestion du charroi automobile en s’assurant que les véhicules sont maintenus en condition optimale et sont utilisés économiquement (particulièrement à la surveillance de la consommation de carburant des véhicules d’Oxfam GB) .
- Maintenir une vue d’ensemble des besoins d’entretien des véhicules, et des fournisseurs qualifiés pour rendre ces services etc. Etablir et maintenir des procédures adéquates pour assurer la qualité de ces services.
d. Gestion du personnel
- Gérer l’équipe logistique en accord avec les standards d’Oxfam GB
- S’assurer que chaque agent étant sous sa responsabilité a des objectifs et une description des tâches clairement définies
- Effectuer à temps l’évaluation des performances des agents étant sous sa responsabilité
- Recruter, instruire et diriger le personnel de logistique, ceci inclus le suivi et planning des congés
- Infliger les sanctions et mesures disciplinaires, ceci inclus aussi la conduite des investigations quand c’est nécessaire
- Mettre sur pied un plan de développement de l’équipe
- Soutenir les membres de l’équipe logistique et programme en organisant des évènements tels que les ateliers de formation et vulgarisation des procédures etc.
- Participer aux évaluations des besoins pour le développement des propositions, évaluations des programmes et assurer la supervision de terrain pour garantir la qualité des services et renforcer les capacités du staff de terrain
e. Développement de l’équipe et du programme
f. Gestion de la sécurité et communication
- Aider à la gestion de la sécurité du programme et de sous bases. S’assurer qu’une analyse est faite et une base de données sécurité est maintenue.
- Assurer que les équipements de communication sont fonctionnels, et bien utilisés
g. Autres
- Être responsable de tous autres besoins logistiques qui peuvent survenir du programme supporté par le bureau de Kinshasa.
- Accomplir toutes autres tâches déléguées par le chef hiérarchique
III. Compétences
Essentielles
- Diplôme supérieur dans un domaine apparenté à la logistique ou expérience équivalente
- 5 ans d’expérience dans les domaines de la logistique combinant l’expertise/ou responsabilités mentionnés plus haut (Gestion, approvisionnement, gestion du charroi, gestion de l’équipe, Gestion de la communication)
- Tact et diplomatie, fin négociateur
- Grandes capacités et compétence de gestion et de motiver une équipe
- Capacité de travailler dans un contexte de sécurité changeant, et de prendre des décisions conséquentes affectant l’équipe
- Capacité de travailler sous pression et s’adapter aux besoins de terrain changeant
- Ecrire et parler correctement le Français, avec un niveau de travail acceptable en Anglais
- Une maîtrise des logiciels de gestion logistique
- L’honnêteté et l’intégrité sont difficiles à mesurer mais essentielles pour ce poste
- Capacité et volonté de développer les autres membres de l’équipe
- Connaissance du Swahili et du contexte de la région
Désirable
Autres
- Une sympathie à la vision, mission et objectifs d’Oxfam GB
- Sensitivité culturelle, acquis aux valeurs de promotion du genre et de la diversité
Avoir un engagement aux principes et à l’action humanitaire.
IV. Contenu du dossier
- Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre
Un CV a jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus
- récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
- Photocopie du ou diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
- La copie de la carte de demandeurs d’emploi délivré par l’ONEM (pour les chômeurs).
Les candidats de Goma, Bukavu, Bunia, Mbandaka, Uvira, Kinshasa et autres villes du pays doivent être envoyées a l’adresse e-mail ci après : [email protected]. celles de Beni déposées au bureau d’Oxfam GB sis au no 7 avenue Mobesu à Matonge commune Mulekera au plus tard le 20 février 2011 a 16h00.
Préciser votre adresse e-mail et votre No de téléphone ;
Seul(e) les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.
Ce poste est ouvert aux candidatures internes et externes.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
La représentation d’Oxfam GB en RDC
