Description du poste
Département: Administration-Ressources Humaines
Lieu d’affectation: Bukavu
Catégorie salariale: VII-1
Superviseur: Coordinateur Administration et Ressources Humaines
Le/la gestionnaire de l’Administration supervise toute la fonction Administration. Il/elle assure sa conformité avec les lois congolaises en la matière et les politiques de l’IRC et les procédures administratives. Il/elle rapporte mensuellement sur l’état des RH dans sa province et gère l’administration du personnel international. Il/elle supervise l’équipe RH du bureau.
La position rapporte au Coordinateur Provincial des Ressources Humaines et de l’Administration (CPARH) de l’IRC au Sud-Kivu.
1. Responsabilités
Supervision et Gestion du personnel:
- Supervise l’Intendant (responsable direct de l’équipe du staff domestique) et la Commis à l’Administration & Réceptionniste.
- Il supervise techniquement l’Assistant Administratif de Minembwe-Itombwe
- Assurer l’évaluation du personnel de son secteur
Gestion Administratives:
- Gestion contrats baux des maisons IRC: Mettre en place un système de suivi et de gestion des maisons IRC dans les différents sites ;
- Faire le suivi et initier le payement de l’assurance incendie pour toutes les maisons ;
- Appuyer l’intendant dans la mise en place d’un système adéquat de gestion des compounds de l’IRC : propreté, maintenance des installations, renouvellement et remplacement des équipements, etc.
- Etablissement des contrats de service avec tiers : collaborer avec les coordinations des départements dans l’élaboration des contrats de services avec les tiers en s’assurant du respect des formats standards revus par l’Avocat Conseil ; tenir à jour le stock des modèles standards.
- Gestion des soins médicaux et de la politique médicale ;
- Coordination des visites/accueils dans la province : récolter les informations relatives à l’arrivée de visiteurs (date arrivée et date départ) afin de coordonner leur logement dans les maisons IRC et dans les hôtels.
- Faciliter l’organisation des formations, ateliers, séminaires : contact avec les partenaires offrant le cadre de travail – établissement et signature des conventions de services ; paiement factures ;
- Organiser le classement des documents administratifs ainsi que les archives : organiser un système facile et adéquat de classement des documents du département Admin-RH
- Suivi des présences et absences du staff national.
- Gestion du travail des journaliers : appuyer l’intendant dans l’organisation, le payement et le respect des règles régissant les travailleurs journaliers.
- Tenir et mettre à jour la liste des litiges entre IRC et les tiers
- Appui Technique à l’Administration de Minembwe :
- Elaboration des cartes de service pour les agents et cartes de visite : Récolter, vérifier conformité et classer les feuilles de présence (timesheet) du personnel expatrié chaque le 5 du mois. Mettre à jour une fiche de suivi (tracking sheet) de remise des feuilles de présence
Représentation :
1. Participer aux réunions des Administrateurs du Collectif des ONGIs du Sud-Kivu et en établir un rapport.
2. Connexion avec les Services publics de l’Etat (DGI, PTT, SONAS, Division du Travail,…)
Finance:
- Prévoir les dépenses administratives du service administratif à présenter au CPARH (initier les PR/Demandes d’Achats) et veiller aux paiements conformément aux conditions des contrats, dans le délai légal.
- Déclarer les impôts (IRL, IPR temporaires, précompte BIC) et les sommes versées aux tiers dans le délai légal ;
- Payer les taxes dues par l’IRC aux différents services de l’Etat : PTT, DGRAD, SONAS, Hydrocarbures, ANR, RENATELSAT,….) ;
- Projection mensuel des dépenses du Département Admin-RH : en collaboration avec le CPARH, faire la projection mensuelle des dépenses du département.
Général:
S’engage à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire ;
S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail ;
Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.
III. Profil requis
- Diplôme universitaire ou équivalent en administration, gestion administrative ou équivalent;
- 2 années au moins d’expérience progressive en gestion générale administration;
- Expérience préalable en gestion du personnel
- Excellent niveau de français écrit et oral ; connaissance de l’anglais écrit et oral ;
- Solide compétence informatique sur la suite MS Office : la connaissance de systèmes d’information administrative est un atout ;
- Capacité démontrée de gestion efficace des fonctions administratives et de gestion d’une équipe ;
- Bonne capacité d’organisation et de prise d’initiative et de gestion des priorités sous pression des programmes et des opérations.
A compétences égales, les candidatures féminines seront privilégiées.
IV. Présentation du dossier :
- Lettre de demande d’emploi/motivation
- Résumé/CV à jour avec les noms de trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique)
- Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations, copie d’une pièce d’identité.
- Copie de la carte de chômeur (pour candidat sans emploi)
- Marquez sur l’enveloppe le code du poste : Gestionnaire Administration-BKV
- Par courriel, veuillez mentionner le code du poste comme objet du message : Gestionnaire-Admin-BKV
Dépôt de candidatures: Bureau IRC Bukavu ou par courriel à l’adresse suivante: [email protected]
