Avis De Recrutement N° Cag/Msp/Daf/07/1011
- Titre du poste : Réceptionniste
- Lieu : Kinshasa
- Durée : 3 ans renouvelables
- Titre de Superviseur : Chargé de l’Administration & Finances
1. Contexte
La soumission de la RDC au 8e Round du Fonds Mondial pour la lutte contre le VIH/Sida, la Tuberculose et le Paludisme a été acceptée en octobre 2008. Le Ministère de la Santé Publique (MSP) a été choisi par le CCM comme Principal Récipiendaire (PR) pour le volet médical des interventions et la société civile pour le volet communautaire. Pour bien jouer son rôle de PR, en application des directives du Fonds Mondial, le Ministère de la Santé a mis en place une Cellule d’Appui et de Gestion (CAG) par arrêté ministériel et une équipe provisoire a été identifiée pour lui permettre de s’assumer efficacement.
Cette cellule est déjà opérationnelle et a pour mission :
- La gestion programmatique : planification, mise en œuvre, suivi & évaluation, coordination, gestion des approvisionnements et des stocks, formation ;
- La gestion financière à travers l’Agence de Gestion Fiduciaire ;
- La passation des marchés ;
- L’appui aux programmes et Directions du Ministère de la Santé Publique.
En plus de la gestion programmatique des projets financés par le Fonds Mondial, les autres financements sectoriels seront gérés par le même mécanisme du MSP.
Au vu de ce qui précède, il y a nécessité impérieuse pour un rendement optimal de la CAG de pouvoir recruter une équipe définitive, compétitive, dotée des moyens de travail efficaces et ce, en conformité avec le manuel des procédures de la CAG.
Cette équipe définitive va bénéficier de l’appui des partenaires au développement et de la dévolution de la part du PNUD/Fonds Mondial.
Ce recrutement constitue donc la 3e phase du processus qui aura pour issue la mise en place de l’équipe définitive de la Cellule d’Appui et de Gestion dont le profil des animateurs se trouve énoncé dans les différents termes de référence.
2. Termes de référence
Fonctions principales
- Sous la supervision du Chargé de l’Administration et finances, le commis à la réception aura la responsabilité de la réception des courriers, des visiteurs et des appels.
Tâches :
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements courantes ;
- Tenir à jour un registre journalier des appels de service ;
- Recevoir les visiteurs et les orienter suivant les destinations indiquées ;
- Tenir à jour le registre des visiteurs ;
- Réception, expédition et enregistrement du courrier dans les registres (entrées et sorties)
- Tenir à jour les registres de correspondances entrées et sorties
- Participer à la préparation des réunions au sein ou à l’extérieur du Bureau en assurant le protocole des participants ;
- Photocopier les documents et l’inscription dans le registre des photocopies ;
- Assurer le pointage du staff et transmission du « Registre de pointages » au Chargé de l’Administration et finances ;
- Assurer la reliure des documents ;
- Concevoir et proposer de nouvelles approches dans le cadre de son travail ;
- Effectuer toute autre tâche lui demandée par la hiérarchie ;
3. Qualifications requises
- Être de nationalité congolaise ;
- Avoir au minimum un Diplôme d’Etat d’une façon générale et en Hôtellerie, hôtesse d’accueil, Secrétariat, communication un atout ;
- Avoir une expérience d’au moins trois ans à une fonction similaire ;
- Avoir des connaissances en informatique ;
- Être apte à travailler en équipe et sous pression ;
- Avoir une parfaite connaissance du français ;
- La connaissance pratique de l’anglais est un atout.
4. Aptitudes personnelles
- Sens de l’initiative et de l’anticipation ;
- Capacité à travailler en équipe, de diriger et de former le personnel ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Grande capacité d’accueil
- Capacité de communication
- Grande capacité de la tolérance
- Capacités de résoudre des problèmes.
5. Contenu du dossier de candidature
- Le dossier à déposer devra contenir les éléments suivants :
- Un CV actualisé ;
- Trois références avec numéros de téléphone et adresses email ;
- Une lettre de motivation ;
- Photocopies des diplômes ;
- Photocopies de certificats de services ou autres documents jugés nécessaires.
6. Lieu de dépôt du dossier
- Le dossier de candidature est à déposer, sous pli fermé, avec mention du poste désiré au Secrétariat de la Cellule d’Appui et de Gestion (CAG) dans le Complexe PNMLS au croisement Boulevard Triomphal et Avenue de la Libération (ex. 24 novembre).
7. Date limite de dépôt du dossier
La date limite de dépôt de dossier est fixée au 30 juillet 2011 à 10h00, heures de Kinshasa.
