ITA: assistant du programme

• Titre du poste : Assistant du Programme
• Type de contrat: Contrat à durée déterminée d’une année avec      possibilité de renouvellement
• Lieu d’affectation  : Kinshasa
• Date d’entrée en fonction : 12 septembre 2011

L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) dont le siège est situé à Ibadan au Nigéria est l’un des centres du Groupe Consultatif International pour la Recherche Agricole (CGIAR). Il a pour mission la recherche des solutions contre la faim et la pauvreté et aussi la recherche de développement des technologies pour réduire les risques aux producteurs et consommateurs, l’augmentation de la production locale et l’accroissement des revenus.

Contexte

IITA lance cet avis de recrutement dans le cadre de son partenariat avec l’Institut International des Recherches sur les Politiques Alimentaires (IFPRI) dont les domaines d’intervention en RD Congo portent sur le renforcement des capacités des partenaires, la recherche et la communication en matière des politiques, la recherche pour la réduction de la pauvreté et le développement du monde rural, l’amélioration de la sécurité alimentaire et l’amorce de la croissance du secteur agricole.

IITA-IFPRI cherche un(e) candidat(e) qualifié(e) pour le poste d’Assistant(e) du Programme dans sa division de Stratégie de Développement et de Gouvernance (DSG).

Description du poste

Sous la supervision directe du Représentant de IFPRI-RDC, l’Assistant du Programme sera en charge des toutes les taches administratives et financières du bureau.  Plus précisément, l’Assistant(e) du Programme s’occupera de:

• Préparatifs de voyages: il/elle assistera le personnel du bureau dans la préparation de leurs voyages domestiques et à l’étranger. A cet effet, Il/Elle remplira les formulaires de préparation de voyage, les formulaires de demande de visa, sollicitera les itinéraires ainsi que l’établissement des billets des voyages, introduira les requêtes pour les avances pour les voyages, et préparera les rapports des dépenses de voyages à introduire dans les rapports sur les dépenses du bureau.
• Préparatifs des visites officielles et celles du personnel de l’IFPRI: Réservations de bureaux et hôtels; et la prise en charge éventuelle des visiteurs de l’aéroport à l’hôtel et l’hôtel à l’aéroport.
• Préparatifs des réunions, ateliers, et formations: Réservations des lieux/salles, préparation de matériels de réunions et de présentations, et la prise en charge de la restauration des participants.  Aussi, il/elle devra prendre en charge tous les aspects logistiques et financiers de ces réunions, ateliers, et mêmes les cours de formation et les projets collaboratifs de recherche.
• Gestion des fournitures de bureau: il maintiendra un approvisionnement adéquat des articles habituellement utilisés/demandés au bureau. Il/elle fera régulièrement l’inventaire des fournitures de bureau.
• Assistance au Centre de Services qui inclut entre autre les services ci-après:
• Photocopies/Impressions/scannage des documents
• Bibliothèque/publications — demandes des documents de travail (discussion papers), revues scientifiques, etc… à arranger avec la bibliothèque du siège d’IFPRI et/ou la Division de Communication.
• Approvisionnement adéquat et ordonné des consommables des imprimantes,  photocopieuses, et autre machines
• Assurance adéquat du service café.
• * Maintenance du calendrier du bureau: gestion des horaires quotidiens, du calendrier des voyages, et l’organisation des rendez-vous du programme.
• Organisation des rendez-vous et gestion des correspondances.
• Coordination des soumissions pour diffusion dans les supports d’IFPRI tel que le Weekly News/Inside: Recueil des informations pertinentes sur les recherches, réunions, visites, voyages, et publications; et communication de ces informations au siège de IFPRI.
•  Maintenance des dossiers de bureau: tenue des dossiers en papier et électroniques, système de classement, et le système d’appui.
• Chrono/dossiers individuels pour les emails en partance
• Contrats, projets et contrats des recherches avec les collaborateurs.  Maintenance d’une base de données sur les contrats ainsi que les résultats attendus.
• Rapports sur les dépenses de voyage et les avis sur les remboursements.
• Rapports sur les dépenses du bureau

Coordination logistique du bureau:

• Coordination de l’approvisionnement en biens et services
• Préparation et révision des documents financiers, y compris les budgets mensuels, réquisitions d’achats, rapports financiers mensuels, et déplacements/voyage de retraite, ainsi que les analyses financières.
• Amélioration des opérations du bureau à travers l’identification et la mise en place des procédures, modèles, et structures nécessaires

Prise en charge d’autres tâches selon les besoins du bureau.

• Qualification requise et exigences du poste
• Le candidat, de nationalité congolaise, devra remplir les conditions ci-après :
• Etre titulaire d’au moins une Licence (Baccalauréat/Humanités + 5) en Sciences Economiques, Gestion, Comptabilité, ou équivalent;
• Avoir une expérience professionnelle éprouvée d’au moins 3 ans dans un poste similaire dans une entreprise ou un projet de préférence financé par les bailleurs internationaux;
• Maîtriser très bien la grammaire et la rédaction/composition en Anglais et en Français, et avoir des compétences dans la correction des épreuves;
• Faire attention aux détails et avoir la capacité de poursuivre des tâches jusqu’au bout ;
• Capacité de gérer de multiples activités en même temps et hiérarchiser les tâches avec un minimum de supervision;
• Capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;
• Capacité de garder les secrets professionnels et de gérer les budgets des projets et les contrats ;
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook exigée. Connaissance de Microsoft Access désirée ;
• Accepter le cas échéant de travailler sous pression.

Composition du dossier et dépôt des candidatures

Les dossiers seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation, d’un cv actualisé avec trois personnes de référence+leurs contacts et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi à adresser à l’attention de Mr. L’Administrateur de IITA/RDC sous plis fermé avec mention « confidentiel » à déposer au plus tard le 02 septembre 2011 à 16 heures au n° 4163, avenue Haut-Congo dans la commune de la Gombe non loin de la Direction générale des impôts ; ou par courriel à l’adresse suivante [email protected]

N.B. Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour le test et l’interview. Candidats non qualifiés et ne remplissant pas les conditions ci-dessus s’abstenir svp.
Fait à Kinshasa, le 19 août 2011