- Fonction: Assistant Administratif et Financier
- Objectif du Projet: Vise la promotion et le renforcement de la Justice en République Démocratique du Congo
- Nom du Projet : “ProJustice” Rends compte au: Directeur Financier
- Type du contrat: A durée déterminée (1 an renouvelable)
- Lieu de prestation: Bandundu
DPK Consulting cherche à recruter un Assistant Administratif (ve) et Financier (ère) pour son bureau de Bandundu et rendra compte au Gestionnaire Financier du Projet. Il (elle) collaborera étroitement avec le Coordonateur des Juridictions et Offices pilotes de bureau provincial.
Responsabilités principales
L’Assistant Administratif et Financier est responsable du bon fonctionnement de la comptabilité et des finances dans le bureau provincial de Bandundu. Il doit préparer et soumettre en temps opportun le rapport financier mensuel et les états de rapprochement bancaire au Directeur Financier basé à Kinshasa.
Tâches principales:
- Connaître parfaitement les procédures comptables et financières, le plan de comptes et les lignes budgétaires de l’employeur;
- Vérifier les données comptables par rapport à la documentation de support ;
- Préparer et soumettre régulièrement les journaux électroniques sur Excel au Directeur Financier pour clôturer le mois à temps;
- Préparer régulièrement les entrées comptables de corrections ;
- Signer comme vérificateur sur les demandes d’achats, les analyses de cotation et les demandes de paiement, faire le contrôle sur place auprès des fournisseurs sur les cotations reçues;
- Préparer les réconciliations bancaires des comptes en USD et fournir les explications claires là où il y a des différences entre les livres de caisse et le système;
- Soutenir techniquement le Coordonateur des Juridictions et Offices Pilotes et les membres des autres volets;
- Gérer les fonds de la caisse et les fonds en banque ;
- Vérifier la caisse et établir quotidiennement à la fin de la journée un rapport de billetage sous la supervision du Gestionnaire de Bureau provincial;
- Réviser et vérifier avec le Gestionnaire du Bureau que toutes les transactions chargées aux projets sont conformes en termes de codes comptables et lignes budgétaires ;
- S’assurer que tous les changements et corrections de transactions nécessaires ou suggérés par le Gestionnaire de Bureau sont effectués correctement par des entrées de journaux dans les délais requis ;
- S’assurer que la documentation validant les entrées comptables est appropriée, préparée et conserver selon les exigences de l’Employeur ;
- Elaborer la projection financière au plus tard le 25 de chaque mois et le soumettre au Directeur Financier pour revue ;
- Accomplir toute autre tâche des domaines comptable et financier demandé par un superviseur.
- Ses Tâches Administratives incluent entre autres:
- Fournir l’assistance technique à son Coordonnateur des Juridictions et Offices pilotes de ProJustice œuvrant sur le terrain, dans la réalisation de ses tâches administratives, selon le besoin ou l’exigence;
- Accomplir des tâches générales de bureaucratie (la Photocopie, la télécopie, l’expédition de correspondance par courriel ou par e-mail, et le classement des dossiers et correspondances);
- Assurer la maintenance des copies dures ainsi que du système de classement électronique des dossiers;
- Assurer la maintenance des traces des documents ou dossiers entrant et sortant;
- Assurer la mise à jour des listes des correspondances;
- Obtenir les devis relatifs aux différents processus d’achats amorcés par le Projet. Les devis/facture proforma devraient répondre aux exigences ou termes et conditions de passation du marché sous la direction directe du Directeur des Opérations du Projet;
- Assurer la coordination des activités organisées par des volets autres que le Volet 3;
- Assurer la collection et le classement des tous les comptes rendus des réunions;
- Fournir l’assistance logistique pour la bonne organisation des séminaires, ateliers et d’autres événements (rédaction des requêtes pour l’obtention des offres, location des matériels et d’équipement, réquisition des services d’interprète) pour les volets autres que le Volet 3;
- Assurer la production des copies, leur assemblage ainsi que la distribution des supports didactiques des réunions, ateliers, etc…. ;
- Assurer la coordination de voyage et de logement décent pour l’équipe de ProJustice en visite sur le terrain ou en mission de service;
- Assurer la tenue et la mise à jour de l’inventaire des biens du projet;
- Faire le suivi régulier des mouvements des appareils et équipements appartenant au projet (caméras, appareils photo, ordinateurs portables, téléphones fixes et cellulaires, etc …);
- Assurer la tenue et la mise à jour des calendriers des réunions;
- Accomplir d’autres tâches, telles que requises par la mise en œuvre des activités de ProJustice.
Qualifications:
- Un diplôme Universitaire en Sciences Financières, en Comptabilité ou en tout autre domaine connexe;
- Une expérience professionnelle avec des firmes Internationales ou avec des Projets financés par les bailleurs de fonds internationaux;
- La maitrise de la langue Française et l’usage de la langue Anglaise;
- Une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’Administration et des Finances;
- Une connaissance du logiciel MS Excel et du progiciel de la comptabilité ;
- La capacité d’accomplir des tâches dans les délais requis;
- La possession de la nationalité Congolaise.
Comment postuler?
Les candidats ou candidates intéressées sont appelées à soumettre leurs CV, lettres de motivation, leurs derniers bulletins de paie ainsi que trois références susceptibles de témoigner de leur professionnalisme à l’adresse suivante : [email protected] et [email protected].
Date limite d’envoi des candidatures: Le 2 septembre 2011.
