- Lieu de prestation: Kinshasa
- Durée de prestation: 1 an (Renouvelable)
- Début de la prestation: Septembre 2011
- Superviseur:Senior Regional HR Partner
I. Contexte
IRC est une organisation humanitaire internationale créée depuis 1933 qui a pour mission de servir les réfugiés et les communautés victimes de catastrophes naturelles, d’oppression, et de conflits à travers le monde. Représentée dans plus de 25 pays, IRC intervient en République Démocratique du Congo depuis 1996 ou elle exécute des projets d’urgence et de post-urgence dans les secteurs de soins de santé primaire et de santé de la reproduction, reconstruction, développement communautaire et gouvernance locale, réponse aux urgences, violences basées sur le genre (GBV), et éducation et protection des enfants et jeunes.
IRC recrute un consultant en administration avec objectif d’apporter un appui technique au Système existant, organiser et prendre en charge le travail administratif et de secrétariat de Direction, traduire les documents de service de l’Anglais en Français ou vice versa, appuyer le département des Ressources Humaines de la RDC dans le classement et la collecte des feuilles de présence du personnel expatrié.
II. Responsabilités
Secrétariat de direction en charge du Directeur Régional, du Senior Regional Advisor, du Directeur des Opérations, du Directeur des Programmes et enfin du Directeur des Finances
- Préparer les états des besoins, les demandes de voyage, les timesheets du staff de la direction.
- Assiste la Direction dans le suivi des procédures administrative.
- Prépare les correspondances de la Direction en français et (ou) en anglais.
- Préparer les mémos et communiqué internes en français et (ou) en anglais à la demande de la Direction Gère le signataire du Directeur Régional.
- Gérer l’agenda du Directeur Régional.
- Gérer la liste des contacts de la Direction, sur demande,envoie les rapports annuels, calendriers, informe les contacts des changements de personnel au sein de la Direction, et
- Organiser les réunions et les conférences de la Direction.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions et des conférences de la Direction.
- Préparer et commander les cartes de visites de la Direction.
- Assurer la réception et centralise les appels pour la Direction.
- Assurer le classement de la Direction.
Traduction
- Assurer la traduction de documents à usage interne ou de communication générale
- Coordonner la traduction des documents officiels, légaux ou techniques par l’intermédiaire des agences de traduction en ligne.
Administration du bureau
- Suivi des réquisitions de la direction.
- Réceptionner et distribuer les courriers de la direction et Prépare et envoie le courrier sortant des Ressources Humaines et de la direction.
- Gestion de la salle de conférence.
- Assurer le classement des Ressources Humaines
- Assurer la collecte, le suivi et le classement des timesheets du personnel international
Général
- S’engager à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire.
- S’engager à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
- Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.
III. Profil requis
- Formation commerciale ou administrative
- Excellent niveau d’anglais et de français écrit et oral
- Excellente capacité de rédaction
- Discrétion et orientation service
- Expérience de quelques années dans l’assistanat de direction
- Grande faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint) et des messageries électroniques (Outlook)
- Etre de nationalité congolaise.
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
Présentation du dossier :
- Lettre de demande d’emploi
- Résumé/CV à jour avec les noms de trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique)
- Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations, copie d’une pièce d’identité.
- Copie de la carte de chômeur (pour candidat sans emploi)
- Les candidatures seront adressées au bureau IRC Kinshasa située au N063, avenue Colonel Mondjiba, bâtiment COTEX à l’attention de la Senior Regional HR Partner ou par courriel à l’adresse suivante:
- [email protected]
- Veuillez mentionner le code du poste comme objet du message : SECDIR.
- Seuls les candidats ayant une résidence permanente à Kinshasa sont concernés.
- DATE DE LIMITE : 07 septembre 2011.
Ressources Humaines.
