Département : Administration& RH
Location : Kinshasa
Durée Contrat : Contrat initial de 12 mois (renouvelable)
Superviseur : Coordinateur Provincial Admin & Ress. Hum.- Provinces de l’Ouest
L’International Rescue Committee (IRC) cherche à engager un Gestionnaire Administratif (Administrative Manager) pour son bureau de Kinshasa.
I. Description du poste
L’Admin. Manager / Gestionnaire Administratif est en charge de la gestion du personnel expatrié en matière de visa, Intendance et de tous les employés de l’International Rescue Committee en matière de voyage. Il appui le département Administration en assurant la liaison entre le bureau et les administrations publiques en République Démocratique du Congo. Les responsabilités à ce poste impliquent un niveau minimum de supervision et l’employé est appelé à prendre un certain nombre de décision afin d’anticiper les situations pouvant mettre en difficulté les clients. Ce poste exige un niveau très élevé de diplomatie de façon à entretenir de contacts pouvant faciliter le travail.
II. Responsabilités
Visas
Responsable d’entreprendre les démarches pour l’obtention de visa pour tous les bureaux de l’IRC à travers la RDC et assure leur conformité légale (dates d’expiration, type de visa demandé, etc.). Selon le besoin, cette tache peut être accomplie par le Visa & Travel Officer.
S’assures que le Visa & Travel Officer tient à jour le tableau de suivi de validité de visa obtenu (VEO, VSR). Alerter les expatriés sur les dates d’expiration de ces visas.
Informer régulièrement, une fois la semaine tous les directeurs provinciaux et leurs adjoints avec copie aux expatriés ayant soumis leur demande de visa de l’état d’avancement de leur dossier auprès de la DGM.
Assurer que tous les documents nécessaires de demande pour tous les visas nécessaires à travers la RDC (visa d’établissement, visa entrée-sortie, visa à disposition transitoire, visa volant ; etc) sont récoltés à temps et soumis à la DGM avant l’expiration du délai légal de soumission ;
Travailler étroitement avec la DGM à Kinshasa, requérir les informations nécessaires actualisées comme demandé par les équipes de l’IRC;
Transmettre aux Provinces toutes les notes relatives aux procédures d’immigration en RDC.
Rappeler et mettre à jour régulièrement sur l’ensemble des règles et procédures d’obtention de visa
Organisation des voyages
Superviser les réservations pour les voyages du personnel basé à Kinshasa vers l’intérieur du pays et à l’étranger.
Assurer que le contrat avec les agences de voyages utilisés par l’IRC sont gérés conformément aux procédures en place.
Prendre le lead de la liaison avec les agences de voyage et les différents opérateurs (MONUSCO, UNHAS, CICR, etc.) en fournissant un appui nécessaire au Visa & Travel Officer.
Assurer que le Visa & Travel Officer met à jour et envoie le fichier et le programme de voyage au département logistique des départs et arrivés hebdomadaires.
Gérer les réservations d’hôtels et tout besoin de logement pour tous les visiteurs à Kinshasa.
Coordonner avec les agences de voyage et l’UNHAS pour une réception rapide des factures et assurer que le paiement est fait dans un délai raisonnable ; le cas échéant instruire le Visa & Travel Officer de préparer le PR à cet effet ;
Point focal de la réception de tous les documents venant d’ailleurs à l’attention des employés IRC à Kinshasa ou dans les bases.
Gestion de résidences
Assure l’orientation de nouveaux expatriés en matière de la politique des résidences
Responsable de la gestion de Job Request (demande de travail) envoyé par les expatriés et exécuté par le Chargé de l’Intendance
Assure la compilation de l’exécution de différentes demandes de travaux et transmets la synthèse à la fin de chaque semaine en précisant le statut de chaque demande reçue.
Conjointement avec les clients, assures que les mises à jour de l’horaire des ménagères répondent à leurs attentes.
Collaborent avec les bailleurs de maisons occupées par l’IRC en veillant sur le respect des clauses de contrat de bail
Effectue des démarches éventuelles pour la recherche de nouvelles résidences selon le besoin de l’organisation.
Administration Générale
Entreprends les démarches et formalités nécessaires à l’enregistrement de l’organisation auprès des services publics et Administratifs de l’Etat congolais ;
Assures dans le cadre administratif, tous les contacts entre l’International Rescue Committee et les différents services de l’Etat congolais ;
Responsable de la légalisation de tous les contrats que l’IRC conclus avec les partenaires divers auprès de la mairie de la ville de Kinshasa (contrat de bail, contrat de service, lettre d’invitation, etc.) ;
Assures la livraison et amène la correspondance auprès des ministères et administration publique.
Classement et support RH
Tenir à jour un classeur des photocopies de tous les visas obtenus dans les dossiers du personnel concerné
Tenir un fichier électronique de suivi de toutes les demandes de voyage envoyées par les voyageurs/tracking de demande de voyage
Assurer que le classeur de preuves de paiement des différentes factures de voyage (UNHAS, Agences de Voyage) pour les vols nationaux et internationaux est à jour.
Tenir à jour le tableau de suivi des deadlines sur les validités des documents des expatriés pour l’ensemble de la région (Passeports, VEO, VSR etc.) et assurer que tous les documents requis sont bien classés.
Orientation
Assurer l’orientation de nouveaux employés internationaux en matière de formalité d’octroie de visa ainsi que leur validité ; l’enregistrement obligatoire dans les ambassades respectives de leur pays, etc ;
Assurer l’orientation de tous les employés nationaux et internationaux des procédures à suivre pour besoin de voyage.
Général
S’engage à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire
S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
Est disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.
III. Profil requis
- Formation exigée : Juriste, Administration publique, toute autre discipline similaire.
- 5 ans d’expérience éprouvée dans un domaine similaire très appréciée
- Excellent niveau du français et un bon niveau d’anglais
- Expérience dans le domaine avec une organisation non gouvernementale constitue un atout majeur ;
- Grande faculté d’organisation et de précision
- Capable de travailler de manière autonome
- Bonne aptitude relationnelle
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
Présentation du dossier :
- Lettre de demande d’emploi
- Résumé/CV à jour avec les noms de trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique)
- Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations, copie d’une pièce d’identité.
- Copie de la carte de chômeur (pour candidat sans emploi)
- Les candidatures seront adressées au bureau IRC Kinshasa située au N063, avenue Colonel Mondjiba, bâtiment COTEX à l’attention du Coordinateur Provinciale des Ressources Humaines ou par courriel à l’adresse suivante:
[email protected]
Veuillez mentionner le code du poste comme objet du message uniquement le code suivant : AdminMGR.
N.B : LES CANDIDATURES QUI NE RESPECTERONT PAS CETTE CONSIGNE SERONT AUTOMATIQUEMENT ECARTEES.
DATE DE LIMITE : 06 FEVRIER 2012 à 16h00.
Ressources Humaines.
