Date : 22/6/2012 ; Validité : 08/07/2012
Fonction Département
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminé (CDD) – Temps Plein
Description
DESCRIPTION DE POSTE
TITLE: Réceptionniste
BAND: 3
REPORTS TO: Operations Manager
LOCATION: Kinshasa, DR Congo
Responsabilités:
Le/la réceptionniste est responsable d’assurer les activités de liaison et de facilitation tant pour les activités liées à la gestion des bureaux MSH qu’à celles liées à l’administration au profit du personnel de MSH, des partenaires et des visiteurs. Il / elle travaille en étroite collaboration avec le/la Responsable des Operations pour fournir des fonctions administratives à l’appui de la mise en œuvre opportune et efficace au programme, et à s’assurer que les projets et les activités reçoivent l’assistance requise tel que décrit ci-dessous.
Responsabilités particulières:
1. Saisir les correspondances administratives, notamment les billets d’envoi aux hôpitaux et centres médicaux
2. Faxer, scanner des documents et relier les photocopies.
3. Organiser et mettre en place des réunions et des conférences téléphoniques.
4. Organiser les services de messagerie ainsi que les lettres de transport les maintenir d’une manière ordonnée.
5. Assurer la distribution du courrier a l’extérieur avec l’appui des chauffeurs
6. Avec l’aide et la supervision du Responsable des Operations, de développer un système de classement pour les rapports de service
7. Appuyer l’Office Assistant dans la gestion des fournitures de bureau.
8. Aider l’Office Assistant dans la gestion des horaires des réunions du personnel ainsi que l’élaboration du programme de ces réunions et en assurer la distribution des procès-verbaux.
9. Recevoir et faire des appels téléphoniques liés au projet et rendez-vous nécessaires.
10. Trier, dater et distribuer le courrier entrant.
11. Recevoir et orienter les visiteurs et prendre des messages appropriés.
12. Enregistrer les visites
13. Assurer l’enregistrement et le classement de tous les courriers entrants et sortants
14. S’acquitter d’autres tâches de secrétariat et de bureau au besoin.
15. Assumer aussi l’intérim de l’Office Assistant.
QUALIFICATIONS:
1. Diplôme secondaire ou Bac + 2.
2. Une expérience significative de gestion de bureau, y compris les bureaux et les tâches de secrétariat.
3. Solides compétences organisationnelles et attention aux détails.
4. Les compétences en informatique, notamment maîtrise de Microsoft Office (Word et Excel, Outlook).
5. Créativité, flexibilité, jugement sain, et capacité à prendre des initiatives et mener à bien le travail de façon indépendante.
6. Bonnes aptitudes de communication.
7. Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des consultants.
8. Maîtrise du français, fortement préférée et celle de l’anglais souhaitée
Pour postuler à ce poste, prière soumettre votre CV accompagné d’une lettre de motivation pour le poste sur le site web de MSH : https://jobs-msh.icims.com (prière de noter que le site et les instructions sont disponibles en anglais seulement).
La date limite de soumission des candidatures est fixée au 08 juillet 2012 à 23h00. Aucune candidature ne sera acceptée
après ce délai sur le site web
Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color , religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the US Armed Forces.
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