MONUSCO: Assistant Chargé de Budget GL- 4

DATE DE PUBLICATION:                                               12 septembre 2012

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE:       26 septembre 2012

LIEU & Nbre de POSTE:                                                    KINSHASA. (1 poste)

REFERENCE DE L’AVIS DE VACANCE:                   MONUSCO/39/ES/2012

SECTION:                                                                            SERVICE TECHNIQUE

Valeurs Cardinales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la  Diversité

Description des tâches : Sous la supervision générale du chef de l’unité de BALD (Acquisition Budget et Leave Property); L’assistant chargé du budget d’engineering sera responsable des fonctions suivantes:

• Rassembler les réquisitions dans le système de Mercure et suivre de près leur approbation par le BO et leur exécution par la Section des Achats en fonction de  Plan d’acquisition de la section.
• Surveiller les dépenses afin de s’assurer que les codes de compte ont été bien utilisés.
• Préparer les MOD et les achats directs une fois requis en fonction des lignes budgétaires appropriées (code objet & centre de coûts) conformément à la réglementation établie.
• Préparer le mémo administratif et financier officiel et assister au  travail administratif de l’unité pour assurer du rendement optimal.
• Surveiller les réquisitions soulevées dans le Plan Acquisition mensuel.
• S’assurer que la commande des achats est émise  conformément aux spécifications et surveiller l’état des PO afin éviter les retards et  de conseiller le chef/ OIC de l’unité BALP en conséquence.
• Vérifier  les ordres de travail contre le solde du contrat «documents électroniques» avant la signature de chef de l’Unité.
• Recevoir et passer en revue tous les documents entrants pour le paiement des marchandises et  émettre la  certification des services.
• Exécutez le rapport de certification de service dans le système de Mercure, après avoir examiné la facture par le CES en fonction de processus de paiement et régulations.
• Initier les achats directs et faire le suivi avec l’unité de réquisition pour  R & I et le processus de la demande paiement .Garder les dossiers DP à jour.
• Préparer et générer des rapports hebdomadaires et mensuels des demandes ainsi que le suivi du budget de l’outil de contrôle des fonds (FMT) et l’Object de gestion (BO). 12. Tenir la petite caisse en cas d’absence du gardien
• Faire le suivi  sur le PO et fournir l’état de livraison pour le rapport hebdomadaire. 14. Assurer une liaison étroite avec la section des finances  sur le reçu des documents à approuver pour le paiement hebdomadaire. Travailler en collaboration avec le service d’approvisionnement sur le statut des demandes ES, ordres des achats, contrats et documents plan d’acquisition trimestriel.
• Garder les trimestriels dossiers du système local de contrat  et leur NTE et faire le suivi pour  plus action nécessaire
• Vérifier les ordres de travail contre le solde du contrat et la validité du contrat «documents électroniques» avant la signature de chef de l’unité.
•  Mettre à jour et maintenir les dossiers de la liste demande et des documents connexes (PO, R & I, etc…).
• Tenir mails entrants et sortants pour l’unité.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur de l’unité.

Compétences

Professionnalisme: Connaissance dans les domaines administratifs comme Budget, Programme de travail, Management en base de données etc… Connaissance et application du Système de nations Unies et règlement des employés. Haut niveau d’assurer un usage approprié des ressources des Financières.

Travail en Equipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs organisationnels; solliciter les apports, en valorisant les idées et la compétence de chacun ; être  prêt à apprendre des autres; placer les intérêts de l’équipe avant son intérêt personnel.

Communication: Parler et écrire clairement, écouter les autres, interpréter correctement les messages et y répondre de manière appropriée; poser des questions pour obtenir des éclaircissements, démontrer  l’intérêt dans une communication bidirectionnelle; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; aptitude à partager l’information et à tenir les gens informés.

Planification et organisation : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues, hiérarchiser les activités et les tâches prioritaires.

Qualifications

• Education: Diplôme d’Etudes Secondaires et/ou Attestation équivalente d’études techniques;
• Expérience: Au moins  4 ans d’expérience professionnelle en budget ou secteur similaire
• Langue : Parler couramment la langue française et la langue anglaise serait un atout.

DEMANDE A  ADRESSER A

A AUCUNE ETAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT, LES NATIONS UNIES N’EXIGENT DE PAIEMENT (POUR FORMULAIRES DE DEMANDE, INTERVIEW, TRAITEMENT DU DOSSIER, FORMATION OU DE FRAIS D’UNE QUELCONQUE NATURE). LES NATIONS UNIES NE S’INTERESSENT AUCUNEMENT AUX INFORMATIONS BANCAIRES DES CANDIDATS