Titre du poste : Chargé Administration/ Finances
Localisation : Kinshasa
Type de contrat : CDD
La Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux (International Foundation for Electoral Systems (IFES), est une Organisation non gouvernementale non-partisane, qui appuie les jeunes démocraties. A travers des programmes animés par une vingtaine de bureaux dans le monde, des recherches de pointe, et des plaidoyers réalisées en collaboration avec la société civile, l’IFES fait la promotion de la participation citoyenne et de la transparence dans la vie politique. Le siège de l’IFES se trouve à Washington, DC, USA.
Depuis octobre 2009, l’IFES met en œuvre le projet VOICE (Voter Opinion and Involvement through Civic Education), une initiative d’éducation civique et électorale financé par USAID, et réalisé en collaboration avec des partenaires congolais, notamment les Organisations de la Société Civile, la CENI et ses démembrements, ainsi que des partenaires internationaux telle la Division électorale de la MONUSCO. Ce projet a pour but d’améliorer les connaissances du peuple congolais sur les processus électoraux et de décentralisation, et d’accroître sa capacité à y participer plus efficacement.
Le Chargé de l’Administration et de Finances exécutera les tâches administratives et financières suivantes, sous la supervision directe de la Direction de l’IFES RDC.
- Assurer la bonne gestion et le fonctionnement du département administratif et financier de Kinshasa et les bureaux régionaux d’IFES.
- Superviser un Assistant Financier et Administratif
- Préparer les rapports financiers bi-hebdomadaires pour le siège IFES à Washington
- Analyser et préparer des demandes de fonds mensuelles
- Calculer les avances du voyage pour le staff en mission et payer le solde à la fin du voyage
- Gestion du petty cash
- Suivre des transactions bancaires du compte de l’IFES et établir les vouchers et enregistrer les dépenses dans Quickbooks
- Assurer le transfert des fonds aux bureaux provinciaux
- Développer les budgets des programmes et projets en collaboration avec l’équipe programmatique
- Superviser le Logisticien
- Élaborer les correspondances (mémo, lettres, messages électroniques) demandées par la hiérarchie
- Élaborer les contrats de services et contrats des baux
- Établir les fiches de paiements mensuels
- Exécuter toute autre tâche administrative ou financière demandée par ses superviseurs
Qualités requises
ü Au moins 7 ans d’expérience en administration et finances;
ü Diplôme universitaire en gestion, comptabilité, administration ou finances;
ü Expérience en gestion des ressources humaines;
ü Expérience du logiciel Quickbooks
ü Bonnes connaissances en informatique (logiciel de comptabilité, Excel, Word, etc.);
ü Connaissance des procédures comptables, de préférence dans une ONG internationale;
ü Expérience des règles et procédures de bailleurs de fonds internationaux, surtout l’USAID, serait un atout; et
ü Intégrité, rigueur, esprit d’équipe, fiabilité.
Le poste est basé à Kinshasa et seules les personnes attestant d’une adresse de résidence à Kinshasa seront éligibles.
IFES est un employeur à égalité des chances et encourage les candidatures des personnes qualifiées, indépendamment de leur race, genre, religion, origine nationale, orientation sexuelle ou handicap.
Les dossiers de candidatures doivent être constitués de :
- CV, incluant notamment les noms, postes et coordonnées de contact de minimum trois personnes références;
- une lettre de motivation.
Les dossiers de candidatures peuvent être déposés par email exclusivement avec comme objet « candidature chargé administration et finances/Kinshasa » au plus tard le vendredi 19 octobre 2012 avant 17h00, à l’adresse suivante :[email protected]
L’ensemble des pièces doit être jointes à un seul email. Nous ne desirons pas d’annexes (diplômes, pièces d’identité etc.)
Les candidats recevront une réponse automatique de bonne réception; en cas de non réception de ce message, renvoyer à nouveau.
Étant donné le grand nombre de candidatures, seuls les candidat(e)s retenu(e)s pour un entretien et un test seront contactés.
Les dossiers de candidatures incomplets ne seront pas examinés.
