OIM : Assistant(e) Logistique Achats

Sous la supervision directe du responsable Logistique et sous la responsabilité générale du chef de projet  Modernisation de la gestion des Ressources Humaines de la PNC,  le titulaire fournira  un appui logistique au projet  afin de faciliter l’exécution des activités et contribuer à leur mise en œuvre avec un soutien au staff national et international tant pour les acquisitions de biens que les services.

il/elle aura les tâches et responsabilités suivantes afin d’assurer la coordination de la cellule support au projet PNC RH

• Assurer le traitement des Demandes d’Achats et de Service.
• Contrôler la bonne application des procédures d’achat local
• Contrôler la conformité des contrats d’achats ou de service avec les fournisseurs
• Contrôler l’archivage des dossiers d’achats
• Procéder à la mise à jour mensuellement de la liste de prix et d’un fichier fournisseur
• Prioriser les achats en lien avec les contraintes des projets en cours.
• Participer à l’élaboration du chronogramme d’achat
• Appuyer le service achat dans la mise en place d’agrément pour les achats récurrents
• Assurer l’interface avec  le département des finances de la mission, dans les activités en rapport avec les achats liés aux projets PNC et PIR,
• S’assurer du bon déroulement des livraisons entre les fournisseurs et les entrepôts OIM, en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques)
• S’assurer de la bonne mise en oeuvre des procédures d’approvisionnement (Bon sortie de stock, bon de livraison, certificat de donation, etc)
• Superviser la gestion des stocks de la cellule support
• Contrôler les inventaires de stocks
• Appuyer le logisticien opération sur l’organisation des stocks des opérations de collecte de données
• Supervise la gestion de parc véhicule sur la planification et l’organisation des transports pour les approvisionnements depuis Kinshasa vers les bases et bureaux temporaires en provinces
• Mise à jour du tableau de suivi des équipements présent dans le bureau de Kinshasa
• Optimise la distribution du matériel en fonction des besoins des opérations
• Sécurise le matériel, assure son suivi strict et rigoureux pour éviter les pertes ou les vols,
• Gère l’équipe logistique support de Kinshasa

• Préparation d’un rapport « Sitrep » Hebdomadaire, consolide les différents sitrep de son équipe
• Préparation d’un rapport logistique mensuel, consolide les différents packs mensuels de son équipe
• rapport de fin de mission
• Toute autre tâche qui pourrait être demandée par sa hiérarchie.

• Créer un climat de travail respectueux au bureau sans harcèlement et représailles, et  promouvoir la prévention de la lutte contre les abus et violences sexuels (PSEA) ;
• Accepter et donner les critiques constructives.

Orientation du client

• Etablir et maintenir des relations efficaces avec les clients ;
• Identifier et surveiller le changement de besoins du client, y compris de donateurs, les gouvernements ou les bénéficiaires ;

• Tenir les clients informés de toutes les situations (réussite ou échec).

Capacité d’apprendre

• Contribuer à l’apprentissage des collègues ;
• Démontrer l’internet d’améliorer les compétences pertinentes ;
• Démontrer l’intérêt pour acquérir les compétences nécessaires à d’autres domaines.

Communication

• Prendre part activement aux informations pertinentes ;
• Communiquer clairement, écouter des commentaires sur l’évolution des priorités et des procédures ;
• Ecrire clairement et efficacement en ajoutant des descriptions à l’auditoire visé ;
• Ecouter attentivement  et communiquer clairement en adaptant votre langage a l’auditoire visé.

Initiative et créativité

• Chercher activement une nouvelle façon d’améliorer votre programme ou service ;
• Elargir les responsabilités tout en maintenant celles qui existent déjà ;
• Amener les autres à envisager de nouvelles idées ;
• Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.

Leadership et négociation

• Convaincre aux autres des partages les résolutions ;
• Identifier activement les possibilités et favorise le changement organisationnel ;
• Présenter la vision à motiver les intérêts communs ;
• Exposer la vision à motiver les collègues et les suivre à s’engageant.

Organisation et planification

• S’appliquer dans la connaissance logistique et procurement dans la gestion de biens et services en temps opportun
• Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;
• Identifier les activités et taches prioritaires de soi et les autres ;
• Développer la vision stratégique de l’OIM dans la zone de responsabilité ;
• Organiser les documents de travail pour permettre les transferts planifiés et non planifiés ;
• Identifier les risques et faire des plans d’urgence ;
• Modifier les priorités et les plans pour atteindre les objectifs ;
• Allouer des moments appropriés et les ressources de son propre travail et celui des membres de l’équipe.

Professionnalisme

• Travailler efficacement avec les fournisseurs et des clients dans le respect des procédures de l’OIM pour obtenir des solutions de qualité et rentables pour l’OIM ;
• Gérer les véhicules de l’OIM en toute sécurité conformément aux règles locales ;
• Avoir une maitrise liée aux responsabilités ;
• Identifier les problèmes, les possibilités et les risques centrales aux responsabilités ;
• Intégrer le genre dans les perspectives, les besoins et les préoccupations et favoriser la participation égale des sexes ;
•  Rester calme et poli face à défis et des contraintes ;
• Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
• Travailler efficacement avec des personnes de cultures différentes en s’adaptant aux contextes culturels pertinents ;
• Connaître et promouvoir le mandat de base de l’OIM.

Travail d’équipe

• Contribuer activement à un système efficace, environnement d’équipe collégiale ;
• Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe ;
• Donner du crédit lorsque dû ;
• Solliciter les commentaires et les réactions des autres ;
• Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant ;
• Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre la responsabilité conjointe pour le travail de l’équipe.

Motivation technique

• Apprendre l’évolution de la technologie disponible ;
• Identifier de manière proactive et préconiser des solutions technologiques rentables ;
• Comprendre les avantages et limites de la technologie et chercher à l’appliquer à un travail approprié.

Mobilisation de ressources

• Etablir les besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM ;
• Construire une alliance stable de stratégies avec les parties concernées ;
• Identifier les ressources de financement et sécuriser des intervenants externes.

• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et de confidentialité
• Capacité à gérer la charge de travail dans le calendrier général des travaux, des instructions et des pratiques standard.

• Diplôme en Gestion ou tout autre degré équivalent
• Connaissance en Word et Excel
• Expérience professionnelle d’au moins 4 ans

• Français

• Anglais