Le REPONGAC est un réseau d’ONG de l’Afrique Centrale.
Le (la) secrétaire assiste le Coordinateur Régional dans les tâches administratives et logistiques. Sous la surveillance du Coordinateur Régional, le Secrétaire gère le bureau du Coordinateur Régional.
Tâches courantes :
- S’enquérir de l’emploi du temps du Coordinateur Régional ;
- Rappeler les rendez-vous en attente et en programmer d’autres ;
- Réceptionner, dépouiller et enregistrer tous les courriers entrant ;
- Distribuer les différents courriers provenant du Coordinateur aux différents services désignés pour les traiter ;
- Assurer le bon classement du courrier et bien tenir les archives ;
- Rédiger les correspondances, les dactylographier ou s’assurer de leur dactylographie et de leur expédition ;
- Assurer le suivi des correspondances avec les partenaires ;
- Rassembler tous les courriers et les correspondances adressés au Coordinateur Régional et les lui soumettre à temps ;
- Faire toute autre chose sur demande du Coordinateur ou avec son autorisation.
Tâches périodiques :
- Jouer le rôle de rapporteur à toutes les réunions du Coordinateur avec les tiers ;
- En l’absence du Coordinateur et au cas où un intérimaire n’a pas été désigné, consulter le service compétent pour répondre à toute sollicitation extérieure.
- Contrôler régulièrement l’état des équipements, organiser ou assurer leur maintenance et entretien ;
- Tenir régulièrement les fiches des stocks des fournitures et autres matériels ;
- Réaliser les achats des fournitures et outils de travail de l’organisation ;
- Assurer le dispatching des courriers sortant ;
- Préparer les inventaires des biens du REPONGAC tous les trimestres ;
- S’assurer que les usagers des véhicules tiennent à jour leurs carnets de bord et ceux de copieurs, les fiches d’indice
- Contrôler régulièrement l’état des véhicules et organiser/ou assurer leur maintenance et entretien.
Responsabilités :
Est responsable du bon ou mauvais fonctionnement du bureau du Coordinateur, de la garde des documents et du maintien des secrets de service.
Les candidatures doivent être déposées à la Coordination Régionale située au 4ème Niveau de l’Immeuble Association, Appartement 406 (en face de l’Hôtel Memling) au plus tard le 20 février 2013 à minuit. Ou appeler au 09 98 140 239.
