OFFRE D’EMPLOI N° 005/02 ProVIC/2013
ProVIC est un programme intégré du VIH/SIDA financé par le PEPFAR via USAID pour une durée de cinq ans. Le programme est à sa quatrième année d’exécution. Il a comme objectif, réduire l’incidence et la prédominance du VIH et d’atténuer son impact sur les personnes et leurs familles. Le programme a quatre grands volets d’interventions a savoir la prévention par le conseil et dépistage volontaire, la prévention de la transmission du VIH de la mère à l’enfant (PTME), soins, soutien et traitement pour les personnes vivants avec le VIH/SIDA (PVVIH) et orphelins et Enfants Vulnérables (OEV) et le renforcement du système de santé. Notre approche est basée sur les stratégies d’approche communautaire intégrée et innovante.
Le Programme Intégré du VIH/SIDA est à la recherche d’un (e) Secrétaire-Réceptionniste pour son bureau de Lubumbashi
POSITION : Secrétaire-Réceptionniste
LIEU D’AFFECTATION: LUBUMBASHI/KATANGA
Superviseur ou répondant direct : Office Manager (Responsable des Affaires générales,)
DESCRIPTIONS DES TACHES ET RESPONSABILITE
Tâches Administratives
- Accueillir et Orienter les visiteurs et s’assurer que ceux-ci remplissent les formalités de visites.
- Rédiger les correspondances ;
- Tenir à jour les différents documents de la Réception (registres, billets d’audience,…)
- Enregistrer les mouvements de courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents
- Assurer la propreté des équipements du bureau (photocopieuse, scanneur, imprimante et équipements audio-visuels, et réguler leur fonctionnement) ;
- Assurer les services et l’organisation lors des réunions
- Assurer la reproduction des documents (photocopies, reluire,…)
- Appuyer les services lors de séminaires et ateliers
- Assurer le suivi et la mise à jour du registre des présences
- Gérer les communications téléphoniques du bureau avec l’extérieur et maintenir un carnet d’adresses pour les partenaires du projet
- Veiller à la propreté du Bureau en collaboration avec les personnes préposées à ce poste.
Tâches Logistiques
- Assurer la gestion (et le suivi) quotidienne de stocks de fournitures de Bureau (Fiches de stock, Fiche des approvisionnements, Fiches de distribution/dispatching)
- Distribution et suivi d’utilisation des fournitures de Bureau
- Gérer le service de the/café ou l’eau
Outre ces tâches définies, le (la) Secrétaire-réceptionniste devra répondre à toutes les autres sollicitations répondant à son profil et jugées utiles par la hiérarchie pour la bonne marche de l’organisation.
PROFIL REQUIS
Avoir une formation en secrétariat de direction ou en gestion.
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins de deux (2) ans dans les fonctions similaires
- Avoir la capacité d’entretenir de bonne relation de services au sein du Bureau et avec les partenaires.
CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES:
- capacités d’organisation
- bon relationnel
- transparence
- goût pour le travail en équipe
- maîtrise de Word, Excel et courrier électronique (mail et Out look) ;
- maîtrise de langues professionnelles ; la connaissance de l’anglais est un atout
DOSSIER DE CANDIDATURE ET DELAI
Les candidats intéressés qui possèdent les qualifications décrites ci-dessus et résidant à Lubumbashi, peuvent envoyer leurs CVs et lettres de motivation à : [email protected] au plus tard le 20 février 2013.
Seul (es) les candidat(e)s répondant aux critères requis seront retenu(es) et invité(e)s pour passer les tests d’embauche (Interview). Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés.
