OXFAM : Conseiller en conformité

Titre du poste : CONSEILLER en conformité

 Offre d’emploi #Kin 16/05/2013

DIVISION / DEPARTMENT / LIEU D’AFFECTATION: International/HECA/RDC – Kinshasa

FAMILLE DU POSTE: Services d’appui

SALAIRE ANNUEL: 23 720$ – 32 022 $

GRADE: C-2 National

MISSION D’OXFAM: Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance.

BUT DU POSTE: Appuyer le programme du pays à compiler les politiques et procédures internes et externes pertinentes.

STRUCTURE DU POSTE:

Le détenteur du poste fait rapport au: Manager des Services d’appui

Personnel faisant rapport à ce poste: Aucun

RESPONSABILITE BUDGETAIRE: Aucune.

DIMENSIONS:

¨      Fournit des conseils professionnels aux managers seniors sur les domaines d’activité couverts par leur mandat.

¨      Élabore des solutions à des problèmes variés et complexes au sein de la politique organisationnelle.

¨      Interprète et applique les politiques et procédures organisationnelles dans différentes fonctions.

¨      Flexible dans la capacité à anticiper et à résoudre des problèmes au sein de paramètres organisationnels ou de division, avec une portée modérée.

¨      L’impact de ce rôle est important au sein du département et de la division (s), et pourrait avoir un impact dans Oxfam au sens plus large.

¨      Contribue à influencer et influence la planification opérationnelle, les méthodes de travail et les comportements.

• Financement
• Veiller à ce que les politiques et procédures des bailleurs de fonds soient bien comprises et appliquées par le personnel de mise en œuvre.
• Participer aux formations des bailleurs de fonds organisées par l’équipe de financement.
• Contrôler les applications des règles des bailleurs de fonds dans les activités de projet / programme.
• Évaluer la conformité aux règles d’OGB dans la gestion des contrats de bailleurs de fonds.
• Vérifier de façon aléatoire l’utilisation des systèmes de financement et la conformité dans les procédures d’OGB de gestion des contrats de bailleurs de fonds.
• Finance
• Vérifier l’application des procédures financières et signaler les problèmes et irrégularités
• Participer aux formations du personnel sur les procédures financières.
• Interpréter les procédures financières pour une meilleure compréhension par tout le personnel.
• Organiser des contrôles ponctuels sur les processus de comptabilité et sur la qualité des données financières.
• Identifier les risques et conseiller le supérieur hiérarchique sur les solutions.
• Évaluer l’utilisation des systèmes de comptabilité et formuler des recommandations
• Logistique
• Vérifier l’application des procédures de la logistique et signaler les problèmes et irrégularités.
• Participer aux formations du personnel sur les procédures de la logistique.
• Interpréter les procédures de la logistique pour une meilleure compréhension par tout le personnel.
• Organiser des contrôles ponctuels sur les activités de la logistique comme la gestion des achats, véhicules, entrepôts, actifs et signaler les irrégularités au supérieur hiérarchique
• Identifier les risques et conseiller le supérieur hiérarchique sur les solutions.
• Évaluer l’utilisation des systèmes de la logistique comme HELIOS et formuler des recommandations.
• Effectuer la revue des documents (système de remplissage, d’archivage et qualité des documents).

• RH
• Vérifier l’application des politiques et procédures des RH et signaler les problèmes et irrégularités.
• Identifier les lacunes en matière de capacité et recommander des formations ou encadrements au supérieur hiérarchique.
• Organiser des contrôles ponctuels sur les activités des RH comme les recrutements, examens médicaux, avantages sociaux, paie, santé et sécurité, documentations, signaler les irrégularités et recommander des solutions au Manager RH du Pays.
• Identifier les risques et conseiller le supérieur hiérarchique sur les solutions.
• Évaluer l’utilisation des systèmes RH tels que GOLD et Igraps et formuler des recommandations.
• Administration
• Vérifier la qualité du soutien administratif, identifier les irrégularités et faiblesses et de recommander des solutions.
• Évaluer les systèmes de documentation et de remplissage.
• Evaluer la conformité face à la légalité (impôts, droit du travail, immigrations, etc…).
• Organiser des contrôles ponctuels sur les activités d’administration telles que les voyages, visas, loyers de bureaux et résidences, etc…
• IT
• Vérifier le respect des politiques IT par les utilisateurs.
• Identifier les risques et conseiller le supérieur hiérarchique sur les solutions.
• Organiser des contrôles ponctuels sur les activités IT telles que l’accès au serveur, etc…
• Partenariats
• Organiser des contrôles ponctuels des partenariats tels que l’évaluation, l’identification et la mise en œuvre des activités.
• Evaluer les rapports des partenaires et fournir des conseils aux supérieurs hiérarchiques.
• Donner des formations aux partenaires, en collaboration avec des unités spécifiques, sur les règles bailleurs de fonds, les finances d’OGB et les politiques de la logistique.
• Audits et enquêtes.
• Organiser un audit préalable avant le début d’audits externes ou internes et faire des recommandations pour des ajustements ou corrections.
• Organiser un CSA annuel dans toutes les provinces et surveiller la mise en œuvre des recommandations.
• Être le point focal pour les auditeurs et faciliter les audits (internes et externes).
• Prendre part aux équipes d’enquête lorsque demandé par le supérieur hiérarchique.

• Autres
• Entreprendre toutes autres tâches liées au poste lorsque demandé par le supérieur hiérarchique.

¨      Licence en finance ou en administration des affaires et au moins 2 années d’expérience dans un cabinet d’audit (Essentiel)

¨      Une Bonne connaissance des exigences des principaux bailleurs de fonds tels que le DFID, OFDA, ECHO, PAM et UNICEF est nécessaire. (Essentiel).

¨      Bonne connaissance des lois de la RDC en matière de travail, immigration et l’impôt (Essentiel).

¨      Solide connaissance en gestion de bureau et méthodes de travail (Essentiel).

¨      Bonne connaissance des fonctions Logistiques et RH (Souhaitable).

¨      Expérience avérée en formation, apprentissage et développement (Essentiel).

¨      Compétences interpersonnelles bien développées (Souhaitable).

¨      Expérience en audit et / ou enquêtes (Essentiel).

¨      Maîtrise du français et de l’anglais écrits. (Essentiel).

¨      Capacité à parler le français, l’anglais, le swahili, le lingala et d’autres langues parlées dans le pays (Essentiel).

¨      Compétences informatiques – Word, Excel, utilisation de l’Internet, de bases de données et courrier électronique (Essentiel).

¨      Confiant et tenace dans l’application des bonnes pratiques malgré la résistance, les obstacles et les ambiguïtés (Essentiel).

¨      Systématique dans les approches, avec une bonne attention aux détails et un engagement fort pour obtenir des résultats (Essentiel).

¨      Aptitude à effectuer des déplacements réguliers à travers le pays (70%) sous court préavis (Essentiel).

¨      Capacité à travailler sous pression et dans des situations stressantes (Essentiel).

¨      Capacité à respecter la confidentialité des travaux et à ne pas divulguer les sources d’informations (Essentiel).

¨      Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision du supérieur hiérarchique (Essentiel).

¨      Un degré élevé d’intégrité et d’honnêteté est essentiel pour le poste.

Note:

Cette description de poste n’est pas incorporée dans le contrat de travail. Elle est établie comme guide et ne devrait pas être considérée comme une spécification inflexible car elle pourrait être modifiée de temps à autre à la lumière de développements stratégiques et après discussion avec le détenteur du poste.