OFFRE D’EMPLOI INTERNE / EXTERNE N° RH/OE/KIN/0913/2
ACTED est une organisation non gouvernementale française engagée dans des programmes d’urgence et de développement.
Poste Chargé de Finance Pays
Nombre 1 Personne
Responsable Hiérarchique Coordinatrice Finance
Type du contrat CDD
Lieu, jours et horaires de travail Kinshasa, du lundi au vendredi, de 8H00 à 17H00 avec déplacement sur les zones d’activité ACTED
Date limite de dépôt de candidature Mercredi, le 1er Octobre 2013 à 16 heures
I. MISSION
Le Chargé de Finance Pays est en charge de suppléer le CFM dans ses fonctions ; il est plus spécifiquement chargé de la mise en place et du suivi des outils de contrôle financiers, de la formation du Chargé de Comptabilité National et du contrôle des procédures FLAT.
II. TACHES ET RESPONSABILITES
- 1. Formation de l’équipe Finance et amélioration des procédures finance pays
- En lien avec le stagiaire FLAT/Finance et le CFM, établir la documentation support à la formation des Adjoints Admin/Finance sur les bases,
- Administration et suivi des formations sur les thèmes suivants :
- SAGA (standardisation des libellés, allocations, utilisation des codes comptables adéquats etc.)
- Vérification de la documentation financière
- Compréhension des procédures standards ACTED logistique et finance
- Renforcement des capacités du Chargé de la Comptabilité National dans la consolidation mensuelle SAGA, la gestion des informations dans SAGA (feuille de financements, codes tiers etc), la préparation d’outils du “TITANIC” (notamment le Pratic – réalisation, enjeux et suivi du document), la préparation de la Cash Request mensuelle, la revue des allocations projets, etc.
- Appui à la maitrise des documents, amélioration de l’efficacité générale de l’équipe Finance Pays et des Adjoints Admin/ Finance des Bases
- 2. Mise en place et suivi des outils de contrôle financiers
- Amélioration et suivi / mise à jour des outils de contrôle financiers
- Suivi et revue des travaux du Chargé de la Comptabilité National sur les aspects de contrôle des cash flows (Pratic): avances, transferts, prêts, réconciliations bancaires et inventaires de caisse
- Revue de la Cash request mensuelle avec appui du CFM
- Préparation des outils de contrôle financier (BFU/CFU/MRC/ATROCE/ tables d’allocation de la mission)
- Assistance aux Adjoints Admin/Fiances des Bases et aux Coordinateurs de Zones sur ces instruments de contrôle, contrôle de la bonne utilisation et mise à jour des outils avec appui du CFM :
- Contrôle des CFU/DFU de manière qualitative et quantitative
- Revue en collaboration avec la logistique pays des Tables de Running Costs
- Appui au Chargé de la Comptabilité National pour la revue mensuelle des allocations dans SAGA sur les projets et des codes tiers
- Assistance au CFM dans la mise en place de procédure de suivi et de contrôle avec les Coordinateurs de Zone sur ces aspects financiers : en particulier, appui au CFM dans la gestion des retours d’informations des bases sur la prévision des coûts de structure
- Assurance du respect des délais dans la remontée de l’information financière
- 3. Garant du respect des Procédures FLAT
- Le Chargé de Finance Pays aura pour mission d’accompagner le FLAT Officer dans le processus de centralisation et de vérification mensuelle des documents FLAT pour la partie finance :
- Planification des remontées de vouchers des terrains
- Supervision de la revue des vouchers par le Chargé de Comptabilité National et retour aux bases pour correction (respect des scénarios, documentation adéquate)
- 4. Participation à l’écriture de Budgets et à la rédaction de rapports financiers
- Participation à l’élaboration de budgets dans le cadre de propositions de projet sur les bases – focus particulier sur les coûts de support à budgéter, assistance du CFM, des Coordinateurs de zone et des chefs de projets sur l’ensemble de la réalisation du budget
- En charge de la préparation des rapports financiers intermédiaires et finaux, sous la supervision du CFM :
- Revue de la documentation (conformité aux procédures ACTED)
- Revue des allocations SAGA
- Collaboration avec les services Reporting et Programme pour croiser les informations de la finance avec celles de ces deux départements et assurer l’harmonisation du rapport narratif et du rapport financier
- 5. Participation à la clôture annuelle des comptes et du reporting financier
- Supervision de la préparation de la V1 (revue des cash flows) des comptes annuels par le Chargé de Comptabilité National avec l’appui du CFM
- Préparation de la V2 des comptes annuels avec l’appui du CFM : suivi des encaissements des projets et revue allocations
- Préparation des tables d’allocation définitives annuelles
- III. COMPETENCES REQUISES
- Sens de l’organisation,
- Ponctualité, rigueur, honnêteté
- Sens de la confidentialité
- Sens de la priorité
- IV. EXIGENCES PROFESIONNELLES
- Diplôme du niveau supérieur (licence) en Gestion, Economie, Science commerciales et financières ou toute autre formation similaire;
- Avoir une expérience professionnelle dans les domaines des Finances et Comptabilité ;
- Disposer d’excellentes capacités financières et d’analyse ;
- Avoir une forte personnalité, une capacité de résistance à la pression et savoir produire des rapports objectifs ;
- Les qualités d’honnêteté et de responsabilité et une forte volonté d’améliorer la transparence au sein d’ACTED sont une nécessité absolue ;
- Capacité à établir des priorités claires ;
- Parler couramment le français, Parler également l’anglais serait un plus.
- V. PRESENTATION DE LA CANDIDATURE
Adressez votre candidature à la Coordinatrice Administrative, Financière et RH, en y mentionnant le numéro de l’offre ci présente, au plus tard le 1 Octobre 2013 à 16 heures. Le dossier doit être déposé aux bureaux ACTED à Kinshasa et Bukavu ou par mail à [email protected] et doit contenir les éléments ci après :
- Une lettre de motivation (manuscrite) ;
- Un Curriculum vitae (non manuscrite) ;
- Les copies de(s) diplôme(s) ;
- Les copies des Attestations de services rendus ;
- La Carte de chômeur pour les sans emploi.
Tous les documents mentionnés sont obligatoires et toute candidature incomplète sera automatiquement rejetée.
Fait à Kinshasa, le 10 Septembre 2013
Pour ACTED,
Caroline AVAN
Coordinatrice Administrative, Financière et RH.
