CANDIDATURES INTERNES ET EXTERNES
| I. RENSEIGNEMENT SUR LE POSTE | |
| Titre de la position Classification Lieu d’affectation Famille d’emploi Unité administrative Numéro du Poste Position classifiée Soumis à rotation | Data Entry Assistant – Enregistrement Biométrique G4 Goma Support Programme Urgence & Résilience – OIM Goma SVN 2013-56-RDC Oui Non |
| Durée du contrat | 6 mois |
| Sous la supervision directe | Senior Information Management Assistant – Enregistrement Biométrique |
| Sous l’autorité générale de | Chef de Mission |
| II. CADRE ET CHAMP D’ACTIVITE ORGANISATIONNEL |
| Fondée en 1951, l’OIM est la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Elle fournit des services et conseils aux gouvernements et aux migrants. Dans l’Est de la République Démocratique du Congo, l’OIM participe à la réponse humanitaire coordonnée dans le contexte des dispositions inter agences et fournit des services à la migration dans les situations d’urgence ou de post-crise et d’autres, le cas échéant pour les besoins des individus, contribuant ainsi à leur protection et résilience. En outre, l’OIM coordonne depuis le début de l’année 2013 les sites spontanés du Nord-Kivu, en proche collaboration avec ses deux partenaires : Première Urgence-Aide Médicale Internationale (PU-AMI) et le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC), ainsi que l’entité gouvernementale en charge de l’administration des sites, la Commission Nationale pour les Réfugiés (CNR). Dans ce cadre, l’OIM débute un programme pilote d’enregistrement biométrique pour les personnes déplacées internes résidant dans les sites de déplacement de Goma, Rubaya et Masisi Centre qui permettra d’orienter au mieux l’assistance humanitaire aux plus vulnérables. Sous la supervision directe du Senior Information Management Assistant, la fonction principale du Data Entry Assistant est de superviser les activités d’enregistrement biométrique sur le terrain. |
| III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES |
| 1. En proche coordination avec le Chef d’équipe Enregistrement Biométrique et l’Assistant Senior Base de données, aider à la maintenance des systèmes, sous systèmes et modules selon les besoins et exigences du programme. 2. Assurer la formation des utilisateurs et assistance technique / support à l’équipe d’enregistrement biométrique et du personnel basé sur le terrain dans le déploiement, l’utilisation et la maintenance des bases de données et assister dans l’implémentation des applications de la database. |
(1) (2)
| 3. Interviewer les personnes déplacées vivant dans les sites de déplacement afin de collecter des données exactes et fiables liées à la biométrie, la démographie, les besoins spécifiques et les zones de provenance ; vérifier puis saisir correctement toutes les informations collectées dans la base de données de l’OIM. 4. Superviser tous les aspects logistiques pour l’organisation des activités d’enregistrement. 5. Collaborer avec une grande variété d’acteurs (autorités locales, partenaires humanitaires, déplacés internes, Commission Nationale pour les Réfugiés, comités…) et être en mesure de résoudre les problèmes techniques et opérationnels qui pourraient survenir lors des opérations d’enregistrement sur le terrain. 6. S’assurer de l’intégrité, de l’exactitude des données et du traitement correct de tout autre flux de données au bureau de l’OIM Goma en effectuant des vérifications régulières. 7. En proche coordination avec le Chef d’équipe Enregistrement Biométrique et l’Assistant Senior Base de données, s’assurer que la base de données est protégée et sécurisée et que des back-up sont régulièrement effectués selon les procédures et standards IT de l’OIM, éliminant ou minimisant les risques de perte de données. 8. Assister dans le reporting régulier sur les données collectées au sein des différents sites de déplacement ou obtenues auprès d’autres sources d’informations. 9. Prendre soin de l’équipement biométrique avant, pendant et après les opérations quotidiennes pour qu’il soit utilisable le plus longtemps possible. 10. Assister dans la production de formulaires, rapports et tous les autres documents nécessaires pour la bonne utilisation de la base de données, tel qu’un Manuel d’utilisation. 11. Superviser les équipes mobiles pour l’enregistrement des personnes à besoins spécifiques qui ne peuvent pas atteindre les points d’enregistrement et s’assurer que les données sont correctement sauvegardées dans la base de données centrale. 12. Soutenir les équipes OIM terrain et des partenaires dans la gestion des problèmes IT et biométriques pour assurer un bon fonctionnement de la collecte et du nettoyage des données. 13. Aider à la production des rapports statistiques et d’avancement du projet à usage interne et externe pour la mission et pour d’autres partenaires ou bailleurs, en proche collaboration avec l’Unité Gestion de l’Information. 14. Soutenir la mise en œuvre de la stratégie d’enregistrement biométrique pour le Programme Urgence & Résilience. 15. Accomplir toute autre tâche assignée par le superviseur ou le Coordinateur du Programme Urgence & Résilience |
| IV. COMPETENCES |
| Le titulaire doit faire preuve de compétences techniques et comportementales suivantes |
| Compétences comportementales |
| Responsabilité • Accepter et donner les critiques constructives ; • Respecter les procédures, les processus et les politiques internes de l’OIM ; • Respecter le délai, le coût et la qualité requis pour les résultats attendus ; • Contrôler son propre travail en vue de corriger d’éventuelles erreurs ; |
• Prendre la responsabilité dans le respect des engagements ou en cas d’éventuels manquements.
Orientation du client
Identifier les clients directs et potentiels dans son travail ;
Etablir et entretenir les relations de travail efficaces avec les partenaires ;
Identifier et faire le suivi des changements de besoins des partenaires, donateurs, gouvernements et bénéficiaires du projet ;
Capacité d’apprendre
Contribuer à la formation des collègues ;
Faire preuve de l’intérêt pour l’amélioration des compétences ;
Démontrer l’intérêt pour acquérir les compétences nécessaires dans d’autres domaines.
Tenir au courant des développements personnels dans le domaine professionnel.
Communication
Partager les informations pertinentes.
Communiquer clairement, écouter les commentaires sur l’évolution des priorités et procédures.
Ecrire clairement et efficacement en adaptant les termes et le style à l’auditoire visé.
Ecouter attentivement et communiquer clairement en adaptant son langage à l’auditoire visé.
Initiative et créativité
• Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.
Leadership et négociation
Proposer des solutions de partage des ressources
Présenter les objectifs relatifs aux intérêts communs ;
Gestion de la performance
Fournir les informations constructives aux collègues ;
Fournir les évaluations du personnel justes, exactes, opportunes et constructives ;
Utiliser les évaluations du personnel de manière appropriée en matière de recrutement et d’autres procédures pertinentes en matière de ressources humaines ;
Organisation et planification
Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;
Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires pour soi et pour les autres.
Organiser et documenter le travail pour permettre une remise et reprise planifiée ou non planifiée.
Identifier les risques et préparer des plans de contingence.
Professionnalisme
Avoir de la maitrise face aux responsabilités ;
Identifier les problèmes, les possibilités et les risques liés aux responsabilités ;
Intégrer les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au Genre et favoriser la participation égale des sexes ;
Capacités de rester calme et de faire face au stress et aux autres contraintes ;
Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
Avoir la capacité de travailler efficacement des personnes de différentes cultures et origines en s’adaptant à l‘environnement culturel en place ;
Connaitre et promouvoir le mandat de base de l’OIM et des solutions pour une bonne migration.
Travail d’équipe
Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe.
Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe
Donner du crédit quand il le faut.
Solliciter les commentaires et les réactions des autres
Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant.
Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre une responsabilité conjointe pour le travail en équipe.
Prendre la responsabilité conjointe pour un travail en équipe
Motivation technique
Suivre et apprendre l’évolution de la technologie disponible.
Identifier et préconiser des solutions technologiques rentables
(3)
| • Comprendre les avantages et limites de la technologie et l’utiliser pour toute fin utile |
| Compétences techniques |
| • Être capable de travailler efficacement dans un environnement sous pression, évoluant rapidement ; • Coordonner les actions entre les différents acteurs de la réponse d’urgence en faisant usage des structures de coordination ; • S’assurer du partage continu de l’information entre les différents départements de l’OIM, les partenaires et tous les autres acteurs prenant part à la réponse humanitaire ; |
| V. ETUDES ET EXPERIENCE |
| • Education : diplôme universitaire dans l’un des domaines suivants : informatique, économie, sociologie, sciences sociales, statistique • Expérience d’au moins quatre ans dans l’enregistrement, la conduite d’enquêtes, la saisie de données et de l’approche communautaire avec les déplacés internes ; • Background dans l’assistance informatique serait un atout ; • Expérience significative avec les déplacés internes dans les sites/camps au Nord-Kivu. • Expérience indispensable avec les Organisations Internationales, ONG internationale • Excellente connaissance des infrastructures IT et du système d’exploitation Windows ; • Bonne connaissance de la géographie du Nord Kivu ; • Connaissances avancées en Word, Excel, Outlook. |
| VI. LANGUES |
| Obligatoires |
| • Français, Swahili |
| Recommandées |
| • Anglais, Kinyarwanda, autres langues locales |
L’OIM applique une politique en faveur du genre et encourage les candidatures féminines. Les candidatures composées du PHF de l’OIM (Personal History Form) et d’une lettre de motivation dactylographiée peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] avant le 08 décembre 2013 en indiquant la référence du poste. Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.
(4)
