VACANCY ANNOUNCEMENT No. IMA/001/TULANE/2014
POST INCUMBENT: VACANT
FUNCTIONAL TITLE : ADMINISTRATIVE AND FINANCE MANAGER (ADMINISTRATEUR-GESTIONNAIRE FINANCIER)
LOCATION : KINSHASA
PROJECT : TULANE UNIVERSITY (100%)
FULL-TIME/PART-TIME : FULL TIME
REPORTS TO : DIRECTEUR DES PROJETS DE PLANIFICATION FAMILIALE
POSITION SUMMARY
IMA World Health est le Principal Récipiendaire qui assure la mise en œuvre du Projet d’Acces aux Soins de Santé Primaire finance par le Département d’Aide au Développement du Gouvernement Britannique (DfID) en consortium avec plusieurs organisations qui apporteront une assistance technique dans différents domaines concourant au développement des Zones de Santé, parmi lesquelles l’Université de Tulane) à travers sa subsidiaire Tulane International, L.L.C. (TILLC) . Dans le cadre d’appui à l’assistance technique sur la Recherche Opérationnelle, TILLCrecrute un Administrateur-Gestionnaire Financier qui, sous la supervisiondirectedu Directeur des Projets de Planification Familiale,assurera le leadershipadministratif, logistique et financier du Bureau de Kinshasa.Il (Elle) sera le point focal administratif et financier au niveau local à Kinshasa et travaillera en collaboration étroite avec l’équipe d’administration de IMA World Health et le siège de TILLC.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
| L’Administrateur-Gestionnaire financier est responsable de :
1. Responsabilités financières
- Application des procédures financières et bancaires TILLC pour le Bureau ;
- Assistance dans l’élaboration du budget mensuel du Bureau en collaboration avec les Directeurs des Projets pour soumission à Tulane SPHTM ;
- Signature et co-signature des chèques; et retrait des fonds autorisés selon les besoins ;
- Coordination des achats du Bureau, y compris la surveillance du processus de soumission des offres (préparation des offres le cas échéant); conservation de tous originaux des reçus et autres pièces comptables ;
- Gestion de la Petite caisse et suivi des dépenses journalières conformément aux politiques de TILLC ;
- Comptabilisation détaillée de toutes les recettes et dépenses du Bureau ;
- Réconciliation bancaire mensuelle ;
- Préparation du rapport financier mensuel et sa soumission dudit rapport au Directeur des Projets de Planification Familiale pour approbation; soumission à Tulane SPHTM conformément à l’échéancier établi et aux procédures TILLC ;
- Scannage et transmission sous forme électronique de toutes les copies des documents à Tulane SPHTM.
2. Responsabilités administratives
- Application des procédures administratives TILLC conformément au Manuel du personnel ;
- Gestion du personnel relevant de ce poste, y compris le/la Secrétaire, les Chauffeurs et le personnel de nettoyage ;
- Organisation des voyages internationaux et locaux du personnel conformément aux politiques et aux procédures TILLC, y compris les demandes de visa, lettres d’invitation, calcul du perdiem, réservations hôtel, transport local, accueil et autres aspects importants
Sur le plan logistique, matériel et fournitures:
- Fournir le soutien logistique nécessaire au Bureau ; y compris l’arrangement des espaces de réunion, l’organisation du travail au Bureau et la mise à disposition du matériels nécessaire et de l’appui du secrétariat ;
- Superviser l’utilisation, l’entretien, et le mouvement des véhicules ;
- Assurer la gestion des stocks des produits et matériels appartenant au Bureau
- S’assurer de la propreté du Bureau
Sur le plan de la gestion des ressources humaines :
- Organiser, fichier et mettre à jour les renseignements sur le personnel et les fichiers des ressources humaines ;
- Travailler en étroite collaboration avec Paynetwork pour gérer la masse salariale, la soumission des fiches de présence, le paiement des salaires et impôts, la fourniture des soins médicaux, les congés rémunérés, et d’autres prestations.
- Evaluation du personnel relevant de cette position ;
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Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.
KNOWLEGDE AND SKILLS
- Avoir la capacité à exprimer clairement les idées et les concepts oralement et par écrit;
- Avoir la maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais
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Etre capable d’utiliser l’outil informatique, y compris les logiciels courants (Microsoft Word, Excel, Powerpoint ) et les périphériques (imprimantes, scanneurs, projecteurs)
PERSONAL QUALITIES
- Capacité de travailler sous pression dans un milieu multiculturel ou les taches et les responsabilités peuvent constamment changer dans un contexte d’ouverture d’un nouveau bureau.
- Très haut niveau d’autonomie au travail, avec un profond esprit d’équipe ;
- Adaptabilité, patience, résilience et flexibilité.
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Etre proactif et orienté aux résultats ;
MINIMUM EDUCATIONAL QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
- Etre détenteur d’un diplôme d’études supérieures (Licence) en Economie, Finances, Comptabilité, Administration des affaires ou tout domaine apparenté.
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Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans la gestion comptable, financière et administrative.
| Dossier de candidature
Le dossier de candidature doit comprendre :
- La lettre de motivation adressée au Manager des Ressources Humaines de IMA World Health ;
- Le CV détaillé du candidat avec description claire des expériences pertinentes en rapport avec les tâches ci-haut énumérées ;
- Les copies certifiées des diplômes ;
- Les contacts de trois personnes références pouvant certifier les informations fournies par le candidat.
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IMA World Health promeut l’égalité des chances et encourage les candidatures des personnes qualifiées, indépendamment de la race, du genre, de la religion, de l’orientation sexuelle ou handicap.
Toute personne intéressée devra transmettre son dossier uniquement par la voie électronique à l’adresse E-mail suivante : [email protected] en copiant [email protected] et [email protected] au plus tard le 7 février 2014.
