Organisme: Médecins du Monde – Belgique ( MdM BE)
Titre du poste: COORDINATEUR ADMINISTRATION, RH ET FINANCES (h/f)
Localisation du poste: Katanga/Moba, République Démocratique du
Congo. Déplacements périodiquement sur terrain pour les besoins de la mission
dans les Zones de Santé appuyés par Médecins du Monde Belgique (MDM-B).
Duré: Contrat Duré Déterminé de 6 mois et possibilité de prolongation.
Responsabilités et objectifs du poste:
Sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur général, le coordinateur administratif et financier travaille en étroite collaboration avec l’équipe de coordination. Les responsables techniques (responsabilité fonctionnelle) du coordinateur Administration, RH et Finances sont les référents RH et finances du siège.
Il est le responsable fonctionnel des assistants administratifs des projets et à ce titre, les supervise pour les questions techniques liées à son domaine. Les objectifs de son poste sont :
- Assurer la gestion administrative et ressources humaines rigoureuse, transparente et objective, appliquée dans le respect du code du travail national et de tout texte juridique auquel MdM-B est soumis en RDC, pour le staff national et international de la mission ;
- Garantir le respect du règlement intérieur, de la charte et des procédures administratives et RH en appliquant les politiques de MdM-B.
- Assurer une gestion financière (tenue d’une bonne comptabilité et exécution budgétaire) de la base de coordination ainsi que la supervision financière de l’ensemble des projets MDM-B en RDC ;
- Veiller au respect des procédures financières et au respect des règles de sécurité des fonds MDMB en RDC pour l’ensemble des programmes ;
- Adapter les outils existants et construire les outils nécessaires à la bonne gestion de l’administration et des finances de la mission;
- Renforcer les capacités (administratives et financières) et autonomiser les administrateurs et coordinateurs de projet des différentes bases MDMB ;
- Représenter MDM-B auprès des administrations de la RDC.
Descriptif des taches :
- 1. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET DES RESSOURCES HUMAINES AU NIVEAU LOCAL ET NATIONAL
Planification des Ressources Humaines :
- Contribuer à la planification et définition des ressources humaines de chaque projet afin d’atteindre les objectifs prévus (ouverture, évolution, fermeture de projet).
- Préparation et suivi du planning annuel des activités administratives et des ressources humaines : prioriser les dossiers, mise en place et/ou mise à jour des procédures, informer les équipes des objectifs administratifs et RH, communiquer et former les équipes à ces procédures.
- Est responsable de questionner l’évolution du set up RH (liens fonctionnels, types de RH) et de traduire les ressources humaines dans un organigramme. Assure la mise à jour des organigrammes et tableaux de bord.
Gestion des ressources humaines :
- Est responsable et garant du suivi des RH présentes sur la mission en toute impartialité :
- Mise à jour des profils de poste,
- Suivi des recrutements (politique, procédure),
- Suivi des briefings et prise de poste de tout nouvel employé,
- Suivi des évaluations,
- Analyse et communique les besoins en formation,
- Participe à l’identification des personnes dites « à potentiel », réorientation des postes et/ou redéploiement des RH sur la mission,
- Effectue le suivi des dossiers disciplinaires,
- Sensibilise, soutient et conseille les différents coordinateurs et superviseurs aux aspects pratiques de la gestion des ressources humaines au quotidien (gestion d’équipe, gestion des conflits, du stress, feedbacks etc…)
- Encadre et coach les administrateurs des projets afin de garantir une bonne gestion des ressources humaines
- Traduit les besoins en RH dans le budget, en période de révision/planification des opérations.
Gestion du personnel expatrié :
- Responsable du suivi des mouvements internationaux des expatriés:
communication des arrivées/départs à la coordination et aux projets, organisation des arrivées/départs avec la logistique et le personnel de maison,
suivi de la réservation des billets d’avion avec le siège;
- Supervise l’organisation des briefings/débriefings en début et fin de mission,
- Responsable du briefing/débriefing administratif et RH pour chaque expatrié en début et fin de mission
- Responsable de la création/mise à jour du document de “Bienvenue en RDC”
- Supervise le suivi administratif des expatriés en étroite collaboration avec le Siège : accueil, suivi administratif (passeport, visas, permis de conduire, enregistrement auprès des ambassades, assurances, billets d’avion, avenants, prolongation…), congés, formation, fin de mission (rapport de passation, …), classement et archivage de ces documents.
- Est responsable de l’application et du respect du Guide de l’expatrié en mission
- Responsable du planning des remplacements, de la communication des besoins en personnel expatrié au siège et de l’envoi en temps voulu des profils de poste
- Donne un appui au coordinateur médical en cas de rapatriement médical (aspects administratifs et pratiques).
Gestion administrative du personnel national :
- Est garant du respect du règlement intérieur MdM-B sur toute la mission.
- Est garant d’une gestion nationale cohérente des procédures administratives sur toute la mission et s’assure de la connaissance et de la bonne utilisation de ces procédures par les superviseurs et administrateurs :
- Rédaction et suivi des contrats de travail,
- paiement des salaires et des soldes de tout compte lors de fins de contrat (taxes, heures supplémentaires, ancienneté, allocation,…)
- suivi des primes liées à la délocalisation et aux mouvements des staffs : perdiem, politique de délocalisation, ordre de mission, transport.
- suivi et élaboration des plannings des congés
- suivi de l’application de la politique santé staff national.
- Supervise la mise à jour des dossiers du personnel de toute la mission (CV, diplômes, PP, évaluations, demandes de congés, procédures disciplinaires, objectifs, certificats de naissance et/ou de scolarité, certificat de mariage, contrats, avenants,…) et en assure l’archivage.
- Fait évoluer la politique salariale en concertation avec la coordination, en fonction du code du travail, d’un travail approfondi d’analyse du marché et des politiques MdM-B (panier de la ménagère,..)
Gestion administrative et légale :
- Est responsable du respect des obligations légales dans toutes les activités administratives en collaboration avec l’avocat.
- Participe, avec la coordination, à la rédaction des différentes conventions de collaboration (accord cadre, contrats,…) et valide leur conformité administrative et légale avec la législation nationale ainsi qu’avec les pratiques MdM-B (le cas échéant).
- Adapte les procédures et autres politiques MdM-B au cadre légal de la mission et les mets à jour le cas échéant.
- Coordonne et supervise la gestion des contrats de bail, les contrats des consultants et prestations de service. Suit les échéances de fin de convention et s’assure d’introduire les préavis à temps si besoin de résilier les activités administratives.
- Communique aux représentants du personnel toute information importante relative aux travailleurs. Entretient des relations de bonne collaboration avec ceux-ci.
- 2. ASSURER LA GESTION FINANCIERE AU NIVEAU LOCAL ET NATIONAL
Gestion trésorerie :
- Réalise, consolide et valide les de prévisionnels de trésorerie mensuels pour tous les projets et transmission au siège
- Suivi des demandes de trésorerie auprès du siège
- Contrôle mensuellement le niveau de trésorerie de la mission ( suivi des dépenses et commande engagées, contrôle de caisse…)
- Définir le schéma des flux de trésorerie de la mission et assurer les transferts de fonds sur les bases
- Etablir la quantification financière trimestrielle nécessaire pour les activités telles que missions de terrain, formations, primes, achats logistiques, fonctionnement de la coordination et autres activités prévues dans le projet.
- De procéder à l’approvisionnement des comptes des bases de la mission en veillant au respect des régles de sécurité des fonds en vigueur sur la mission
Superviser la Gestion Comptable :
- Le Coordinateur Financier est responsable des clôtures mensuelles définitives comptables (contrôle des imputations comptables, analytiques et budgétaires, lettrage des avances, virements internes,…) et en assure l’envoi au siège dans les délais prévus via la checklist de clôture mensuelle.
- Superviser le contrôle des factures (éligibilité des factures en fonction des différents bailleurs) ainsi que le double archivage mensuel;
- Contrôler physiquement le comptage des caisses en capitale et sur les bases lors des visites;
- Superviser la saisie des données comptables, extra comptables et expatriés dans le logiciel comptable ;
- Superviser l’édition de la liasse comptable mensuelle ;
- Superviser l’encodage sur le respect du plan comptable ;
- Superviser l’harmonisation des libellés ;
- Superviser le bon suivi des procédures d’engagements des dépenses
- Superviser la tenue du livre de banque et les pointages et les rapprochements bancaires ;
- Supervise le classement et l’archivage des justificatifs des opérations financières et comptables
- Faire mensuellement le feed back de la tenue des caisses au Coordinateur Général
- Tenir les délais de clôture des caisses et de la comptabilité
Gestion Budgétaire :
- Elaborer les budgets des projets en collaboration avec le Coordinateur Général, les coordinateurs de projets et les administrateurs;
- Veiller au respect du circuit et des seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer de la mise en place des bons d’achat standards MDMB sur l’ensemble de la mission ;
- Vérifier éditer et communiquer les suivis budgétaires mensuels et les historiques cumulés au siège, à l’équipe de coordination et aux chefs de projets, aux administrateurs sur les bases ;
- Préparer le budget annuel de la mission ainsi que sa révision ;
- Valider les prévisionnels de dépenses des bases ;
- Assister/conseiller le coordinateur général dans la gestion financière des relations avec les administrations RDC ;
- Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission.
Gestion des financements :
- Assurer la production ainsi que l’archivage des rapports financiers intermédiaires et finaux selon les délais et canevas des bailleurs (DGD, UNICEF, ECHO,…) ;
- Préparer les rapports financiers à destination des bailleurs, puis contrôlés et envoyés par le siège ;
- Superviser le pré-audit des contrats de financement bailleurs (factures, présentation des classeurs);
- Suivre les paiements des contrats signés sur le terrain (en collaboration avec le Siège selon le lieu de paiement) ;
- Suivre les risques financiers, en particulier ceux attachés à la politique RH (provisions des indemnités de fin de contrat notamment) en collaboration avec le coordinateur général
- Suivi mensuel des contrats de financements, de la réalisation des lignes de financement
- Transmission d’un suivi mensuel au terrain et aux différents Coordinateurs.
- Construction de la partie financière dans l’écriture des projets ou propositions de programmes
- Réalisation des rapports financiers par contrat
- Réalisation et proposition des réaménagements budgétaires
- Contribuer à l’amélioration des procédures internes de gestion du projet
- Rassembler tous les documents nécessaires à présenter aux bailleurs pour les audits ( pièces comptables….)
- Elaborer avec le siège le rapport financier pour le bailleur en cohérence avec les exigences procédurales, qualitative, technique et des besoins du projet
- Participer à l’élaboration des rapports financiers mensuels, intermédiaires et finaux selon le modèle de rapport financier du bailleur.
Sécurité des fonds :
- En collaboration avec le coordinateur général assure le cadre de mise en œuvre de sécurité des fonds sur la mission
- Donner les briefings spécifiques aux coordinateurs projet et/ou logisticiens en matière de sécurité des fonds
- Assure que la check liste sécurité des fonds est tenue à jour et envoi des modifications systématique au siège
- Assure que les attestations sont signées par l’ensemble du personnel sous contrat MDMB
- 3. COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
Représentation :
- Initier et / ou développer les relations avec les autorités locales pour les questions financières (banques, ministère des finances) ;
- Maintient un lien professionnel et un échange d’informations avec les autres ONG’s (réunions, réseau d’information).
- Etablit et entretient de bonnes relations de coopération avec les partenaires (les différentes Ambassades, l’avocat, les compagnies aériennes ou agences de voyage, les propriétaires de maison, etc.)
- Etablir et entretenir de bonnes relations de coopération avec les autorités nationales (en particulier l’Inspection de Travail, les différents organismes sociaux)
- Représente MDM-B auprès des administrations de la RDC
Gestion d’équipe :
- Recruter, former et superviser l’équipe nationale des administrateurs;
- Assurer l’animation et la communication interne de l’équipe sur les aspects administratifs et financiers;
- Organiser et animer les réunions des équipes sur les aspects administratifs et financiers ;
- Former l’équipe aux cadres financiers et budgétaires ;
- Visiter et évaluer les bases trimestriellement sur les aspects administratifs et financiers.
- Participer aux réunions internes de suivi des projets.
Reporting et Communication :
- Participer activement aux réunions (administrative, générale,…) et respecter le planning de travail établi avec son superviseur.
- Participer à toutes les réunions de coordination.
- Rendre compte de son activité auprès de sa hiérarchie et rédiger des rapports
- Met en place et supervise le reporting administratif et RH de la mission selon les canevas établis et dans le respect des délais impartis.
- Organise des réunions régulières avec le staff national et international afin de les informer des activités de la mission, état d’avancement des projets, procédures, politiques, événements,…
- Est responsable d’une bonne communication et fonctionnement du département administratif et RH, et veille à la confidentialité des dossiers.
Divers:
- Le CAF est susceptible de réaliser un audit interne à la demande du siège et de la coordination générale.
- Veiller au respect des procédures administratives et financières et particulièrement les procédures d’approvisionnement au niveau administratif et financier
- Ainsi que les autres tâches nécessaires à la bonne gestion administrative et financière au niveau local et national.
- Fournir avec la plus grande transparence et promptitude toutes les informations, qui sont demandées par la Coordination Générale.
- Effectuer toute autre tâche demander par la Coordination Générale.
Profil du candidat :
- Formation: économique, finances, Administration et Ressources Humaines
- Expérience : de 3 ans dans des postes similaires, gestion administrative, du personnel et/ou gestion financière ; expérience en ONG ou organisation internationale
- Aptitudes : rigueur, organisation, esprit d’initiative
- Informatique: maîtrise de la bureautique de base sur Windows, des logiciels Excel et Word, de l’e-mail ; connaissance de SAGA un plus.
Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.
Il peut être modifié à tout moment avec l’accord des deux parties.
Date finale de réception des dossiers de candidature:
le 3 mars à 9h00 heures de Kananga.
Dossier à remettre à:
Par voie postale : Bureau MdM B, Avenue Lumière Nr. 1 (en face de la SNEL), Commune de Kananga).
Par e-mail : [email protected]
Fait à, Kananga le, 13/02/2014
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Chef de mission Médecins du Monde RDC, Dagmar Winkler
