ENGEN DRC RECRUTEMENT
JOB DESCRIPTION
Fonction: Regional Administrative SupportKatanga
Supérieur Hiérarchique : Régional sales représentatif
Lieu : Katanga, Lubumbashi
Relations de travail :
· Partenaires internes : Départements Ventes, Finances, Distribution
· Partenaires externes : SEPet autres clients
Principales activités :
· Assurer la permanence au siège administratif pendant les heures de service
· recevoir ou faire recevoir tous courrier et correspondances en y apposant le cachet d’entrée courrier afin d’y accorder date certaine;
· transmettre sans délai, pour information et disposition, au responsable régional, lescourriers et notifications diverses;
· s’assurer qu’en cas de retransmission des correspondances et notification par le responsable régional au siège de la société ou à un autre service, que le document en question est renvoyé au destinataire endéans les 48h de l’instruction de transmission;
· orienter et informer les clients et partenaires en cas de besoin sur les procédures commerciales
· accueillir tous clients et partenaire lors de leur visite dans les bureaux de la société
· Veiller à l’affranchissement et au dépôt, dans les plus brefs délais – et au plus tard dans 48heures de leur émission – de tous courriers et documents
· veiller à l’archivage chronologique et par catégories des pièces comptables, actes commerciaux, contrats et autres documents
· mettre à disposition, à toute réquisition de la hiérarchie, des actes, documents administratifs, comptables et commerciaux
· En cas de besoin, gérer la petite caisse
· s’engager au strict respect des valeurs, normes et procédures édictées ou mises en œuvre par ENGEN DRC
Tâches spécifiques
· établissement des bons de livraisons carburants et lubrifiants
· saisie de tous les mouvements au jour le jour le jour et transmission à Kinshasa
· facturation en Excel de toutes les livraisons effectuées aux clients (carburants et lubrifiants)
· vérification des ordres à déclarer et bulletins de liquidation
· scanner les bulletins de liquidation à Kinshasa et suivre paiement avec la banque jusqu’à établissement des quittances
· tracking des paiements auprès des Finances/Trésorerie pour éviter le blocage des opérations par la DGDA
· gestion de la petite caisse et avances à justifier (allowances chauffeurs, renouvellement visas, etc…)
· réconciliation des comptes
Service level agreement avec les départements suivants :
Aviation
· suivi administratif des ventes et des stocks
· saisie des ADR (bons de livraison aviation) dans le tableau des mouvements au jour le jour et le communiquer à l’équipe aviation
· -contacter la banque pour collecter les fonds des ventes cash à SEP Luano et envoyer les détails à l’équipe Aviation
Retail
· s’assurer du niveau des stocks carburants et lubrifiants en permanence dans les stations
· planifier les mises en place des produits avec l’équipe Retail
· établissement des bons de livraison carburants et lubrifiants
· encaissement et gestion des chèques déposés par les gérants pour livraison des produits
· Suivi du dépôt des chèques à la banque suivant le délai défini par le Retail
· saisie de tous les mouvements pour transmission à Kinshasa
Qualifications/Compétences requises
· Licence en Economie
· Expérience Commerciale et des ventes souhaitées
· Bilingue : Français – Anglais
· Travail en équipe
· Analyse et résolution de problèmes
· Maîtrise de l’outil informatique
NB : La date limite de soumission des candidatures est le 14/05/2014 à 15H00
Prière soumettre votre candidature à l’adresse email suivante : [email protected]
