OFFRE D’EMPLOI Nº 036/RH/2013
DKT RDC est une filiale de DKT International dont les activités s’étendent dans plus de 18 pays au monde (en Afrique, en Asie et en Amérique Latine) et dont la mission principale est l’amélioration de la santé reproductive. Nous travaillons spécialement dans la planification familiale et la lutte contre les IST/VIH/SIDA par les actions de sensibilisation et l’utilisation responsable des services et des méthodes de planification familiale par le biais de marketing social et les formations de différents cadres (médecin, infirmiers, pharmaciens, relais communautaires…). DKT RDC cherche à recruter un Assistant Administration-Comptable pour son bureau de Lubumbashi.
Durée du contrat : 12 mois renouvelable
I. Responsabilités
Sous la supervision directe du Chef Comptable basé à Kinshasa et la coordination générale des Managers des Finances, de l’Administration et Logistique ainsi que des Ressources Humaines tous basés à Kinshasa, l’Assistant Administratif-Comptable aura les responsabilités suivantes :
- 1. Sur le plan Financer
- Elaborer et gérer mensuellement le budget de fonctionnement et des activités de la Province et faire rapport à la Direction Générale ;
- Transmettre régulièrement à la Direction Générale, en même temps que le rapport financier, toutes les pièces justificatives y relatives ;
- Analyser et contrôler les justifications des dépenses et avances et interpeler les concernés en cas d’écart constaté ou facture non valide ;
- Faire respecter les procédures financières aux membres de l’équipe, s’assurer de la bonne utilisation des moyens financiers mis à leur disposition et dénoncer toutes actes contraires ou tout détournement des fonds ;
- Tenir un Fichier sur la traçabilité des recettes des ventes des produits et faire rapport à la Direction générale ;
- Superviser la régularité des versements des ventes des produits en Banque ;
- Faire le rapprochement mensuel entre les inventaires physiques des produits, les ventes réalisées et les recettes reçues ;
- Mettre à la disposition des équipes de terrain les moyens nécessaires (Budget) pour bien effectuer leurs missions, superviser et contrôler la réconciliation de toutes les avances reçues dans le bref délai en conformités avec les procédures en vigueur ;
- Verser localement les cotisations sociales (INSS), INPP et transmettre à la Direction Générale les preuves de paiement ; veiller au respect de deadline ;
- Superviser les mouvements des fonds en petite caisse et assurer son contrôle journalier ;
- Valider et approuvé le paiement des factures des fournisseurs sur les services consommés ;
- Assurer une bonne utilisation des ressources financières de la province et présenter une bonne image de l’association auprès des partenaires ;
- 2. Sur le plan Administration logistique et Ressources Humaines
- a. Administration
- Superviser et canaliser localement toutes les correspondances tant des services Public que de la Direction Générale ;
- Présider des réunions provinciales du Staff et envoyer des PV & compte rendu à la Direction Générale ;
- Superviser la Gestion des fournitures de bureau ;
- Proposer à la Direction les perspectives d’avenir ;
- Appuyer les agents en mission durant leur séjour en accord avec le chargé de la logistique (réservation d’hôtel, confirmation de billets, transport local, etc.) ;
- Etablir les réquisitions pour les dépenses liées au fonctionnement de l’Administration ;
- Représenter localement l’Association auprès de certains partenaires tant privés que publics.
- b. Logistique
- Etablir les réquisitions pour les dépenses liées au fonctionnement du bureau et faire les achats des fournitures et consommable du bureau conformément aux procédures en vigueur ;
- Gérer le Dépôt et Magasin de la Province, tenir les fiches de stocks, ensemble avec le Pharmacien, organiser le classement des produits, prélever quotidiennement la température et s’assurer que les produits sont gardés dans des bonnes conditions ;
- Identifier les besoins en matériels et équipements des bureaux, assurer le suivi de leur bonne utilisation et effectuer l’inventaire mensuel ;
- Veuillez à l’hygiène et la sécurité en lieu du travail et assurer la sureté du bureau en province, être le point focal ;
- Organiser les mouvements des véhicules et motos et suivre leur entretien et réparation ;
- S’assurer que les carnets de bord du véhicule et/ou motos sont régulièrement et correctement remplis et que les taux de consommation et autres indicateurs sont respectés ;
- Suivre les approvisionnements en carburants à la station et les consommations des véhicules, s’assurer que le véhicule ait toujours des réserves de carburant et soit toujours propre ;
- S’assurer du respect du code de conduite par les chauffeurs et communiquer tous les dossiers d’accident à la hiérarchie pour suivi ;
- Assurer la gestion des bâtiments, leur entretien, les réparations éventuelles et nettoyage ;
- Assurer la gestion des contrats avec les partenaires en province et être le point focal ;
- S’assurer que le générateur fonctionne correctement, produire le rapport circonstanciel d’entretiens ou de réparation et contrôler la tenue des fiches de suivi par les gardiens ;
- S’assurer que l’expédition et la réception des biens sur terrain se fassent de manière à éviter les pertes et en respectant les procédures ;
- S’assurer que les factures d’eau et d’électricité du bureau soient raisonnables et payées à temps ;
- Suivre l’entretien des climatiseurs ;
- S’assurer que tous les travaux à faire sur les bâtiments par le bailleur se fassent correctement et porter les factures à sa connaissance ;
- c. Ressources Humaines
- Recueillir les doléances et problèmes rencontrés par le Personnel sur terrain et les transmettre à la hiérarchie pour une prise de décision responsable ;
- Transmettre mensuellement les fiches de pointage et Time-Sheet des agents pour le calcul de la paie ;
- Superviser localement la paie de salaire des agents et classer les copies des bulletins de paie,
- Etablir les bons d’envoi pour les soins médicaux des agents auprès des centre conventionnés et faire la mise à jour de la liste du personnel en cas de besoin ;
- Faire respecter le Règlements d’entreprise et toutes les notes de service en vigueur ;
- Suivre les dossiers et documents administratifs relatifs au personnel du bureau : demande de congé, repos médical, heures supplémentaires, mission de service, formation… ;
- Suivre les contrats établis pour le personnel du bureau et des contraintes légales : visa et déclaration de mouvement à l’ONEM, demande d’immatriculation INSS, INPP…
II. Qualifications souhaitées
- Avoir un diplôme universitaire en comptabilité ou science financières ;
- Avoir une expérience d’au moins deux ans dans la tenue de la comptabilité ;
- Avoir une notion de base en gestion administrative et logistique ;
- Avoir une notion de base en administration du travail est un atout ;
- Avoir une bonne connaissance du Français et du Swahili ;
- Avoir une parfaite connaissance des programmes informatiques (Word, Excel, Access…)
- Avoir une connaissance moyenne de l’anglais est un atout ;
- Avoir une capacité de travailler en autonomie ;
- Etre flexible et résistant au stress ;
- III. Le dossier de candidature doit comprendre :
- une lettre de motivation ;
- un C.V. à jour ;
- une carte de demandeur d’emploi de l’ONEM ;
- Les copies des diplômes, brevets, attestations des services rendus ou tout autre document jugé nécessaire ;
- les coordonnées (noms, firmes, fonction, titres, numéro de téléphone et adresse email) de trois personnes de référence dont deux doivent avoir été des superviseurs hiérarchiques du candidat.
Le dossier est à déposer sous pli fermé au bureau DKT Lubumbashi situé sur l’avenue Maniema n°50B dans la Commune de Lubumbashi, ou par email à l’adresse [email protected] au plus tard le 27 mai 2014.
Seules les personnes répondant au profil requis seront contactées par téléphone pour un entretien. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Lubumbashi le 13 mai 2014
SANDRA GASS
Country Director
