Memisa Belgique: GESTIONNAIRE LOGISTIQUE BAT KIKWIT

Memisa Belgique est une Organisation non Gouvernementale de Coopération au Développement d’origine chrétienne œuvrant dans le domaine de la santé.

Son but est de contribuer aux soins de santé dans les pays en développement en faveur des populations les plus pauvres et les plus vulnérables.

Memisa exécute en RDC des projets pour le compte de la DGD dans les provinces de Bandundu, Equateur et Province Orientale, des projets sur Fonds propres et des projets  Fonds Mondial dans les domaines du VIH et du PALU dans les provinces de Bandundu, Province Orientale et dans la ville Province de Kinshasa. Trois bureaux d’accompagnement technique (BAT) assurent la mise en œuvre de tous ces projets.

Memisa Belgique recrute un Gestionnaire Logistique pour son Bureau de Kikwit dont la responsabilité de la cellule logistique du BAT KKT, de ses activités et de son personnel logistique pour le bon déroulement des projets réalisés par Memisa au Bandundu.

Temps de travail : 100% à Kikwit dans la Province de Bandundu avec des missions possibles sur le terrain

Responsabilités et tâches:

Sous la supervision du CR, le gestionnaire logistique est responsable de la gestion globale des activités de la cellule logistique du BAT KKT  et de son personnel selon les règles et procédures en vigueur à Memisa.

Mise en œuvre :

• Connait et fait respecter les procédures de Memisa.
• Maitrise les procédures logistiques des différents bailleurs  et veille à leurs respects et leurs applications.
• Mets en place tous les outils logistiques de l’atelier national pour la bonne gestion de la cellule logistique
• Veille à la gestion logistique des bureaux  et du matériel.
• Appuie les Chefs des Projets dans la gestion logistique des projets.
• Appuie les AG des ZS
• Est responsable de la bonne organisation de la réception et de l’envoi du matériel acheté par le BAT, la CN ou le siège vers les bénéficiaires (ZS, DPS, BDOM).

IN/OUT

• Fait le suivi et archive les arrivées et départ du matériel réceptionné.
• Veille à la complétude des dossiers d’envoi et réception.
• Veille à la bonne communication sur les dossiers logistiques

Transport

• Gère le choix des transporteurs, veille à l’acheminement rapide et en toute sécurité du matériel vers les destinataires finaux.
• S’assure de recevoir les BL et contrôle auprès des partenaires la bonne réception.

Bâtiments

• Supervise l’entretien et la maintenance des bâtiments et de la parcelle
• Gère le contrôle et la gestion du paiement des factures d’eau et d’électricité.

Inventaires

• Vérifie le bon encodage des biens.
• Vérifie le bon encodage,  en coordination avec les BAT, des biens qui seront envoyé directement aux ZS sans passé par les BAT.
• Gère la mise à jour des inventaires
• Gère la mise à jour d’un inventaire de tout le matériel roulant de Memisa BAT

Achats

• Doit veiller à faire des achats de bonne qualité au meilleur prix.
• Veille au faire respecter les procédures d’achat de Memisa RDC.
• Veille à la planification des achats.
• Rédige les demandes de prix et les CSC pour des achats en marché public.
• Rédige les documents d’attribution.
• Veille à la complétude des dossiers d’achat.
• Constitue un fichier des fournisseurs de qualité.
• Veille à l’archivage des dossiers des achats effectués.

Gestion des stocks

• Veille au respect des règles de stockage
• Supervise la gestion de stock des fournitures de bureau et du petit matériel.
• Met en place un système de fiche de stock pour tout consommable.
• Fait le suivi des aires de stockage du matériel reçu et a envoyer.

Construction et réhabilitation

• Réalise les CSC ou tableau de métré.
• Supervise les travaux de construction et réhabilitation.
• Capitalise les réalisations par l’écriture de documents de référence.

IT et communication

• Gère le matériel informatique et de communication.
• Gère la réparation et entretien de ce matériel.
• Développe un réseau interne et un serveur de données.
• Appuie les projets dans l’achat de matériel informatique et de communication.
• Gère les taxes dues pour l’utilisation de ce type de matériel.
• Gère les back up.
• Met sur pied une base de données logistique

Gestion des véhicules et des visiteurs 

• Gère le chef de charroi.
• Supervise le suivi des véhicules et des déplacements
• Supervise le suivi du générateur.
• Supervise le suivi des réparations et entretiens des véhicules et du générateur.
• Supervise le suivi de la gestion des visiteurs.
• Supervise le suivi de la gestion du carburant et la station service.

Sécurité :

• Veille à l’application du guide de sécurité.
• Participe aux réunions de la cellule de sécurité.
• Réalise la mise en place et la gestion des mesures anti incendie.
• Alerte à temps la hiérarchie pour toute situation sécuritaire.

Archivage

• Met en place un archivage performant pour les dossiers papiers de la cellule log
• Met en place un archivage performant pour les dossiers informatique de la cellule log

Contrôle Qualité :

• Est à l’écoute des partenaires sur la qualité du service rendu par le Bat
• Tient à jour le tableau de traçabilité.
• Participe aux réunions du cluster logistique.
• Contacte ses homologues logisticiens d’autres ONG pour échanger sur les expériences  et les bonnes pratiques.
• Participe au développement des outils logistique de Memisa en RDC.
• Contribue à la mise à jour du manuel des procédures logistiques Memisa RDC.
• Contribue à la révision du manuel technique logistique de Memisa RDC.
• Met en place une politique d’achat permettant d’améliorer la qualité du matériel.
• Met sur pied un fichier de fournisseurs selon des critères stricts d’assurance qualité pour des travaux, des fournitures et des services.
• A l’obligation d’avertir la hiérarchie en cas de fraudes.

Finance :

• Réalise l’état des besoins financier pour les activités logistiques et le transmet a la cellule finance.
• Réalise les états de besoins financier pour la cellule logistique, par semaine et les transmet à la cellule finance.
• Réalise le budget annuel de la cellule log.
• Fait un suivi des dépenses du budget logistique de la cellule log.
• Participer à l’élaboration des budgets des projets.
• Aide les chefs de projets dans le suivi de leur budget.
• Contribue à l’évaluation des besoins en quantité et qualité.
• Contribue aux audits par l’apport des données logistiques de qualité ;

Rapportage

• Représente la cellule aux réunions hebdomadaires de planification
• Réalise le rapport mensuel logistique de la cellule logistique

Travail d’équipe:

• Fait preuve d’initiative et d’ingéniosité afin d’améliorer l’environnement et l’ambiance de la cellule log.
• Veille à l’amélioration de la communication entre le BAT et la CN BAT dans le domaine humain et logistique.
• Apporte son appui au personnel logistique pour le développement de la Cellule.
• Réalise des formations pour le personnel logistique des ZS.

Acquisition du savoir, capitalisation

• Diffuse les apprentissages et les leçons apprises au BAT et au personnel logistique.
• Transfère ses connaissances et compétences à son collègue logisticien FM , au chef de charroi.
• Capitalise les réussites logistiques de Memisa dans les documents de références.
• A l’obligation d’avertir la hiérarchie en cas de fraudes.
• Constitue une bibliothèque de documentation technique dans les différents domaines logistique.

Toutes autres tâches confiées par la hiérarchie.

Profil de la fonction

Formation : Niveau de formation universitaire en gestion hospitalière,  en sciences commerciale ou étude similaire du niveau de graduat.

Expériences : expérience de 3 ans  dans le poste de gestionnaire d’une cellule logistique. L’expérience dans une ONGI est atout.

Exigence : Savoir conduire la moto et détenir un permis de conduire valide. Posséder une expérience réelle et prouvée de minimum 3 ans dans la région de Bandundu par une meilleure connaissance du réseau routier et fluvial.

Compétences : Connaissances informatiques en Excel, Word, Access.

Attitude : très ordonné, esprit de créativité, à l’écoute, dynamisme, confidentialité, honnêteté, sens de la négociation, sens de l’initiative, coach, patient, sens de l’archivage et de l’organisation.

Références professionnelles: disposer d’au moins 3 références professionnelles. ( de personnes responsables des structures de santé du Bandundu)

Interactions :

Interne :
-Le Coordinateur Régional.
-Le Responsable administratif et financier du BAT
-Le personnel du siège.
-Le responsable logistique du siège.
-Le Log à la CN.
-Tous les services Memisa en RDC.
-Les visiteurs.
-Les chauffeurs.   

Externe :
-ONG.
-Partenaires.
-Entreprises/Fournisseurs.
-Le service de gardiennage

Composition du dossier :

• Une lettre de motivation ;
• Un CV à jour détaillant vos expériences précédentes ;
• Les copies certifiées des diplômes obtenus ;
• Trois personnes de référence professionnelle ;

N.B : la durée du contrat : dans un premier temps jusqu’au 31/12/2014 renouvelable après évaluation.

Lieu d’affectation : Kikwit dans la Province de Bandundu :

Le dossier complet à transmettre par voie électronique, à l’adresse[email protected] ou à déposer en dur à l’adresse du bureau Memisa à Kikwit Avenue Zanga N°1, Kikwit Plateau, Commune de Lukolela ou au bureau Memisa à Kenge sur Avenue Dispensaire N°1 au bureau du District Sanitaire de Kenge ou encore au bureau Memisa à Kinshasa croisement 11è Rue et petit boulevard Limete Industriel avant  le 10 juin 2014 à 16h00,

NB : Le recrutement étant local, tout (candidat (e) retenu (e) pour le test sera tenu (e) d’atteindre le lieu du test (KIKWIT) par ses propres moyens.

Tout dossier incomplet ne sera pas pris en compte et seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Fait à Kikwit, le 28/05/2014

Jan Vanderzwalmen

Coordinateur régional