OFFRE DE POSTE
ASSISTANT(E)
ADMINISTRATEUR(TRICE) FINANCIER(E) & LOGISTICIEN(NE)
Kinshasa / Mbandaka (Equateur)
L’organisation
Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.
Pour venir en appui à la mise en œuvre des projets dans les provinces de Kinshasa et de l’Equateur en RDC, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Administrateur(trice) Financier(e) & Logisticien(ne).
Contrat
Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD) de 12 mois (avec période d’essai de 6 mois)
Lieu : Kinshasa avec des missions mensuelles à Mbandaka (une semaine ou deux chaque mois)
Fonction Générale
L’Assistant(e) Administrateur(trice) Financier(e) & Logisticien(ne) (AFL) est en charge, sous la supervision de l’AFL de Kinshasa, des finances et la compatibilité, de l’organisation et du suivi de la logistique, de l’administration et des ressources humaines relatives au bureau décentralisé de Mbandaka. En outre, à la demande de l’AFL, l’Assistant AFL sera amené à travailler sur des questions relatives au bureau de Kinshasa. L’Assistant AFL travaille en étroite concertation avec le Responsable de Bureau à Mbandaka dans le cadre de ses missions mensuelles et à distance depuis Kinshasa pour assurer le fonctionnement du bureau de Mbandaka dans le respect des procédures internes et des lois et règlements de la RDC. Le succès de ce binôme constitue un paramètre de réussite essentiel de la mission.
Responsabilités et Tâches
- Est garant du respect des valeurs, du mandat et du cadre de gestion d’ASF
- Est garant du respect de l’application des procédures internes (administratives, financières, logistiques) d’ASF
- Entretient une communication permanente et exhaustive avec le Responsable de Bureau à Mbandaka et l’AFL basé à Kinshasa concernant les enjeux administratif, logistique et financier
- Rédige mensuellement un rapport d’activités à destination de l’AFL Kinshasa
- Transmet, après validation de l’AFL Kinshasa, au Responsable de Bureau à Mbandaka tous types de productions dans les secteurs administratif, financier et logistique, et tout autre matériel qu’il/elle jugera pertinent
Sous la supervision de l’AFL Kinshasa :
1. Administration et ressources humaines
- Est responsable du suivi de l’administration générale du bureau de Mbandaka
- Met en œuvre les procédures et démarches facilitant les prises de décisions administratives
- Supervise l’application du cadre de gestion du personnel national
- Il intervient, à la demande de l’AFL Kinshasa, sur des aspects « administration et ressources humaines » relatifs au bureau de Kinshasa
Administration générale :
- Négocie et élabore les conventions avec les autorités et partenaires dans les secteurs financier, administratif et logistique (Contrat d’assurance, contrat bancaire, contrat d’adhésion standard, etc.), les soumet à l’AFL Kinshasa pour validation et signature et supervise l’exécution et le suivi des conventions
- Met en pratique les procédures logistique, administrative et financière de la mission, dans le respect des standards ASF et des spécificités nationales ;
- S’assure du respect de l’ensemble des lois et les textes en vigueur dans le pays, plus spécifiquement concernant les textes régulant la présence des ONG internationales, le droit du travail, la fiscalité et toutes autres charges et obligations résultant de l’activité d’une ONG
Cadre de gestion du personnel national :
- S’assure du respect du règlement d’ordre intérieur de la mission RDC, des législations et pratiques nationales, ainsi que des standards ASF ;
- Effectue le paiement des cotisations sociales et des impôts mensuels ou s’assure que les paiements sont effectués
- Il tient à jour le calendrier des congés du personnel de la base de Mbandaka
- S’assure de l’utilisation des fiches de présence sur la base de Mbandaka et fournit les informations pour le calcul de la paie.
2. Finances et comptabilité
- Est responsable de la gestion financière (engagement des dépenses) et comptable du bureau selon les procédures ASF
- Met en œuvre et/ou supervise la mise en œuvre de toutes les procédures et démarches facilitant les prises de décisions financières et les engagements financiers
- Il intervient, à la demande de l’AFL Kinshasa, sur des aspects « finances et comptabilité » relatifs au bureau de Kinshasa
Gestion financière et comptable :
- Transmet de façon hebdomadaire et mensuelle à l’AFL Kinshasa les fichiers encodés des dépenses effectuées ainsi que tous les documents comptables et extra comptables prévus dans les procédures ASF.
- Exécute le(s) budget(s) en concertation avec l’AFL Kinshasa, le(s) coordonnateurs de programme concerné(s) et le Responsable de Bureau de Mbandaka.
- Supervise la gestion de la caisse du Responsable de Bureau de Mbandaka et réalise un inventaire lors des missions
- Tient la comptabilité du bureau et les différents registres liés à la gestion financière (caisses, pièces comptables, livres et registres de comptabilité, états des salaires, état d’inventaire et de stock.) ;
- Veille à la bonne exécution de tous les paiements effectués par le bureau de Mbandaka.
- Effectue les réconciliations de la caisse et de la banque sous la supervision de l’AFL Kinshasa
3. Logistique
- Est responsable du suivi de la gestion logistique du bureau de Mbandaka et appuie le Responsable de Bureau de Mbandaka dans sa mise en œuvre, en étroite concertation avec l’AFL Kinshasa et le logisticien Mission
- Il intervient, à la demande de l’AFL Kinshasa, sur des aspects « logistique » relatifs au bureau de Kinshasa
- Met en pratique et suit la mise en pratique des procédures logistiques de la mission dans le respect des standards d’ASF
- Répond aux besoins logistiques des projets en concertation avec les responsables des activités : apport en consommables et équipements auprès des employés, des partenaires ou des bénéficiaires
- Applique les procédures d’achat d’approvisionnement et contrôle leur application
- Supervise la consommation des charges, assure la maintenance réalise les états des lieux, etc…
- Assure la gestion des équipements mobiliers, du parc automobile, du parc informatique : application des procédures de suivi de ces biens selon les spécificités de chacun, maintenance, réalise les inventaires…
- Coordonne la gestion de stocks : inventaires, identification de lieux de stocks, gestion des entrées et des sorties, suivi des consommations, entretiens, connaissance de l’affectation finale des biens, etc…
- Supervise la gestion des moyens de transports (location de véhicules, transports aériens) : solutions adéquates en fonction des besoins, des contraintes budgétaires et des contraintes de sécurité, supervise la réalisation du planning de déplacements de la mission, assure le relais du logisticien Mission pour l’organisation des transports (achat billets, information voyageur, assurance spéciales éventuelle, etc.)
- Supervise l’organisation des communications téléphoniques et Radio en fonction des besoins, des contraintes de sécurité et financières en concertation avec le CAFL.
4. Sécurité
- Est chargé de s’assurer que la politique de sécurité décidée par le Chef de mission et/ou le Coordinateur Programmes Ouest RDC en fonction de l’évolution de la situation du pays est appliquée
- S’assure de l’existence du dispositif nécessaire pour appliquer ces mesures
- Supervise la sécurité des moyens de transport et de leurs utilisateurs : état des véhicules, présence d’un kit de secours, vérification des permis de conduire, test de capacité des utilisateurs etc…
- Organise un système de communication adéquat en fonction de la situation de sécurité.
5. Autres
L’assistant(e) AFL effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.
Superviseur hiérarchique : l’AFL Kinshasa
Superviseur fonctionnel : Le Responsable de Bureau Mbandaka et le Coordinateur Administration Finances et Logistique (CAFL).
Lien fonctionnel : Les Logisticien, Responsable Administratif et Ressources Humaines et Comptable de la mission.
PROFIL
- Etre détenteur d’un diplôme universitaire dans le domaine de la gestion, management, ou autre similaire
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook…)
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et savoir respecter les délais
- Disposer de facultés à la résistance au stress et une ouverture aux relations interculturelles
- Avoir une attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions
- Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’Avocats sans Frontières
- Etre disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser
- Respecter les relations hiérarchiques propres à l’organisation
- Etre disponible
- Avoir une expérience et la maitrise de la gestion administrative, financière et logistique ainsi qu’une expérience de travail en ONG sont des plus
Postuler avant le Mercredi 18 juin 2014
En envoyant :
- Une lettre de motivation ;
- Le curriculum vitae détaillé;
- Les références de 3 personnes
Seuls les candidats sélectionnés pour les tests seront contactés
Les copies des diplômes seront demandées aux candidats sélectionnés pour les entretiens.
Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Candidature Assistant AFL Kinshasa / Mbandaka »
Exclusivement par mail à l’adresse : [email protected]
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Kinshasa, le 4 juin 2014
Pour Avocats sans Frontières
Hélène TRACHEZ
Chef de Mission
