1 Fiche de poste Assistant Administratif et Financier (H/F)
Centre de Gestion et de Services de Kinshasa
Contexte
RDC Entreprises Développement (RDCED) met en œuvre le programme d’appui aux Très Petites Entreprises (TPE) en République Démocratique du Congo en partenariat avec l’IECD (Institut Européen de Coopération et de Développement). Ce programme a pour objectif de renforcer les capacités des micro-entrepreneurs en gestion via un programme de formation et d’accompagnement non financier des entrepreneurs. Initié en RDC en 2010, le programme TPE a déjà formé plus de 1 000 entrepreneurs au travers de ses 2 Centres de Gestion et de Services (CGS) de Masina et de Kalamu. Suite à l’évolution interne d’un de ces employés, RDCED est à la recherche d’un Assistant Administratif et Financier pour assurer la gestion administrative et financière de son Centre de Gestion et de Services (CGS) de Kalamu. Poste – Fonction : Assistant administratif et financier – Programme TPE – RDC – Lieu : CGS de Kalamu – Statut : Contrat de Stage Professionnel (6 mois) pouvant être prolongé en CDD – Rémunération : 450$ par mois Mission -
Responsabilité Sous la double supervision du chef de centre et du responsable administratif et financier, vous assurez le respect des procédures administratives et comptables au sein d’un Centre de Gestion et de Services. – Tâches 1. Responsabilités comptables et financières a) Préparation du prévisionnel et engagement des dépenses
- Etablir en lien avec le chef de centre le prévisionnel du mois à venir. Envoyer ce prévisionnel au RAF au plus tard le dernier mardi du mois en cours ;
- Informer rapidement le siège en cas de dépenses non budgétées dans le prévisionnel et attendre son accord avant de valider la dépense ;
- Réaliser les achats courants à partir de l’avance permanente ; b) Réalisation de la comptabilité du CGS – Contrôler la qualité et la conformité des factures du CGS ;
- Préparer les notes de frais (NDF) des dépenses réalisées au cours de la semaine et la transmettre au RAF le lundi suivant pour validation ;
- Saisir toutes les factures et NDF du CGS dans le logiciel Sage et envoyer la comptabilité au RAF au plus tard le 5 du mois suivant ;
- Archiver les pièces comptables conformément au système de classement de RDCED ; c) Suivi du recouvrement des cotisations bénéficiaires
- Réceptionner les cotisations des bénéficiaires et délivrer en échange un reçu ; – Saisir les cotisations bénéficiaires dans la base de donnée Access ; 2 – Verser chaque lundi au RAF l’argent reçu la semaine passée. d) Appui au responsable administratif et financier
- Saisir les opérations de banque et préparation de la réconciliation bancaire ; – Saisir les pièces du siège et partage des coûts selon les règles analytiques en vigueur au sein de la structure ; – Vérifier la comptabilité du CGS de Masina et intégrer les comptabilités CGS sur l’axe principal ;
- Lettrer les comptes tiers ;
- Appuyer le RAF pour la réalisation de l’outil de suivi ;
- Réaliser les mêmes tâches comptables pour le programme des EFA.
2. Responsabilités dans le bon fonctionnement du CGS a) Réception du CGS – Accueillir les visiteurs du centre, les renseigner sur le programme et les formations ; – Procéder aux inscriptions des bénéficiaires. b) Gestion des achats et des stocks – Suivre avec le logisticien les achats de matériel du CGS pour lequel l’argent a été transmis ; – Gérer les stocks de matériel du centre ; – Gérer les inventaires du matériel et des consommables et faire les demandes d’approvisionnement au siège (T-shirt, manuels) 10 jours avant l’échéance du besoin ; c) Supervision des gardiens Veiller à ce que les gardiens remplissent assidument le cahier de suivi du groupe électrogène, le cahier d’entrée-sortie et fassent régulièrement le ménage des locaux.
3. Appui aux activités du CGS a) Remplissage de la base de données (BDD) – Remplir la base de données pour le CGS de Kalamu (FBG, FPP, ST) ; b) Appui à la gestion du Club des Entrepreneurs – Gérer le centre de ressources documentaires du Club ; – Gérer les prêts d’ordinateurs aux abonnés.
Profil recherché – Formation : Bac + 3 en comptabilité/gestion – Compétences attendues : – Expérience : Bonnes connaissances du logiciel comptable Sage et des logiciels Word, Excel et Access. Minimum 2 à 3 années d’expérience en comptabilité. Une expérience de formation serait un atout. – Qualités : Honnêteté, rigueur, capacité de travail en équipe, sens de l’organisation, aisance relationnelle, bonne faculté d’adaptation, sensibilité pour le développement. Procédure de recrutement Pour postuler, envoyez uniquement votre CV (avec 3 références) et lettre de motivation au Directeur des Opérations à l’adresse [email protected] au plus tard le lundi 20/07/2015 à 17h.
