OFFRE D’EMPLOI Nº 029/ADMIN/2013
DKT RDC est une filiale de DKT International dont les activités s’étendent dans plus de 18 pays au monde et a comme mission principale l’amélioration de la santé de la reproduction et l’assistance de la population dans la lutte contre le IST/VIH/SIDA par les actions de sensibilisation et l’utilisation responsable des services et des méthodes de planification familiale par le biais de marketing social en disponibilisant une gamme variée des contraceptifs de qualité.
DKT RDC cherche à recruter pour la Ville de Kisangani un agent au poste de D’Account Admin. Assistant.
1. Responsabilités
Sous la Coordination direct de Manager des Finances, l’Account Admin. Assistant travaillera aussi en étroite collaboration avec les Managers de l’Administration & Logistique ainsi que celui des Ressources Humaines, il aura à effectuer les taches ci-dessous :
- 1. Sur le plan Financer
- Elaborer et gérer mensuellement le budget de fonctionnement et des activités de la Province ;
- Recevoir toutes les recettes des ventes, effectuer les versements à la banque et faire les rapports à la Direction générale moyennant les pièces justificatives ;
- Faire le rapprochement mensuel entre les inventaires physiques des produits ;
- Soutenir les équipes de terrain et mettre à leur disposition les moyens nécessaires pour bien effectuer leurs missions
- Faire la réconciliation de toutes les avances reçues dans le bref délai en conformités avec les procédures de l’Association ;
- Faire respecter les procédures financières et dénoncer toutes actes contraires ou tout détournement des fonds ;
- Verser localement les cotisations sociales (INSS), INPP et transmettre à la Direction générale les preuves de paiement ; veiller au respect de deadline ;
- Superviser et gérer localement tout mouvement des fonds en petite caisse et présenter le rapport à la Direction générale ;
- Analyser et contrôler toutes les justifications des dépenses et avances et interpeler les concernés en cas des écarts constatés ou factures non valides ;
- Honorer les factures des fournisseurs sur les services consommé ;
- 2. Administration
- Gérer localement toutes les correspondances et archives (recevoir, envoyer, enregistrer, classer, transmettre à la hiérarchie les courriers, Fax et E-mail, etc.) ;
- Rédiger le rapport mensuel, présider des réunions provinciales d’équipe et envoyer des PV & compte rendu à la Direction Générale ;
- Gérer localement toutes les fournitures de bureau ;
- Proposer à la Direction les perspectives d’avenir ;
- Appuyer les agents en mission durant leur séjour en accord avec le chargé de la logistique (réservation d’hôtel, confirmation de billets, transport local, etc.) ;
- Etablir les réquisitions pour les dépenses liées au fonctionnement de l’Administration ;
- Représenter localement l’Association auprès de certains partenaires tant privée que public.
- 3. Logistique
- Etablir les réquisitions pour les dépenses liées au fonctionnement du bureau ;
- Faire des Achats localement des fournitures et consommable du bureau conformément aux procédures en vigueur ;
- Gérer le Dépôt et Magasin de la Province, tenir les fiches de stocks et organiser le classement des produits ;
- Prélever quotidiennement la température du dépôt et s’assurer que les produits sont gardé dans des bonnes conditions ;
- Identifier les besoins en matériels et équipements des bureaux ;
- Assurer le suivi de la bonne utilisation des matériels et équipements du bureau et effectuer l’inventaire mensuel ;
- Veuillez à l’hygiène et sécurité en lieu du travail et assurer la sureté du bureau en province, être le point focal ;
- Gérer et Organiser les mouvements des véhicules et motos et suivre leur entretien et réparation ;
- Assurer la gestion des bâtiments y compris l’entretien, réparation et nettoyage ;
- Assurer la gestion des contrats avec les partenaires en province et être le point focal ;
- Gérer et suivre le fonctionnement et l’entretien du générateur ;
- Suivre les expéditions et réceptions des biens sur terrain en respectant les procédures ;
- S’assurer que les factures d’eau et d’électricité du bureau sont raisonnables et payées à temps et régulièrement ;
- Suivre l’entretien des climatiseurs ;
- Se rassurer que tous les travaux à faire sur les bâtiments loués se réalisent correctement ;
- 4. Ressources Humaines
- Recueillir les doléances et problèmes rencontrés par le Personnel sur terrain et les transmettre à la hiérarchie pour une prise des décisions ;
- Transmettre mensuellement les fiches de pointage et Time-Sheet des agents pour le calcul de la paie ;
- Superviser localement la paie du salaire des agents,
- Etablir les bons d’envoi pour les soins médicaux des agents auprès du centre médical conventionné et faire la mise à jour de la liste du personnel en cas de besoin ;
- Faire respecter le Règlements d’entreprise et toutes les notes de service en vigueur ;
- Suivre les dossiers et documents administratifs relatifs au personnel du bureau : demande de congé, repos médical, heures prestées, mission de service, formation… ;
- Suivre les contrats établis pour le personnel du bureau et des contraintes légales : aptitude physique, déclaration de mouvement, visa contrat de travail, immatriculation INSS, ONEM, INPP…
- Classer les copies des bulletins de payes du bureau ;
- Ouvrir les dossiers du personnel et y classer tous les documents y relatifs,
- Assurer le suivi et l’administration du service médical ;
2. Qualifications souhaitées
- Avoir un diplôme de licence en comptabilité ou dans un domaine similaire ;
- Avoir une expérience d’au moins 2 ans en gestion financière et suivi de budget ;
- Avoir une expérience dans la gestion Administratives, Logistique et RH ;
- Avoir une bonne connaissance du Français parlé et écrit, ainsi que du swahili ;
- La connaissance de l’anglais est un atout ;
- Avoir une excellente connaissance des logiciels Excel, Word, Internet ;
- Avoir de fortes capacités organisationnelles et de travail en autonomie ;
- Etre flexible, dynamique, résistant au stress, ouvert et disponible pour les voyages.
3. Le dossier de candidature doit comprendre
- une lettre de motivation;
- un C.V. à jour
- Les copies des diplômes, brevets, attestations des services rendus ou tout autre document jugé nécessaire;
- Une copie de la carte de demandeur d’emploi ;
- les coordonnées (noms, firmes, fonction, titres, numéro de téléphone et/ou adresse email) de trois personnes de référence dont deux doivent avoir été des superviseurs hiérarchiques du candidat.
Le dossier est à déposer sous pli fermé au bureau de l’Agence Socio-Culturelle MALCO Agency situé sur l’avenue Finant au n°15 dans la Commune de Makiso en face de l’Athénée, ou par email à l’adresse [email protected] au plus tard le 29 août 2013.
Seules les personnes répondant au profil requis seront contactées par téléphone pour un entretien. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Kinshasa le 22 août 2013
Berry LUKANDA
Manager RH
