OFFRE D’EMPLOI N° : 027/05/MC-DRC/2015
Titre du poste OFFICIER ADMINISTRATIF ET FINANCIER VOLANT – IMAGINE
Besoin 01 POSTE
Lieu de Prestation GOMA
Catégorie / Grade CATEGORIE V
Superviseur direct Programme Grant Manager IMAGINE
Type de contrat CDD
Date de l’offre 19 MAI 2015
Date de clôture 29 MAI 2015 A 16 HEURES
LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION
Mercy Corps DRC est une organisation non gouvernementale d’aide humanitaire et de développement. Mercy Corps est opérationnel en RDC depuis septembre 2007, et a actuellement un effectif de plus de 200 personnels repartis entre les bureaux de Goma, Katwe, Butembo, Mweso et bientôt à Bukavu et Bunia. Mercy Corps implémente des projets d’assistance pluriannuel (USAID/FFP), d’ÉCHO et USAID/OFDA, des fonds du gouvernement Ecossais et l’UNICEF dans la province du Nord-Kivu. Les objectifs de tous ces projets sont d’apporter une assistance aux Personnes Déplacées Internes (PDI) et vulnérables à retrouver une vie meilleure y compris l’accès à l’eau potable, l’hygiène et le sanitaire, la protection de l’environnement et la Relance économique, la Bonne Gouvernance.
RESUME DU PROGRAMME OU DU DEPARTEMENT
Mercy Corps a démarré le programme du développement urbain IMAGINE (Initiative Infrastructure & Gouvernance Maji intégrée pour l’Est de la RD Congo), financé par le Département britannique pour le développement international (UKAID) pour la période 2014-2019.
Ce programme vise à avoir un impact durable pour 1,55 millions de personnes et réduire la prévalence de la diarrhée chez les enfants de moins de 5 ans dans les zones urbaines à l’Est de la RDC à travers quatre piliers interdépendants :
1) Améliorer les infrastructures afin d’accroître la disponibilité des services d’eau et d’assainissement.
2) Améliorer la fourniture des services d’Eau, Assainissement et Hygiène (EAH – WASH) basée sur le marché, afin d’impliquer et de stimuler les acteurs du marché, et de créer des services EAH – WASH durables, rentables et efficaces.
3) Mettre en place des structures de bonne gouvernance et des mécanismes de redevabilité pour assurer une interaction efficace entre les consommateurs, les fournisseurs et les autorités de réglementation des services EAH – WASH.
4) Mettre en œuvre un programme de changement de comportement d’hygiène, avec des interventions visant à améliorer les connaissances et pratiques essentielles en matière de santé.
Le genre sera intégré de deux façons : (1) à travers les 4 piliers, dans l’ensemble des équipes et des activités; (2) avec des interventions ciblées, visant à assurer aux hommes, aux femmes, aux garçons et aux filles (et également aux personnes handicapées) un accès et un contrôle équitable sur les ressources en eau, hygiène et assainissement.
SOMMAIRE GENERAL DU POSTE:
Basé(e) à Goma, sous la supervision du Programme Grant Manager IMAGINE le (la) titulaire du poste a pour responsabilité principale de travailler sur deux volets, d’une part le volet administratif et d’autre part le volet financier.
L’officier Admin et Financier Volant va être le point focal entre l’équipe IMAGINE et les départements RH, Admin et financier. Il/Elle travaillera étroitement avec l’équipe IMAGINE afin de coordonner les communications officielles, la liaison avec les Chefs de bureaux, de Programme, le Manager Admin / RH, les Managers Financiers pour assister dans le fonctionnement général de l’administration, de la finance et des Ressources humaines. Travaillant en étroite collaboration avec les assistants administratifs et RH de la coordination à Goma. Il/Elle assurera que toutes les activités se mettent en place selon les procédures et les règles administratives et financières de Mercy Corps. Il/elle assurera que les tâches assignées sont effectuées dans le temps opportun et de la manière la plus efficace
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Gestion Administrative :
• Rédiger des rapports détaillés, justes et opportuns.
• Rédiger les courriers officiels en lien avec les partenaires, les bailleurs, etc …
• Faciliter les dossiers de transport des expatries IMAGINE : TA, Rapport de dépenses.
• S’occuper de la tenue et le classement des dossiers physiques et électroniques des documents de l’Administration d’IMAGINE.
• S’assurer que les procédures administratives et de qualité QAC (Quality Control Compliance) sont suivies et respectées.
• Appui administrativement l’équipe IMAGINE dans la réalisation de formations, d’évènements communautaires, etc…
Gestion Financière :
• Gere les espèces disponibles pour le bon fonctionnement du programme IMAGINE
Assure la gestion de la petite caisse IMAGINE (Tenue du journal de caisse, vérification de la conformité des pièces justificatives, inventaire de caisse).
Enregistre les récépissés de paiement hebdomadairement dans le sous-journal de caisse et de banque.
Prépare les quittances et reçus pour les paiements en espèces et s’assure que toutes les transactions en nature sont proprement et entièrement documentées.
Exécute les paiements pour les transactions qui sont approuvées et conformes aux procédures financières de Mercy Corps.
Vérifie les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) pour assurer que les chiffres sont corrects et la documentation est complète.
Maintien un système de suivi des avances octroyées (avances de voyage et opérationnelles) et prépare un rapport mensuel sur les avances qui ne sont pas justifiées dans les délais requis et informe le Programme Grant Manager et le Département financier en vue des actions appropriées telles que retenues sur salaire.
Coordonner les paiements par chèques ou en espèces et les demandes de transfert bancaires sur la base des documents requis par les systèmes et procédures de Mercy Corps et présente ces chèques et demandes de transfert aux managers autorisés pour revue et signature.
• Prépare sur une base mensuelle la demande de trésorerie en coordination avec le Programme Grant Manager qui est gestionnaire du budget à envoyer au département financier
• Prépare les photocopies des quittances de paiements et les documents justificatifs conformément aux procédures pour le rapport mensuel à envoyer au Département des Finances du bureau central de MC à Goma.
• Classe toutes le quittances et reçus des transactions effectuées en espèces ou par transactions bancaires et maintient un fichier de classement des quittances et reçus à jour et complet.
• Maintien un tableau de suivi de de tous les contrats de service IMAGINE, et prépare les paiements suivant les échéances établies.
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.
Ressources Humaines :
• Effectue le suivi de toutes les fins de contrat, en fonction du tableau envoyé par le Département RH (Vérification que les évaluations de performance sont effectuées, que les informations sont fournies pour la prolongation ou la rupture du contrat au Département RH dans les bons délais).
• Vérifier l’envoi des Timesheets de l’ensemble de l’équipe dans les délais au Département des Ressources Humaines.
• Update en lien avec le Programme Grant Manager le suivi des recrutements IMAGINE.
RESPONSABILITE DE SUPERVISION:
Travail Sous l’autorité De : IMAGINE Programme Grant Manager.
Travaille directement avec : L’équipe programmatique et opérationnel, les partenaires du programme, les organisations de la Société Civile et avec les structures étatiques et les autorités locales. Les équipes de changement de comportement hygiène, infrastructure, genre, fourniture de service, et gouvernance.
Responsabilité de Supervision : Aucune
CONNAISSANCES ET EXPERIENCES
• Trois ans ou plus d’expérience en gestion administrative et financière.
• Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, la finance, les services de support et les opérations.
• Un diplôme de gestion administratif ou d’une spécialité en relation avec la comptabilité ou les affaires est demande.
• Excellentes compétences dans l’écriture de correspondance.
• Excellentes compétences dans l’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableau Excel.
• Excellentes compétences d’utilisation de l’Internet et du courrier électronique—e-mail.
• Rigoureux dans le traitement des transactions en espèces, le candidat doit faire preuve d’excellentes aptitudes en mathématiques.
• Une expérience dans le développement de procédures administratives et financières seraient un plus.
• L’excellente maitrise du français et de l’anglais, écrits et parlés, sera prise en considération.
ELEMENTS DE SUCCES POUR CET EMPLOI:
La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de Mercy Corps est essentielle.
La capacité de reconnaître les défis et de savoir proposer des solutions adaptées dans le but d‘améliorer son travail au quotidien.
L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les membres de l’équipe, le personnel national et international, les communautés bénéficiaires est fortement nécessaire.
Une habilité démontrée à pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée.
Créativité au niveau de la planification stratégique; pensée positive et capacité d’innover; sensibilité au genre et à l’intégration des différents couches de la population.
L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement et efficacement les activités tels que requis par les programmes sur le terrain.
La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire
Apprentissage organisationnel:
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficientes et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engage 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL:
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficiente et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engage 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
PROCÉDURE À SUIVRE
• Mercy Corps vous invite à participer à la sélection liée à cette offre d’embauche, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV a jour, lettre de motivation, fournir 3 références professionnelles d’ancien employeurs, les attestations prouvant l’expérience professionnelle liée au poste, la carte de l’ONEM pour ceux qui n’ont pas d’emploi) au département d’Administration et Ressources Humaines de Mercy Corps
• Veuillez mentionner le numéro de l’offre sur l’enveloppe et dans le corps de la lettre de motivation.
• Adressez votre demande sous pli ferme au bureau de Mercy Corps sis : N 02, Avenue Parallèle, Quartier les Volcans, Commune de Goma, Province du Nord Kivu, DRC
• ou par email à l’adresse suivante : [email protected] en mentionnant le libellé de l’offre dans l’objet de l’email
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps. L’Organisation se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.
Fait à Goma, le 19 mai 2015
Administration RH
Mercy Corps DRC
